Funil de Marketing e Balanceamento de Vendas

Balancear a venda significa PRIORIZAR e ADMINISTRAR o TEMPO das atividades de venda para manter um fluxo constante de receit e atingir as metas.

É uma habilidade tática fundamental para o sucesso de gerentes e vendedores e empresa

A sazonalidade no fechamento da venda, em grande parte, é gerada pela forma como a carteira de oportunidades de venda é construída e gerenciada e não pela variedade da demanda.

Num ambiente dinâmico, podem existir diversas oportunidades sendo trabalhadas em fases diferentes, num determinado momento.

Toda a empresa, precisa olhar para a demanda e oferta.

Na empresa e área de vendas em particular, o tempo de vendas é precioso e escasso, e dessa forma, é essencial quea empresa e o vendedor tenha “ferramentas inteligentes” para “priorizar oportunidades” e “alocar tempo para tratar oportunidades”, de forma apropriada.

É fundamental que todos na empresa tenham a “compreensão do funil de marketing” e o “fluxo de demanda e oferta em curso presente, no curto e médio prazo … “tal como o olhar atento aos movimentos das ondas de mercado, para poder surfá-las ou não, de acordo com os planos e objetivos traçados.

–

Funil de de Marketing

Funil de Marketing (ou vendas) ou “pipeline” é uma ferramenta de gestão de marketing e vendas utilizada para administrar, aumentar a inteligência, balancear as atividades da empresa e processo de venda, atingir metas planejadas, por toda a cadeia de valor interna e externa, tendo o cliente como alvo central.

Pode ser implementado de várias formas, desde uma planilha em excel até sofisticados sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM – Custom Relationship Marketing) envolvendo a empresas em toda a sua cadeia de valor.

Funcionalidades Típicas

Configurar funil … estágios, componentes, algoritmos, ofertas, indicadores.

Coletar informações sobre o comportamento de compra do cliente … necessidades, problemas,, desejos, preferências,

Priorizar atividades

Administrar o tempo de venda.

Identificar desvios dos indicadores de controle da venda.

Definir metas.

Inserir planos de venda.

Inserir campanhas

inserir ofertas

Gerenciar proativamente o processo da venda.

Reduzir sazonalidades nos resultados de vendas.

Aumentar a probabilidade de atingir as metas planejadas.

Controlar e refinar estratégias e comportamentos do vendedor alinhados com o modelo de negócio da empresa.

Potenciais Benefícios da Ferramenta Funil

Planejamento … plano (contato, oportunidade, cliente, carteira)

Alinhamento … (estratégias, táticas, técnica) da venda.

Priorização de Atividades … (fechamentos, prospecções, qualificações).

Alocação de Tempo … (tempo, atividade, tarefa, atenção, aderência, ritmo, prazo).

Eficácia de Prospecção … (oportunidades potenciais, oportunidades prospectadas).

Eficácia de Qualificação … ( oportunidades qualificadas / oportunidades potenciais).

Eficácia de Fechamento … (oportunidades fechadas / oportunidades qualificadas).

Eficácia da Venda … (prospecção, qualificação, fechamento).

Velocidade de Venda … quantificar (receita / tempo )

Tempo Médio do Ciclo de Venda … quantificar (tempo total de venda fechadas /, quantidade de vendas fechadas)

Acurácia … conformidade com o fato real, representatividade; exatidão, correção.

Planos de referência … estratégias e táticas frequentes; reprodução de soluções

Precisão … quantificar (variabilidade da medida, consistência, clareza, concisão)

Previsão de venda … aumentar a precisão da venda.quantidade, distribuição, fluxo de receitas e custos.

Informação … gerar relatórios gráficos, em várias pespectivas, para planejamento, desempemho, controle e ajustes de atividades estratégicas, táticas e operacionais.

Balanceamento da Venda …. selecionar estágio, atividade, tarefa, oferta, táticas, plano de referência de marketing e venda de forma integrada e visível.

Histórico de dados … padrões, desvios, tendências sazonalidades, previsões e resultados.

O pipeline é uma ferramenta de gestão de venda para analisar vendas numa perspectiva tática.

que coopera para o alinhamento entre diferentes áreas ou funções empresariais, como planejamento, marketing, venda, planejamento, implantação.

O método de usar a estrutura de um funil para configurar e controlar o fluxo de processos de produção como logística (insumos), produção, vendas, implantação,

• Coletar informações sobre o comportamento de compra do cliente.
• Monitorar atividades e administrar o tempo de venda.
• Identificar desvios dos indicadores de controle da venda.
• Gerenciar proativamente o processo da venda.
• Reduzir sazonalidades nos resultados de vendas.
• Aumentar a probabilidade de atingir as metas planejadas.
• Controlar e refinar estratégias e comportamentos do vendedor alinhados com o modelo de negócio da empresa.

Como o Pipeline é configurado?

–

No pipeline, o processo da venda é configurado em etapas (prospectar, qualificar e fechar a venda) e cada etapa agrupa um conjuntos de atividades, que variam em quantidade e qualidade, de acordo com o modelo de negócio da empresa.

–

• Cada atividade recebe um nome para facilitar o reconhecimento na empresa e descreve tanto tarefas do vendedor e “principalmente” o comportamento (reações e comprometimentos) do comprador.
• Os indicadores de controle da venda são definidos e relatórios disponibilizados para vendedores e gerentes de equipes.
• As informações são registradas no pipeline pelos vendedores ou agentes de venda, para medir o esforço, habilidades, comportamento do comprador e servir de insumo para planos para fechar as oportunidades qualificadas, para vendedores e gerentes de equipes.

Pipeline balanceado significa fluxo de vendas contínuo, equilíbrio entre oportunidades prospectadas, em qualificação e em fechamento, atingimento das metas de vendas.

Como Alocar Prioridade ?

–

Embora bem diferentes, “alocar prioridades” e “alocar tempo” são processos integrados, regidos e melhorados pela análise conjunta provida pela gestão do funil

Serve para priorizar atividades e alocar tempo, tomar decisão e avaliar resultados e efeitos na cadeia de venda (marketing e empresa) ao longo do tempo.

Nas empresas B2C (varejo) , B2B (empresa) ou B2B2C, (empresa-varejo) existem muitas oportunidades em diferentes estágios, com diferentes categorias de prioridades e alocações de tempo … a gestão do funil de marketing ou venda é fundamental para a gestão da empresa e negócios … conecta cliente, venda, marketing, logística, informação, inteligência, entrega, inovação.

Qual a regra geral para Alocar Prioridades ?

• Primeiro, fechar vendas – o senso comum diz que a primeira prioridade é sempre fechar um pedido para aumentar a receita, reduzir o ciclo da venda e reduzir custos.
• Segundo, prospectar novas oportunidades – é frequente o vendedor priorizar a qualificação de oportunidades já abertas, em vez de prospectar novos negócios; isso é um erro; a prospecção de oportunidades deve ser a segunda prioridade; se a prospecção não for feita cedo, a produção de receitas acabará secando e, dessa forma, provocará não atingimento de metas. 
• Terceiro, qualificar oportunidades já abertas. Determinar se o relacionamento deve continuar, qual o valor da oportunidade e riscos.

Quais os fatores para Alocar Tempo de Venda?

Uma vez a prioridade definida, o vendedor deve decidir quanto tempo gastar em cada atividade; isso dependerá de vários fatores:

• Tipo de tarefas a executar?
• Carga de trabalho exigida?
• Grau de dificuldade?
• Volume de receita envolvido?
• Linha de produtos e serviços?

Como o Pipeline coopera com o Alinhamento Organizacional?

–

O pipeline pelo fato traduzir o processo de compra e venda, fatos e dados, indicadores e relatórios, facilita o diálogo entre áreas, executivos e gerentes quando ele está integrado num sistema maior conhecido como CRM (Custom Relationship Management)

• O pipeline é uma ferramenta de alinhamento organizacional.
• Ajuda o vendedor direcionar esforços para cumprir as cotas de vendas.
• Ajuda o gerente de equipes a diagnosticar pontos fortes e fracos das equipes, elaborar planos de ação e reação e fornece referências ao “coaching”.
• Ajuda o executivo sênior estabelecer estratégias e alocar recursos para vendas e alinhar toda a empresa.

–

Como o Pipeline coopera com a Gestão Proativa?

–

O pipeline facilita o profissional proativo desenvolver o conhecimento sobre o cliente e a oportunidade de venda, se antecipar às situações e fatos da venda.

• Melhora o aprendizado e conhecimento do processo de venda.
• Permite gerentes e vendedores serem proativos, identificar desvios e agir antes dos resultados.
• Facilita a geração de planos.
• Padroniza processos e comportamentos das equipes de vendas.
• Estabelece regras simples e eficientes para acompanhar e controlar a evolução das vendas.

Como Balancear a Venda com o Pipeline?

–

Quais as 5 atividades básicas para balancear o Pipeline?

–

1. Monitorar indicadores e desvios – Estamos atendendo a meta até aqui? Existe algum indicador de controle de vendas que sinalize algum desvio para atender à meta no futuro? 
2. Analisar as causas dos desvios – A causa do desvio está em que fase do funil? Prospecção? Qualificação? Proposta? Fechamento?
3. Avaliar a gravidade dos desvios – Quais as previsões de venda e impacto dos desvios nos resultados de venda?
4. Comunicar desvios – Como comunicar os desvios, causas, gravidades e os próximos passos?
5. Definir plano de ação – Quais as ações, responsáveis e prazos, considerando os desvio e as novas previsões, para atingir as metas de venda?

–

Análise das Causas dos Desvios

• As causas dos desvios são analisadas através dos indicadores do funil
• Isto permite fazer ajustes de curso antes que os resultados de vendas sejam negativamente afetados.

–

–

Como avaliar gravidade de desvios?    

–

A melhor forma de avaliar a gravidade de um desvio é fazer novas previsões de venda considerando o desvio e comparar com a meta.

–

• Para fazer previsões confiáveis, é necessário que todo o trabalho de qualificação tenha sido completado – o vendedor deve conhecer o cliente – processo de decisão (decisão e influenciadores), necessidades e demandas e o resultado esperado da solução, no final da etapa de qualificação.
• Os próximos passos para que a oportunidade caminhe dessa fase para o fechamento devem estar claramente definidos por meio de um “plano de ação“; uma previsão sem plano de ação é inconfiável.
• Um bom plano de ação foca em duas áreas: como prospectar novas oportunidades e como fechar mais vendas; esses dois objetivos serão alcançados balanceando velocidade, conversão e tamanho da venda.
• Quando usamos a abordagem, proativa, baseada em fatos e dados e previsões, todos tornam-se pessoalmente comprometidos com o sucesso da venda; os negócios que não são fechados no momento previsto são revistos e verificados pela gerência e pela equipe responsável pelo cliente em reuniões de controle.
• Essa abordagem pode levar algum tempo até ser assimilada pela organização, mas, quando a equipe de venda se torna firmemente comprometida com ela, a exatidão das projeções aumenta exponencialmente.

–

–

Basear estimativas de vendas nas atividades que devem ser realizadas junto ao cliente, nas probabilidades determinadas pelo ambiente de negócios em que atuamos e nas informações históricas que temos de nosso desempenho resultará em informações mais confiáveis e decisões mais coerentes.

–

Como elaborar estratégias de comunicação das oportunidades de venda?

A Estratégia de Comunicação tem como objetivo manter a equipe de vendas e colaboradores atualizados sobre a participação de cada um numa dada oportunidade de venda.

• A estratégia de comunicação define qual informação, para quem, quando e como deve ser encaminhada e varia de acordo com a gravidade do desvio.
• A comunicação deve ser sucinta e endereçada aos agentes do plano de ação.
• Deve resumir a conclusão do vendedor em relação aos próximos passos do plano de ação, se existem desvios, quais as causas e gravidade (o efeito na meta), ações, responsáveis e prazos.

–

Quais as situações e ações mais frequentes de Balanceamento do Pipeline?

Para balancear o pipeline é necessário entender os vários formatos de pipeline, as situações/causas que geram esse formato e o tipo de ações corretivas a serem disparadas.

As situações mais frequentes de balanceamento do pipeline de vendas que devem disparar ações corretivas são:

1. Muitas Oportunidades no estágio inicial do pipeline.
2. Poucas Oportunidades no estágio inicial.
3. Concentração de oportunidades no meio do pipeline.
4. Instabilidade dos estados das oportunidades
5. Muitas oportunidades no fechamento do pipeline.

–

–

–

–

–

–

Palavras chave sobre administração da venda – balanceamento, pipeline, funil de venda, prospecção, qualificação, fechamento, prioridades, tempo de venda, configuração de pipeline, alinhamento organizacional, gestão proativa, indicadores da venda, monitoramento, desvios, análise de causas e efeitos, indicadores de eficácia, gravidade, previsões, comunicação, situações, ações de balanceamento,

–

• Balancear a venda significa PRIORIZAR e ADMINISTRAR o TEMPO das atividades de venda para atingir metas de forma consistente.
• Priorizar atividades deve seguir a seguinte regra: primeiro: fechar vendas, segundo: prospectar oportunidades e terceiro: qualificar oportunidades.
• A alocação de tempo dependerá do tipo de atividade, carga de trabalho, grau de dificuldade, receita envolvida, produtos e serviços envolvidos.
• O balanceamento do pipeline envolve 5 etapas: 1) monitorar desvios, 2) avaliar causas dos desvios, 3) avaliar a gravidade do desvio e fazer previsões, 4) comunicar desvios, gravidade e ações e 5) balancear a venda (tempo de venda, habilidades e comportamentos, plano e treinamento).
• O desvio da meta tem basicamente 2 causas: 1) quantidade de prospecções 2) eficácia de vendas .
• Para calcular a gravidade dos desvios devemos fazer as previsões de fechamento de vendas considerando esses desvios é avaliar o impacto na meta.
• A comunicação é importante para manter a equipe de vendas e colaboradores atualizados e compromissados com o fechamento da oportunidade de venda.
• As situações mais frequentes de balanceamento podem ser caracterizadas como: 1) poucas oportunidades no estágio inicial de prospecção, 2) muitas oportunidades no estágio de prospecção, 3) concentração de oportunidades no meio do pipeline, 4) instabilidade dos estados das oportunidades e 5) muitas oportunidades no estágio de fechamento do pipeline.
• O pipeline facilita o diálogo entre áreas, executivos e gerentes, pelo fato traduzir o processo de compra e vendas em fatos e dados, indicadores e relatórios.

–

Teste seu conhecimento sobre pipeline e administração da venda

1. O que é balancear a venda?
2. O que é pipeline?
3. Como configurar um pipeline?
4. O que significa pipeline balanceado?
5. Como as atividades devem ser priorizadas no pipeline de vendas?
6. Quais os fatores que influencia a alocação de tempo das atividades de venda?
7. Como o pipeline contribui com vendedores, gerentes de equipes e executivos da empresa?
8. Como o pipeline aumenta a proatividade das equipes de venda?
9. Quais as 5 atividades fundamentais para balancear o pipeline de vendas?
10. Quais são as 2 principais causas de desvios das metas de venda?
11. Quais são os indicadores de venda mais frequentemente utilizados no pipeline?
12. Explique o que é eficácia de prospecção, fechamento e eficácia da venda?
13. O que é Fator de Pipeline (FP) e qual a sua utilidade? O que significa FP > 1?
14. Qual a melhor forma de medir a gravidade de um desvio num dado indicador de venda?
15. Qual o melhor momento para fazer previsões sobre uma oportunidade de venda?
16. Quais são os cuidados ao fazer previsões de venda?
17. Quais os principais aspectos para comunicar a oportunidade de venda e comprometer a equipes que a suportam?
18. Quais são as principais situações e ações de balanceamento mais frequentes num pipeline de vendas?
19. Quais as ações mais prováveis para a situação de “poucas oportunidades” na borda do pipeline?
20. … para a situação de “muitas oportunidades” na borda do pipeline?
21. … para a situação de “alta concentração de oportunidades em qualificação”?
22. … para a situação de “instabilidade nos estágios das oportunidades”?
23. … para a situação de acumulo de oportunidades em fechamento?
24. Quais são as principais perguntas para balancear a venda?
25. Quais os erros mais frequentes que devem ser evitados?
26. Como garantir a qualidade do pipeline e atingir metas?