A etapa de “encerramento de projeto” inclui avaliar resultados, ressaltar benefícios, fazer recomedações para a operacionalização e formalizar a entrega dos produtos e serviços do projeto.
Visa também, aumentar a percepção de valor do projeto, produtos e serviços entregues, recomendar outros projetos relacionados.
De uma forma geral, inclui as seguintes áreas foco de gestão:
- Recursos financeiros.
- Governança.
- Metodologia.
- KPIs.
- Implementação e operacionalização.
- Recursos.
- Risco.
- Funções e responsabilidades.
- Recomendação de treinamento.
Finaciamento
A gestão de recursos na etapa de encerramento do projeto exige “controle rigorozo de orçamento e custos”.
Principais atividades são:
- Controlar diferenças de encerramento para cada fonte de financiamento do projeto.
- Comparar custos reais com o orçamento.
- Esboçar os planos de recursos de financiamento para a “operacionalização do projeto”.
Governança
A governaça do projeto é estabelecida no início e se estende até o encerramento do projeto.
No encerramento de projeto, a governaça foca na “passagem de bastão” da gestão de projeto para o proprietário dos serviços entregues.
Caso existam problemas não resolvidos pela gestão do projeto e pelo oprietário do serviço, eles deverão ser escalados pelos níveis de governança.
Atividades típicas
- Garantir corretismo do plano e aplicação.
- Transparecer progressos e entregas.
- Reunir equipe para tratar urgências.
- Orientar, garantir e ajustar escopo.
- Manter cronograma atualizado.
Metodologia e Estrutura
A forma de encerrar o projeto, varia de acordo com o modelo de gestão de projeto empregado.
Modelo Cascata
- Entregar e garantir aceitação formal de todo o projeto e seus requisitos com o cliente.
- Entrega das documentações aos clientes.
- Relatório de finalização do projeto com lições aprendidas.
- Liberação de recursos.
Modelo Ágil
- Entrega do PMV – Produto Mínimo Viável a uma equipe operacional.
KPIs, Monitoramento e Métricas
- Distinguir e amarrar a fase de projeto de forma clara e perceptível.
- Garantir um histórico de dados limpo de fácil manipulação e compreensão.
- Selecionar KPIs para a operacionalização (se aplicável).
- Usar KPIs para historiar e aumentar feedback com dados objetivos.
- Cuidar para passar uma imagem completa do sucesSo do projeto.
Operacionalização e Implementação
A operacionalização se inicia no final da estapa de entrega do projeto (execução) e define diretrizes e requisitos para o encerramento (auditoria final, avaliações e aceitações).
Quando o período de estabilização termina o projeto e equipe devem migrar para o modo de operacionalização.
A operacionalização de um projeto pode ser modelada em quatro componentes:
Planejamento … desenvolver “plano de comunicação” para principais partes interessadas envolvidas na transferência.
Transferência do Conhecimento … produzir um “canal ou rede de compartilhamento de conhecimento”, alocar tempo para interações entre equipes de desenvolvimento do projeto e operações do produto do projeto.
Entregas … transferir ou transformar o projeto para serviços, desenvolver documentação de gestão e operação dos serviços gerados.
Comunicação … informar a estratégia para transformar a equipe de projeto em equipe de suporte de serviços quando o projeto termina, apresentar o novo proprietário do produto / serviço, equipe operacional que dará suporte e manterá o serviço/produto; descrever funções e responsabilidades atualizadas para as partes interessadas e governaça.
Gestão de Recursos
- Liberar formalmente, recursos do projeto
- Fornecedores
- Contratados
- Equipe
- Outros recursos.
Gestão de Risco
- Relatório final de risco
- Resumo de riscos identificados e como abordados
- Identificar oportunidades e ameaças ainda existentes
- Migração de projeto para operação
- Revisar riscos com proprietário do serviço
Funções e Responsabilidades
- Garantir processo de migração projeto-operação.
- Suportar a operacionalização do produto/serviço entregue para usuários.
- Garantir suportar da equipe de projeto para a equipe de gestão/operação do proprietário do serviço.
- Delegação de tarefas de gestão e operação.
- Processo de gestão do dia a dia da gestão operacional.
Comunicação com as partes interessadas
- Distribuir uma atualização/relatório final do projeto às partes interessadas.
- Agradecer pelo tempo e comprometimento durante toda a duração do projeto.
Recomendações de treinamento (equipe)
O gerente de projeto deve garantir que o plano de treinamento e as recomendações tenham sido concluídos com sucesso.
