O que é Gestão do Tempo?
A gestão do tempo é o controle consciente do tempo gasto em atividades específicas, especialmente para aumentar a eficiência das tarefas.
Envolve inteligência emocional, autoconsciência e autocontrole.
Autoconsciência para conhecer a si próprio e autoncontrole para monitorar e regular a si proprio.
É uma habilidade que demanda disciplina e tempo de aprendizagem.
É um conhecimento “à posteriori”, ou seja, exige experiência .
Envolve o equilíbrio de várias demanda da pessoa com a natureza finita do tempo.
É auxiliado por uma variedade de habilidades, ferramentas e técnicas para realizar tarefas dentro do prazo e isso inclui tarefas pessoais.
E uma necessidade em qualquer gerenciamento de projetos.
Determina o tempo e escopo de conclusão do projeto.
Como Gerenciar o Tempo?
A gestão de tempo é baseada em princípios métodos e ferramentas para planejar, executar, controlar e ajustar o tempo das tarefas, que envolve processar e usar recursos, físicos e mentais.
Atividades da gestão de tempo são atividades meio, não são atividades fim, mas são fundamentais para o funcionamento dos processos de produção e negócios, envolvem …
- PLANEJAR … formular objetivos e estratégias, fazer previsões de demanda, desenvolver ambiente propício à eficácia, dimensionar oferta, recursos, sistematizar atividades e tarefas chave, gerar planos de forma interativa e cíclica … projetar o futuro,
- PRIORIZAR TAREFAS … seguir o plano, selecionar e organizar sequência de “tarefas chave”, para atingir o objetivo nos prazos planejados (ex. regra de pareto, teoria de filas, gestão de escalas … gerenciar a eficácia.
- CONTROLAR TEMPO DE EXECUÇÃO … início, preparação, execução e finalização da tarefa … gerenciar a aderência.
- AVALIAR EFICÁCIA … capacidade de produzir o resultado desejado.
- AVALIAR EFICIÊNCIA … velocidade, recursos, esforços, dinheiro e tempo para fazer a tarefa.
Gestão de tempo é uma atividade multidisciplinar e envolve múltiplos conhecimentos e habilidades.
É altamente dependente da inteligência emocional.
É bem mais do que fazer boas agendas e cumprir compromissos (habilidades também fundamentais para o desempenho).
Aplica vários modelos, métodos e frramentas de gestão de negócios.
São orientadas realizar atividades e tarefas com corretismo, consistência e capacidade.
Indicadores mais frequentes
- Taxa de chegada de serviços.
- Tempo médio de serviços.
- Tempos de espera na fila.
- Taxa de entrega de serviços
- prazos de entrega.
- velocidade de produção.
- taxa de desistência.
- retorno do investimento.
- custo de operação
A Gestão do tempo Depede de planejamento, ambiente propício, visão holística, formulação de objetivos, estratégia e planos … bem mais do que simplesmente controlar o tempo de uma atividade, o qual também é fundamental e trata-se de apnas um componente da gestão do tempo.
Se você provê um serviço em 1 h por “X” é bem diferente de prover o mesmo serviço em 100 hs.
O valor no tempo em 1 h é 100 vezes maior que em 100 hs, para atender a mesma demanda.
Uma das diferenças está no custo d capital humano, energia elétrica, água, infraestrutura, etc.
Toda a empresa tem um processo produtivo convive com o tradeoff:
- tempo (menor) x qualidade (maior) x custo (menor) … e viice versa (1)
- valor (maior) x benefício (maior) x custo (menor) … e vice versa (2)
- De 1 e 2 vem …
Tradeoffs de um sistema Produtivo
Um sistema produdivo é percebido e regido por várias variáveis, onde o tempo éuma variavel fundamental e paradigmática
Tendências e Compromissos entre variáveis fundamentais de um sistema produtivo ou justificativa de valor.
VALOR (aumenta) x BENEFÍCIO (aumenta) x TEMPO (diminui) x CUSTO (menor) x RISCO (menor) x QUALIDADE (aumenta) x RENTABILIDADE (aumenta)
Qual … o “tempo de vida” e ciclo de vida, da oferta, produto, serviço, desde a venda ao descarte?
Porque … a metacognição ajuda a gestão do tempo?
Quanto … vale a solução, projeto, processo, recurso na “perspectiva de tempo”? ganha ou perde valor?
Como … o tempo interfere na percepção, experiência de compra, entrega, uso, suplementos, manutenção e descarte?
Como … as outras dimensões circuntancias afetam e são afetadas pelo tempo (quando) – o que, quem, porquê, onde, como, quanto?
Quanto … é retorno do investimento, medido pelo ROI, mantendo todas as outras variáveis constantes e variando apenas o tempo?
O que e quais … são as semelhanças e diferenças entre a gestão do tempo individual vs time?
Como … sincronizar e alinhara gestão de tempo na empresa?
O que … e quais … os conceitos chave da gestão do tempo?
O que … deve virar hábito e o que deve ser evitado?
Como … usar equações e fórmulas de gestão do tempo para compreender e aplicar a gestão do tempo on the job?
O primeiro passo para uma boa gestão do tempo é entender os tradeoffs envolvidos no ambiente e sistema.
Check List
Como desenvolver um Ambiente Propício à Eficácia
A construção de um ambiente propicio à eficácia é fundamental e está na base da gestão de tempo, recursos e processos.
Gestão PDCA … organizar a gestão de processos e recursos em ciclos de PDCA – Planejamento, Desempenho, Controle e Ajustes.
Objetivos e Meta SMART … desdobrar objetivos em metas eSpecíficas, Mensuráveis, Acessíveis, Relevantes, Temporais.
Princípio de Pareto … focar atenção em 20% recursos (processo, tempo, conhecimento, matrial, …) que correspondem a 80 % dos resultados.
Check List … usar lista de tarefas a serem concluídas, para melhorar a comunicação, autocontrole, alinhamento de tarefas e complemento à memória.
Importância x Urgência … saber ordenar as tarefas no tempo segundo um critério bem definido:
- importante e urgente … fazer imediatamente.
- importante não urgente… fazer até data programada.
- não importante e urgente … delegar.
- não importante e não urgente urgente … descartar.
Princípio de Pareto para Gestão do Tempo
Regra de Pareto 80/20: 80% dos efeitos vêm de 20% das causas.
É um ‘ALGORITMO” Tomar Decisão e Definir Prioridades.
Ferramenta Quantitativa de Diagnóstico e Calibragem geral 80/20.
Usada para selecionar e priorizar o essencial, definido como “20% das causas ou recursos que representam 80% dos resultados”.
É uma regra aplicada para grandes números … e viábilizada por histórico de dados, que pode ser gerado e atingir precisão em pouco tempo.
- Por exempo, se dividirmos o dia de apenas 1 pessoa, por exemplo você, em 12 registros de atividades de 30 minutos, separados por 12 intervalos de 5 minutos (“tempo livre”), a cada dia são 480 minutos de atenção focada, 60 minutos de atenção difusa.
- Em 1 ano, são 250 dias úteis, 3.000 atividades, 120.000 minutos de atenção focada e 15.000 minutos de atenção difusa.
- Em 1 mês são 22 dias úteis, 250 atividades, 10.000 minutos de atividades e 1250 minutos de atenção difusa.
- Observe que a partir de 1 mês já é possível ter uma histórico de dados que permite fazer ajustes nas previsões e prioridades, no nível intradiário, já com um nível razoável de precisão.
- Adicionalmente o princípio 80/20 permite a aplicação da regra desde o início e a cada registro de atividade, a regra fica mais mais precisa.
Ajuda a modelar a gestão de recursos e tempo …
Afasta a subjetividade … a regra é clara, tem prioridade o ativo bem colocado no ranking 80/20 no ciclo anterior.
A regra de Pareto acrescenta uma variável adicional na gestão de negócio, um valor relativo ou “ranking 80/20”.
Permite identificar padrões e desvios de gestão de recursos e orientar estratégias de melhor uso dos recursos.
Funciona como uma ferramenta de calibragem de fácil uso no dia a dia.
Permitir olhar o todo, identificar suas partes e relações 80/20.
Trabalha de forma modelada, padronizada, síncrona, alinhada, controlada, segundo princípio 80/20.
Otimizar o uso de recursos.
Definir prioridades baseado no ranking 80/20 do recurso.
É um método de pririzar as atividades em função do tempo projetado ou disponível.
É uma maneira simples, criativa, fácil de entender, aplicar, padronizar, classificar e selecionar recursos num “padrão universal 80/20”.
Funciona como um “funil mental” de seleção de prioridades.
É uma fórmula racional de definir prioridade para toda a empresa.
Facilitar a autonomia na tomada de decisão.
Permitir identificar o valor do recurso pela sua “posição relativa no funil”.
Ajuda a estimular e organizar os pensamentos e definir prioridades.
Faz com que todos os recursos chave tenham um valor explícito 80/20, como um “ranking de valor”.
- Os recursos do grupo dos 20% serão os priorizados.
- Já o grupo o grupo dos 80% serão enxugados, transformados, terceirizados ou substituídos.
- A missão outras ferramentas são usadas e articuladas, no “kit de gestão de negócio.
- A regra “80/20” é apenas uma regra prática e não deve ser considerada uma lei imutável da natureza, mas funciona, ainda mais quando é desenvolvido” um histórico de dados de qualidade.
- É um método exclente para sincronismo e alinhamento na empresa.
- Serve como uma claffificação 80/20 do recurso, que pode ser histor=riada aologo do seu ciclo de vida e servir como “classificação de valor 80/20)
O princípio da análise de Pareto 80/20 é um “remédio de grande espectro” e aplicado na gestão de processo, recurso, tempo, conhecimento, força de trabaho, clientes, mercados, ofertas … permite separar os 20% dos 80% e focar nas situações e eestratégias que têm maior impacto na gestão de negócio da empresa.
Se conscientizar que todos nos humanos somos atraídos por “tarefas 80%”, mais fáceis e menos impactantes.
Que é bem mais difícil tomar decisões, executar a tarefa com perfeição e provocar saltos de valor.
E que é mais fácil executar rotinas, fazer melhorias marginais ou perifèricas.
A priorização de uma forma geral é difícil porque as tarefas mais importantes são difíceis de executar, exige criatividade, diligência, foco, reflexão profunda, e esforço mental.
No entanto, as tarefas de menor importância podem levar até mais que 80% do seu tempo, pela regra de Pareto
Essa regra ajuda a lembrare reavaliar priridades 80/20 de forma consistente, identificar desvios e tratá-los.
Ajuda a ver o quadro geral (visão de helicóptero).
Identificar que 80% dos recursos podem ser otimizados, ou reduzidos
A cada ciclo, de PDCA, a regra de Pareto pode ser aplicado para as principais recursos empresariais e identificar “padroes e desvios 80/20”
Encurtar a agenda de reuniões am até 80%.
Sintetizar e-mails, fluxos e blocos de informação em até 80%
Encontrar clientes semehantes ao clientes do grupo seleto de 20%.
Permite usar o princípioio a seu favor e reduzir esforços e aumentar resultados de forma holística, analisando o todo (80/20) e selecionando as partes mais eficazes.
Esse conceito é universal.
Exemplos de Oportunidades de aplicação do Princípio de Pareto.
Veja exemplos do uso do princíipio de Pareto para definir prioridades na gestão de recursos, tempo e processos …
Clientes …Priorizar atenção e esforços nos 20 % dos clientes que geram 80% da receita … “clientes 80/20”.
- prospectar clientes 80/20 … e selecionar os clientes mais eficientes e rentáveis para a venda.
- Facilitar o processo e aumentar o desempenho de venda taxa de convesão x ticket de venda.
- Fazer campanha de aquisição de novos clientes.
- Fazer campanha de monetização para aumentar o uso da marca, ticket e frequência de venda” dos clientes correntes.
- Fazer campanha de fidelização para manter os clientes e reduzir o turn over.
- Desenvolver conteúdos digitais para atrair clientes 80/20.
- Promover as ofertas e campanhas nos canais e fontes de informação de maior tráfego dos clientes 80/20.
Atividades e Tarefas… focar e investir em 20% de atividades chave que representem 80% dos resultados, tais como:
- gestão … administrar ciclos de PDCA.
- modelagem … criar modelos para simular, normas, padrões e paradigmas da produção.
- compra … adquirir recursos para satisfazer necessidades, problemas, desejos e objetivos.
- prospecção … identificar os clientes ideiais 80/20 para compra de ofertas da empresa.
- pesquisa e treinamento … teoria, métodos, ferramentas, para ganhar informação, conhecimento e inteligência.
- venda … informar, engajar, conectar, criar relacionamento, fazer oferta e converter potenciais compradores em clientes lucrativos e fiéis.
- promoção … divulgar a marca, ofertas, produtos, serviços e soluções, via propaganda, marketing digital, campanhas e ofertas.
- desenvolvimento de ofertas … empacotar produtos, serviços e soluções para os mercados alvos.
- operação … executar atividades e tarefas, garantir nível de serviço, atender solicitações de serviç eresolver problemas.
- avaliar desempenho … monitorar, analisar e fazer previsões com foco em demanda, recurso, processo, oferta, tempo de serviço, taxa de conversão, ticket de venda, ROI, margem e turnover.
(*) Fatores de Produção = recursos = terra + trabalho + capital.
- terra = recursos naturais
- trabalho = inteligência do homem
- capital = máquinas, equpamentos e instalações
Satisfação … Priorizar o seu trabalho nos 20% de atividades que o cliente valoriza mais e acredita ser responsável por atingir 80% dos seus objetivos, necessidades e desesejos.
Desperdício de Tempo … eliminar 2 dentre 10 desperdiçadores de tempo responsáveis por 80% do desperdício de tempo para serem eliminados ou minimizados:
- e-mail.
- reunião.
- interrupção de colegas.
- telefonemas
- redes sociais.
- mensagens instantâneas.
- notícias diárias.
- logística.
- TV.
- fofocas.
Interações e reuniões … identificar, o grupo de 20% de interações e reuniões de negócio que geram 80% dos resultados para dar foco e enxugar e reduzir o grupo de 80%, .
Ofertas … quais são os 20% das ofertas representam 80% dos resultados, de atributos de valor que representam 80% da percepção do cliente ou são mais importantes para ele.
Tarefas … quais os 20% das minhas tarefas realmente fazem a empresa crescer?
Comportamento … os 20 % das minhas competência
- analítico … metódico, recursivo, sequencial., baseado em fatos e dados,
- assertivo … usar a razão, considerar sem desconsiderar a emoção do outro, sem ser passivo, manipulador ou agressivo.
- científico … baseado no método científico, teorias, observação, hipóteses, esperiências, testes de hipótese,
- consultivo … racional, investigativo, cauteloso, metódico, científico.
- emocional … autoconsciente, autocontrole, automotivante, empático e comunicativo.
- ético … código moral, conduta, bom senso, etiqueta, individualidade, privacidade, confidencialidade, legalidade, integridade
- lógico
- proativo … observação, monitoração, histórico de fatos e dados, previsão, padrão, t
- prático … plano de ação, métodos, ferramentas, técnicas , fpreparar, azer
- objetivo
- racional … baseado na razão, lógica, argumentação, dedução, indução, justificação, valores
- subjetivo
O princípio 80/20 pode ser usado para a vida profissional e pessoal … ajuda analisar quais atividades perdemos tempo e não chegamos a lugar nenhum, porque são fáceis de fazer e quais atividades são mais difíceis e devem ter prioridade no tempo livre
Observe que a forma de pensar 80/20 é a mesma para qualquer pessoa em qualquer parte da cadeia e ser aplicada recursivamente até
Procrastinação
A procrastinação significa adiar desnecessariamente e voluntariamente tarefas, apesar de saber que haverá consequências negativas.
- É sintomatizada de várias formas … atrasos, desatenção, falta de gestão de tempo de tarefa, postergações, reagendamentos, adiamentos, aumento do tempo de tarefa, redução do tempo disponível para a execução da tarefa, redução da qualidade de serviço.
- É danosa para qualquer tarefa, atividade ou projeto … também para o cérebro e eficiência cognitiva.
- Desarruma “a escala de tarefas planejada” no plano individual, equipe e empresa, e aumenta o risco do plano não funcionar, em qualquer uma dessas dimensões.
- A procrastinação de uma tarefa pode afetar toda a escala de trabalho se ela não for evitada ou tratada.
- A procrastinação também aumenta o tempo de horas trabalhas ou reduz a qualidade do trabalho … ou seja, o efeito é sempre danoso.
Causas da Procrastinação
A procrastinação pode ter várias causas em virtude de desvios de gestão pessoal e empresarial, tais como:
AUTOEFICÁCIA … avaliar se o nível de confiança em relação ao autodesempenho na tarefa está alto.
ADERÊNCIA as ESCALAS … iniciar e acabar uma tarefa na hora certa.
CONSCIENTIZAÇÃO … compreender a tarefa e o dano que a procrastinação representa para a pessoa, empresa ou mercado.
COMPORTAMENTO … evitar conduta inadequada, com violação de normas da empresa.
DESASTRES … não formular planos de contingência para situações de alto risco.
DISPOSIÇÃO … se automotivar para fazer a tarefa.
DISTRAÇÕES … eventos ou interrupções não programados que podem ser evitados por você.
ESCALA de TAREFAS … plano de distribuição de tarefas ao longo do dia para atender carga de trabalho.
ENCOLHIMENTO de ESCALA … minimizar a redução da escala de trabalho devido a procrastinações.
HABILIDADE … saber fazer a tarefa para atender as expectativas e objetivos.
IMPREVISTOS … eventos ou interrupções não programados que não dependem de você que afetam o ambiente de tarefa.
INFORMAÇÕES … manter biblioteca de descrição de métodos, ferramentas e técnicas sobre gestão do tempo, procesos e recursos.
PLANEJAMENTO … projetar o futuro e fazer previsões.
PREVISÃO de CARGA de TRABALHO … coletar e analisar, fatos e dados.
TEMPO MÉDIO de TAREFA … compreender as atribuições e ferramentas para garantir eficácia, eficiência e precisão.
VALOR … conhecer benefícios, custos e riscos das atividades.
Efeitos Negativos da Procrastinação
A procrastinação tem efeitos devastadores, afeta diretamente e negativamente, os vários indicadores tradicionais de desempenho das empresas.
- Produtividade.
- Tempo médio de seviço
- Qualidade de serviços.
- Acessibilidade.
- Desempenho.
- Satisfação no ambiente de tarefas.
- Satisfação do cliente.
- Etc
Procrastinação e Cognição
A procrastinação é danosa para a gestão da aprendizagem.
Postergar reduz a quantidade de conexões neurais do cérebro e “desempenho cognitivo”, que poderiam ser feitas se iniciadas com antecedência.
Ao postergar uma tarefa planejada envolvendo aprendizagem, você reduz tempo consciente e inconsciente, tais como:
- Fazer todas as conexões neurais necessárias e suficientes, de forma espaçadas no tempo.
- Repetições espaçadas.
- Avaliar várias perspectivas.
- Evitar bloqueios ou congestionamentos cognitivo.
- Não atingimento de objetivos.
A procrastinação pode se transformar num vício, que proporciona uma sensação de bem-estar da realidade e motivo de desculpa para maus resultados … mesmo se não parecer urgente, é muito importante evitar a procrastinação
Técnica Pomodoro
A “Técnica Pomodoro” é um método simples e famoso de gerenciamento de tempo, desenvolvido por Francesco Cirillo no final dos anos 80.
- É uma ferramenta largamente conhecida para gestão de tempo de aprendizagem e execução de tarefas.
- Usa um “cronômetro” para dividir tarefas em intervalos de tempo, tradicionalmente de 20 a 30 minutos de duração, separados por intervalos curtos (por exemplo de 5 minutos).
- Cada “intervalo padrão” é conhecido como um “pomodoro” (tomate em italiano).
Check List … Técnica Pomodoro em 6 etapas:
- Decida a tarefa a ser executada … algo que mereça toda a sua atenção.
- Defina um temporizador … por exemplo 25 minutos (máximo 30 min), para o tempo padrão para tarefas e estudos.
- Trabalhe na tarefa … evite distrações, se perceber que precisa fazer outra coisa, anote numa numa folha de papel, para ser feito depois.
- Interrompa o trabalho após 25 minutos … quando o temporizador tocar pare e anote a realização da tarefa.
- Faça um intervalo de 3 a 5 minutos par os 3 primeiros blocos de tarefas … respire, medite, pegue uma xícara de café, faça uma curta caminhada ou faça outra coisa relaxante, não relacionada ao aprendizado ou tarefa que estava fazendo) … se conscientizar que esta etapa de poucos minutos é tão importante quanto a etapa de 25 minutos … ela gera uma percepção positiva de recompensa.
- Depois de quatro pomodoros … faça uma pausa mais longa (15 a 30 minutos), para o seu cérebro usar esse tempo para assimilar novas informações e descansar antes da próxima rodada de “pomodoros”.
10 Objetivos da Técnica Pomodoro
- Evitar a procrastinação – evitar que atividades planejadas sejam substituídas por outras não prioritárias ou distrações.
- Planejar e avaliar tarefas … prever carga de trabalho e esforço que uma tarefa / atividade requer, em termos de blocos de 30 minutos.
- Distribuir esforço … organizar “escalas de tarefas pomodoro” para distribuir tarefas, atividades e esforços, no tempo e no dia.
- Reduzir as interrupções … se preparar, perceber e aprender a evitar e lidar melhor com as inevitáveis interrupções.
- Manter atenção … concentrar atenção na tarefa e prazo de execução, sem distrações, durante o intervalo de tempo pomodoro.
- Precisão nas previsões … prever com precisão a realização de tarefas e quantos pomodoros serão necessários para realizar a tarefa.
- Aumentar o desempenho … concluir a tarefa dentro do período de tempo definido.
- Ajustar tarefa … avaliar objetivos, esforço, tempo, resultados da tarefas e fazer ajustes.
- Avaliar produtividade – avaliar quantas tarefas ou ciclos pomodoros realizados com eficácia e eficiência.
- Aprender a Aprender … desenvolver métodos e ferramentas para planejar, desempenhar, controlar e ajustar tarefas.
Saiba mais.
–
Saiba mais.
Resumo
A gestão do tempo é o processo de planejar e exercer o controle consciente do tempo gasto em atividades específicas, para aumentar a eficácia, eficiência e produtividade.
A gerência de tempo é baseada em várias atividades de gestão de tarefas
- Planejar
- Priorizar
- Controlar
- Ajustar
A construção de um ambiente propicio à eficácia é fundamental e está na base da gestão de tempo, recursos e processos.
Um dos tópicos de maior atenção na gestão do tempo é a procrastinação.
A procrastinação significa adiar desnecessariamente e voluntariamente tarefas, apesar de saber que haverá consequências negativas.
A procrastinação pode ter várias causas em virtude de desvios de habilidades de gestão pessoal e empresarial, tais como:
- Autoeficácia
- Aderência as escalas
- Conscientização
- Comportamento
- Prevenção de desastre
- Disposição e motivação
- Distrações
- Escala de tarefas
- Encolhimento de escala
- Habilidade
- Imprevistos
- Informações
- Planejamento
- Previsão de carga de trabalho
- Tempo médio de tarefa
- Valor
A “Técnica Pomodoro” é um método simples de gestão do tempo individual que segmenta o tempo de tarefa em ciclos de 30 minutos, com os seguintes objetivos:
- Evitar a procrastinação.
- Planejar e avaliar tarefas.
- Distribuir esforço.
- Reduzir as interrupções.
- Manter atenção.
- Precisão nas previsões.
- Aumentar o desempenho.
- Ajustar tarefa.
- Avaliar produtividade.
- Aprender a Aprender.
