Os relatórios têm uma importante função de informar controles e desempenhos na gestão de empresa e projetos … envolvem e afetam planos, mudanças, resultados, conhecimento, comunicação e orientação.
- A função do relatório é informar de forma sintética e gráfica os resultados do plano, ao longo do tempo, apontar desvios e ajustes para o futuro.
- Pode e deve mudar em conteúdo e formato para diferentes públicos alvos, times e agentes partícipes.
- Os relatórios informam sobre um conjunto de mudanças nas expectativas.
- O fluxo de informações gerado por relatórios alimenta e realimenta a empresa, clientes, usuários e equipes sobre objetivos, processos, projetos, produtos, serviços e soluções.
- O formato, conteúdo e mídia do relatório são fundamentais para abordar as várias perspectivas de público alvo e foco de gestão.
- Informações facilitam o entendimento, reduzem incerteza, suportam e auxiliam a validação de etapas do processo de decisão, ajudam a avaliar riscos e incertezas, reduzir inseguranças, aumentar a confiança, conectar e estimular o trabalho em equipe.
- Por exemplo, se você me pergunta quanto tempo será gasto num projeto e eu lhe informo que ele durará 8 meses e não informo como cheguei a essa previsão, naturalmente você ficará desconfiado, isto porque falta informação!
- Por outro lado, se apresento um plano sintético, dividido em etapas, com fatores críticos de sucesso, KPIs para dar visibilidade e controle, e recomendações para um trabalho cooperativo, a chance de você acreditar e ajudar que outros acreditem e cooperem aumentará muito.
- Normalmente os relatórios utilizam formatação padronizada que varia de acordo com o destinatário envolvido, adotar um estilo adequado (protocolar, formal ou informal, sintético ou analítico).
Um relatório é um conjunto de informações para reportar resultados de um plano, atividade ou experimento.
Estrutura e Circunstâncias.
Para estruturar melhor o que um relatório pretende descrever uma boa prática é usar o esquema da comunicação jornalística que analisa 7 dimensões: 1) quem fez, 2) o que fez, 3) por que fez, 4) quando fez, 5) onde fez, 6) como fez e 7) quanto fez …quase sempre não é necessário descrever todas as 7 dimensões mas é necessário avaliar todas e destacar quais as mais relevantes para situação, plano e público alvo.
Tendo uma visão balizada e ponderada sobre as 7 dimensões, fica mais fácil e compreensível estruturar o relatório nas suas partes: Introdução, Corpo e Conclusão.
- Introdução – criativo e claro; “prender” a atenção do leitor nas primeiras linhas para motivar a continuidade da leitura.
- Corpo – deve ser persuasivo para convencer o leitor a respeito do ponto de vista que você está desenvolvendo e reunir fatos, estatísticas, gráficos e depoimentos para dar consistência.
- Conclusão – o fim, assim como o começo, precisa ser marcante; no último parágrafo, faça um resumo do que foi escrito e encontre uma frase expressiva que possa representar bem a comunicação feita.
- O tamanho do relatório deve ser sempre mínimo ou enxuto, necessário e suficiente, focado em metas e em chamadas para ações ou reações.
- A escrita enxuta e sem erros erros gramaticais, principalmente de concordância verbal e nominal (os mais comuns) é um fator de grande importância para a percepção da confiabilidade do relatório.
- A exposição de fatos e dados precisa ser coerente para facilitar a compreensão.
- Comunicar é transmitir informação com um propósito muito bem definido e fazer-se entender.
- Se atingir esse objetivo, você estará perto do sucesso dessa importante dimensão empresarial e estratégica.
Como gerar relatórios?
A emissão de informações em formato de relatórios é uma atividade de comunicação, que consome tempo de quem o faz e de quem o analisa.
Não é pouco frequente, nos depararmos com relatórios não efetivos; para a emissão de relatórios efetivos são recomendados 3 passos:
1º Passo: Identificar necessidades.
A geração de um relatório está diretamente associada à resposta das seguintes perguntas:
- É necessário?
- Quais questões são respondidas?
- Quais prioridades estão sendo atendidas?
- O relatório é direcionado para resultados?
- Gera mudança?
Você só deve gerar um relatório se as respostas a essas perguntas forem convincentes!
2º Passo: Identificar áreas de Interesse.
- Embora todo o time tenha o objetivo em comum de atender os SLAs contratados, cada destinatário geralmente atua em atividades e níveis distintos, portanto, têm interesses distintos.
- Usar relatórios distintos para públicos distintos aumenta a efetividade dos relatórios; no entanto, não é produtivo encaminhar um relatório para cada área, mas deve ser analisado e destacado ações e responsabilidades.
- Ressaltar aspectos de relevância, de acordo com as responsabilidades de cada um.
3º Passo: Geração do Relatório.
- A geração de relatórios é um processo passível de melhorias sucessivas.
- Muitas vezes, a emissão do relatório deverá ser acompanhada por uma reunião, de acordo com a importância e urgência da mudança.
- Use a sequência descrita na figura, para gerar relatórios efetivos e de alto desempenho.
- Quais são os tipos de informações que são frequentemente utilizadas no planejamento?
- Por que as informações ajudam o processo de decisão?
- Quais são os passos para a geração de relatórios?
- Quais são exemplos de perguntas que devemos nos fazer para avaliarmos a necessidade de emissão de um relatório?
- Qual a importância de identificar as áreas ou pessoas que irão receber os relatórios e informações do planejamento?
- Quais são os componentes de um bom relatório?
