Veja o Guia Rápido para Planejamento de Projetos.
É segmentado nas seguintes áreas de gestão: mudança, finaciamento, governança, equipe, metodologia/estrutura, monitoramento, recursos, risco, funções e responsabilidades, lançamento, comunicação, treinamento, fornecedores.
O de plano de projeto, que reúne vários planos em várias áreas chave de gestão, que exigem habilidades diferentes.
O plano de projeto é o documento do dia a dia do gerente de projeto.
É a “referência” para a execução, monitoramento e encerramento do projeto.
É gerado após aprovação do projeto na”iniciação do projeto” e refinado interativamente, com equipe de projeto e grupo de interesse, ao longo do projeto.
Existem 3 tipos básicos de planejamento de projeto que interferem na forma de planejar, executar. monitorar.e encerrar projetos, são eles os modelos cascata, ágil ou misto.
O modelo cascata executa o projeto serialmente, planeja e valida tudo antes de executar/monitorar/encerrrar … já o modelo ágil fragmenta o projeto em sprints – pequenos módulos de “produtos mínimos viáveis” e provê mais tempo para testar produtos … o híbrido mistura os dois modelos.
De qualquer forma, o planejamento de projeto tem os seguintes objetivos:
- Estabelecer o escopo total do esforço do projeto.
- Definir e refinar objetivos.
- Desenvolver cursos de ações (caminhos) necessário para atingir esses objetivos.
- Desenvolver componentes do plano de gestão de projeto.
- Desenvolver documentos do projeto usados para executá-lo.
- Definir ciclos de gestão do projeto para fazer atualizações do planejamento e plano ao longo dos ciclos.
- Avaliar necessidade de revisão de processos de iniciação ou planejamento.
Mudanças no Projeto
A gestão de mudança é fundamental e prioritária no planejamento de projeto para preparar as pessoas para a mudança e fazer delas agentes de mudança
De uma forma geral a gestão de mudança cuida de vários aspéctos de mudanças de um projeto específico, que pode incluir mais ou menos os seguintes aspéctos …
- Estratégia … definir a estratégia de gestão de mudanças, delinear abordagens para facilitar a aceitação e adoção de novos processos, sistemas, soluções e … principalmente … novas ferramentas que serão usadas para transformar de forma inteligente os recursos da empresa em produtos e serviços.
- Engajamento … gerenciar relações, entender interesses, propósitos e objetivos comuns, resistências, conexões de partes interessadas, sinergias, gaps e cplementações de habilidades e recursos, relações de influencias, a prontidão organizacional para as mudanças, prover fundamentação teórica para aumentar a capacidade de autoconsciência, autocontrole, automotivação, empatia e sociabilidade (inteligência emocional).
- Treinamento … preparar as pessoas para compreender as mudanças nas relações de causa e efeito, forma de trabalhar e aprender, antever e adequar ferramentas para os novos processos, recursos e práticas no escopo do projeto,para o time e para o grupo de interesse; desenvolver autonomia para resolver as principais situações e problemas previstos; gerar interação, troca de experiências, coletar feedback. desenvolver rede de conhecimento.
- Comunicação … transparecer mudanças previstas e realizadas, aumentar a visibilidade e percepção das mudanças; prover um fluxo contínuo de informações ára facilitar a reflexão, compreensão e engajamento, para que as transformações sejam bem-sucedidas, planejar diferentes formas, fontes, canais e relatórios para diferentes grupos de interesse; reforçar valores do projeto e benefícios a serem alcançados, obter feedbacks dos grupos de interesse e opiniões com fins específicos, compreender novos conceitos e uso de novas ferramentas.
Financiamento no Projeto
Avaliar a viabilidade financeira do projeto.
- Descrever as necessidades gerais de orçamento do projeto.
- Avaliar o fluxo de custo combinado de todas as atividades e tarefas, recursos e metas a cumprir.
- Avaliar custos potenciais e operacionais.
Governança
O gerente de projeto na etapa de planejamento de projeto deve mapear e revisar a documentação de referência.
- Revisar a documentação de referência.
- Dimensionar quantidade de rigor e supervisão necessária.
- Projetar, sistematizar e balancear a “estrutura de governança” ao longo de ciclos de planejamento.
- Equilibrar a quantidade certa de esforço e priorização de atividades
- (gestão de escopo, design da solução, análise de riscos, orçamento e recursos, gestão de mudanças e aceitação das equipes).
- Selecionar métricas e tópicos para informar e engajar a governança na operação, interessados e equipes.
- Gerar relatórios de governança com KPIs usados para medir o progresso.
Inspiração e Construção de Equipes
- Coesão … conectar e fortalecer intenções e valores
- Moral … satisfação, motivação, pertencimento
- Adaptação … responder mudanças com eficácia
- Colaboração … ferramentar o trabalhar em time
- Segurança … criar ambiente acolhedor
- Confiança … justificar as crenças no sucesso
Metodologia e Estrutura
Documentar conjunto de planos do projeto para orientar as equipes (articulação e sinconismo), de acordo com oos tipos de metodologias e estruturas de gestão.
- Método serial … forma tradicional de desenvolvimento completo de cada etapa em sequência, enumeração detalhada de entregáveis e requisitos do projeto nas suas etapas – ínício, desenvolvimento e entrega.
- Método Ágial ou Start up .. projetos podem ser iniciado rapidamente quando trabalho valioso suficiente for definido e documentado (produto mínimo viável) para ser concluído em iterações (sprints) com tempos limitados; como módulos de PDCA – planejamento, desempenho, check e ajustes, refinados a cada ciclo.
- Criar cronogramas … evitar atrasos, garantir atividades entregues no prazo e orçamento estabelecido; melhorar a concentração e o foco, proporcionar com clareza sobre “o que” é preciso fazer e até “quando” pode ser feito.
Monitoramento e Métricas
O planejamento deve gerar um “plano de monitoramento e controle”, que envolve selecionar e garantir um conjunto de indicadores necessários e suficientes para o grupo de interesse do projeto.
- Feedback … membros da equipe e das partes interessadas.
- Orçamento … prioridades endereçadas e atendidas
- Satisfação …cliente e partes interessadas.
- Processo … melhorias na coleta de dados e medidas.
Plano de Recursos
O planejamento do projeto deve gerar um “plano de recursos”, que pode incluir:
- Identificação de recursos
- Aquisição de recursos
- Funções e responsabilidades
- Organograma … estrutura organizacional da organização da empresa para o projeto.
- Enumeração dos recursos físicos ou imateriais (por exemplo, equipamentos, materiais, instalações, inventário, suprimentos, habilidades, ferramentas, experiêcias, teorias, práticas.
Organograma é uma representação visual da estrutura organizacional de uma empresa. Ou seja, o organograma serve para descrever como a empresa se organiza internamente a nível de cargos e departamentos. Também é conhecido como gráficos hierárquicos
Plano de Gestão de Riscos
O planejamento do projeto deve gerar um “plano de gestão do risco”, que pode incluir várias atividades.
- Monitorar e avaliar o risco geral.
- Compreeder riscos individuais.
- Rever, reavaliar e relatar riscos.
- Desenvolver estratégias para maximizar os riscos positivos (oportunidades.
- Desenvolver estratégias para reduzir ou eliminar os riscos negativos.
- Revisão e feedback com as partes interessadas e patrocinadores.
Funções e Responsabilidades
Fazer ums reunião de início do projeto no final do planejamento e antes do início da execução.
- A reunião de início deve comunicar os objetivos do projeto.
- Obter o comprometimento da equipe.
- Explicar as funções e responsabilidades de cada parte interessada.
- Apresentar organograma do projeto.
Lançamento do Projeto
Conscientizar os clientes do projeto sobre o produto ou serviço que será entregue.
- Garantir treinamento dos clientes para aceitar a mudança.
- Fornecer um mecanismo para obter feedback para melhorias contínuas.
- Criar lista de verificação para garantir uma transição suave.
- Desenvolver plano de reversão no caso de uma mudança causar problemas.
- Conduzir uma reunião Go/No Go algumas semanas antes da transição.
- Comunicar com antecedência e de forma clara a data e duração do perído de transicção.
Comunicação
O líder do projeto deve desenvolver o plano e métodos de comunicação.
- Informar o plano de projeto.
- Registrar as partes interessadas e impactadas pelo projeto.
- Definir o tipo, formato e conteúdos de informação a seremcompartilhada com o grupo durante todo o projeto.
- Descrever o relacionamento de cada parte interessada com o projeto.
- Sistematizar métodos de comunicação.
Treinamento (equipe)
O lider de projeto deve criar um plano de treinamento de equipespara garantir, fundamentação teórica, transição e transferência de conhecimento para a execução, planejamento, execução e operacionalização do projeto.
- Documentar as necessidades de treinamento junto com o proprietário do serviço.
- Incluir as principais partes interessadas e treiná-las o mais cedo possível.
- Definir e descrever os usuários finais.
- Determinar que tipo de tarefas e permissões do service desk.
- (serviço de apoio a usuários para suporte e resolução de problemas técnicos, pré e pós vendas).
- Treinar o service desk.
Gerenciamento de Fornecedores
Investigar e discutir com as equipes necessidades e incluí-las no cronograma do projeto.
- A fase de planejamento pode incluir o recebimento de RFPs de fornecedores.
- Negociação de SLAs – Service Lever Agreements – acordos de níveis de serviço.
- Aprovação de fontes de financiamento relevantes.
- Garantir nos contratos de serviços requisitos de segurança, acessibilidade e privacidade.
- Quaisquer contratos e contratados ara o projeto também serão definidos e adquiridos nessa fase.
