PDCA é um método de gestão para modelar e monitorar qualquer tarefa física ou intelectual no ambiente empresarial.
É composto de 4 estágios: Planejamento, Desempenho, Controle e Ajustes, foi criado na década de 1920, por Walter Andrew Shewart.
Check List – PDCA
As quatro etapas do PDCA são:
PLANEJAR … projetar o futuro baseado no propósito, objetivo, situação competitiva, desafio, metas específicas, estratégias, métodos e ferramentas de uso dos recursos/ativos, plano envolvendo todas as variáveis circunstanciais 5W2H, e indicadores para avaliar o sucesso.
DESEMPENHAR … estudar o plano, preparar ambiente, selecionar e configurar ferramentas, simular a execução, focar a atenção, afastar distrações, aplicar o plano para usar o recursos de forma correta, focar em atingir as metas e objetivo, coletar informações e dar feedback da experiência; autoregular e automonitorar; refletir sobre a expeiência.
CHECAR e CONTROLAR … identificar, registrar, informar possíveis desvios nos padrões, mudanças ocorridas., corretismo na aplicação do plano, consistência nos resultados e capacidade suficiente para a execução das tarefas e atingimento do objetivo.
AJUSTAR … avaliar plano e resultado, balancear atividades; acionar, fazer correções, propor melhorias para o plano de referência do próximo ciclo, identificar lições aprendidas no ciclo (nos 4 estágios);
Planejamento
Quanto melhor for a etapa de planejamento, mais fácil serão os próximos estágios – desempenhar, checar e ajustar.
A melhor forma de medir a eficácia do planejamento é medir a eficicácia das demais estágios da gestão – desempenho, controle e ajustes.
Em “compensação“, mais tempo de planejamento resulta em menos tempo para execução, controle e ajustes.
A gestão do tempo para o controle consciente do tempo em atividades específicas, especialmente para aumentar a eficiência das tarefas, ponto de atenção do modelo de gestão … como equlibrar o saber e o fazer
Uma prática frequente e recomendada é planejar melhorias contínuas e acumulativas ao longo do tempo, que possam ser absorvidas, medidas e percebidas pelas equipes e clientes.
Planejamento e risco
Gestão de recursos é super importante e muitas vezes negligenciada.
São os recursos, ou a “matéria prima” que são transformados para produzir benefícios”, gerar maior riqueza, bom funcionamento do sistema, redução de vulnerabilidades, maior produtividade.
Na empresa, recursos são ativos que geram valor, custo benefícios e riscos.
A análise e mitigação de risco é inerente ao planejamento.
O planejamento e estratégia vivem do risco e o retorno do investimento, idem.
Planejar engloba “previsão dos imprevistos”.
Fazer previsão de possíveis problemas que impactam metas.
Isso inclui analise de informações internas, histórico de ocorrências de problemas, desvios de metas, análise de informações externas à empresa, pesquisas e benchmarking para identificar a gravidade dos desvios e aplicação de boas práticas.
As incertezas que fundamentalmente afetam a análise de risco, também são inerentes ao planejamento são trabalhadas e reduzidas ao longo do tempo e nos vários ciclos de planejamento.
As estratégias empresariais desenvolvidas no planejamento e descritas nos planos estão viceralmente conectadas com os riscos e incertezas e quanto maior o risco e a incerteza maior é a importância das estratégias.
Os processos de tomada de decisão e planejamento estão inter-relacionados, são lados da mesma moeda.
O planejamento gera informações, confiança, reduz incertezas e riscos, que cooperam para a tomada de decisão.
O planejamento empresarial gera planos de referência (tático) e de ação (operacional) para colocar o gerenciamento em movimento.
O planejamento gera planos interativos.
É necessário a comunicação do plano com informações “necessárias e suficientes”, para as pessoas certas e no momento certo, antes da etapa desenvolver.
Desempenho
Na etapa Desempenhar do PDCA o foco é direcionado para executar o plano do ciclo previsto na etapa de planejamento.
DESCRIÇÃO do PLANO – Antes da execução de qualquer plano, todos os envolvidos devem entender os objetivos, metas, desafios, riscos e como devem ser executadas as atividades, quais os métodos e ferramentas que deverão ser empregados.
FOCO EM FATOS e DADOS – as informações geradas na etapa desempenhar representam os fatos, experiências, situações, personagens, nível de relacionamento, estágios da venda, necessidade, problema, desejo, estratégias, abordagens (roteiros e scripts), objeções, dúvidas, compromissos que acontecem num ambiente de processos de negócio; devem ser coletados, registrados nos sistemas de informações pelos usuários, clientes e empregados da empresa … por você … é isse tipo deatividade é na grande maioria das vezes um dos maiores gargalos de produção, produtividade e qualidae de serviço e satisfação.
SUPERVISÃO – a supervisão é uma função educacional importante na execução e gerência de processos e gargalos, para: 1) garantir o feedback, alinhamento, corretismo, consistência e desempenho, 2) apoiar o engajamento dos indivíduos na reflexão crítica, 3) levantar questões, explorar problemas, descobrir novas formas de lidar com a situação.
Check – Avaliar
Na Etapa Controlar Check do PDCA, o foco é direcionado para checar, avaliar monitorar processos e resultados. Medir a eficácia das ações tomadas na etapa Desempenhar.
É composta pela seguinte sequência de atividades:
- Avaliar CORRETISMO, RESULTADOS e CONSISTÊNCIA da etapa DESEMPENHAR.
- Avaliar DESVIOS nos indicadores de controle comparando RESULTADO x META
- Avaliar CAUSAS dos desvios.
- Fazer PREVISÕES considerando os desvios para avaliar o impacto na meta (NÍVEL de GRAVIDADE).
- Avaliar MÉTODOS para eliminar erros e aumentar a eficiência da etapa DESEMPENHAR.
- Comunicar resultados.
A análise de dados desta etapa indicará se o processo está de acordo com o planejado.
Saiba mais. Equação de Desempenho, Indicadores Operacionais, Indicadores Estratégicos, Análise de Dados, Análise de Tradeoffs, Solução de Problemas.
Act – Agir
Na etapa Agir do PDCA o foco é direcionado para tomar ações sobre as “diferenças significativas” entre o resultados real e o planejado, identificadas na etapa Check.
- Analisar as diferenças para determinar suas causas.
- Determinar onde aplicar as mudanças na melhoria no processo, produto e habilidades emocionais e técnicas, identificados na etapa AVALIAR.
- AGIR PROATIVAMENTE para prover melhoria contínua do desempenho do processo, padronização dos procedimentos implantados na fase DESEMPENHAR.
- Comprovar a a eficácia das ações tomadas e resultado satisfatório, transformar em procedimento padrão.
- AGIR CORRETIVAMENTE, sobre as causas que não permitiram que a meta fosse atingida.
Saiba mais. Assertividade, Proatividade, Consultividade, Balanceamento de Vendas.
Conclusão sobre PDCA
- A ferramenta PDCA é uma das mais básicas da administração de empresas e pode ser aplicada à qualquer processo de negócio.
- O ciclo PDCA foi criado na década de 20 por Walter Andrew Shewart, um físico norte-americano conhecido por ser pioneiro no controle estatístico de qualidade.
- PDCA é uma ferramenta baseada num conceito muito simples … PLANEJAR > DESEMPENHAR > CHECAR > AJUSTAR.
- Funciona como uma corrente circular de 4 elos … só funciona se todos os elos estiverem interconectados … nenhum elo deve ser quebrado … todos os elos são importantes.
- O PDCA tem como resultado desenvolver ferramentas, habilidades e comportamentos para gerenciar a qualidade dos processos, dados, informações, conhecimento e inteligência., para cada estágio.
- Na etapa Planejar do PDCA são avaliados modelo de negócio, processos de negócios, objetivos e metas, recursos, indicadores de controle, SLAs, riscos, estratégias, desafios, habilidades, estratégias, planos.
- Na etapa Desempenhar do PDCA o foco é direcionado para realizar o plano previsto na etapa de planejamento.
- Na etapa Check do PDCA o foco é direcionado para monitorar processos e resultados; medir a eficácia das ações tomadas na etapa Desempenhar.
- Na etapa Agir do PDCA o foco é direcionado para tomar ações sobre as “diferenças significativas” entre o resultados real e o planejado identificadas na etapa Check.
Teste seu Conhecimento sobre PDCA
- O que significa a sigla PDCA?
- Qual o propósito do método PDCA?
- Existe uma etapa do PDCA mais importante do que as outras etapas?
- Quais são as atividades principais da etapa planejar do PDCA? Liste palavras chave.
- Qual a importância da etapa de planejamento do PDCA?
- No método PDCA, qual a etapa imediatamente após a etapa de planejamento?
- Na etapa desempenhar o que deve ser feito antes da execução do plano? Liste palavras chave.
- Quais os treinamentos que devem ser feitos na “etapa desempenhar”?
- Quais os cuidados a serem tomados na etapa “etapas checar e ajustar”?
- Qual o foco da “etapa checar ou avaliar”?
- Qual a etapa destinada a tomar ações corretivas e proativas?
- Qual o propósito das ações corretivas, na “etapa agir”?
- Qual o propósito das ações proativas, na “etapa agir”?
PDCA e Metacognição
O PDCA é um método de gestão que permite sistematizar autoregular e automonitorar ciclos de gestão nos seus estágios de planejamento, desempenho, controle e ajustes.
Desenvolve o “pensamento crítico”.
Isso porque envolve a busca de informação, investigação, descoberta, compreensão, aplicação, análise e avaliação continuada para gerar melhorias continuadas a cada ciclo de operação de tarefas e projetos.
O método PDCA planeja, desenvolve, controla e usa ferramenta, físicas e abstratas para aprender a aprender, pensar sobre como pensamos e nos comportamos para fazer a tarefa.
Possibilita sair do plano operacionar e avaliar alternadamente o plano tático e as passagens de bastão nas interfaces e fronteiras de ambientes de tarefa e empresas, avaliar o trabalha em time, em rede e “no chão de fábrica”, para aumentar a produtividade e eficiência econômica.
Vai muito além de cumprir tarefas.
A cada ciclo da gestão, o objetivo é inserir camadas de conhecimento e inteligência, via o planejamento, desempenho, controle e ajuste de tarefas e por conseguinte, objetivos, ferramentas, métodos, modelos, modelagens, simulações e técnicas, de acordo com as prioridade e ciclos de vida do negócio.
Cada estágio é um elo da “corrente de gestão”, que conecta o ciclo passado, com ciclo presente e ciclo futuro.
Cada tarefa e estágio é conjuntos de atividades e fluxos de informação, entradas de recursos, execução de procedimentos, uso de ferramentas e saídas padronizadas, que são validadas e melhorados a cada ciclo.
A “vantagem competitiva” perseguida pelo PDCA é a simplicidade, alinhamento, aprendizagem “on the job contínuada”, agregada ao método, padronização, autonomia, colaboração, produtividade, qualidade e melhorias contínuas.
PDCA é uma ferramenta prática para operacionalizar tarefas visa sinergia e trabalho em redecom foco em processos.
Funciona como uma “corrida de passagem de bastão”, formada por estágio de planejamento, depois desempenho, depois controle e ajustes, cíclicos, continuados, melhorados e reproduzidos.
É esperado que o PDCA gere melhorias a cada ciclo, ou no planejamento ou no desempenho, ou no controle ou nos ajustes e por conseguinte nos resultados finais da tarefa e no grupo de tarefas (atividade) no qual a tarefa pertence.
PDCA é um método Buttom up …
O PDCA é um método de gestão “serial” ou “button up” ou “de baixo para cima”.
É voltado para o plano operacional, em contraste com planos táticos e estratégicos e portanto, deve ser complementado por esses planos, para inserir o contexto externo e alinhar a direção do método e evitar o “egocentrismo” empresarial.
O propósito do PDCA ou gestão operacional é modelar a tarefa numa sequência de passos bem determinísticos no tempo e espaço, sem perder de vista o plano estratégico.
É um método indutivo, que conduz a aprendizagem do trabalho partindo de um escopo específico para um mais geral, a cada ciclo, de forma controlada e ajustada.
O modelo PDCA apresenta uma atividade após outra e dispõe a execução de tarefas idealmente sequenciais e determinísticas, quando na prática (ou realidade), as coisas não acontecem exatamente assim …o modelo buttom up no qual o PDCA se insere, é uma forma inteligente de modelar o mundo não linear em linear e essa conscientização deve estar na mente das equipes para entender também as limitações e cuidados na aplicação do método,
Diante disso, o PDCA é focado na tarefa e dá menor relevância à influência do ambiente externo ou da “periferia da tarefa”.
Diante disso, acima do PDCA devem operar a gestão tática e estratégica que são de natureza “top down” de cima para baixo, de fora para dentro, não serial, não linear e aleatória, ou seja duais a gestão serial.
Top Down e Botton up são modelos duais, que se cooperam e complementam e dependem um do outro para trabalhar e gerar resultado, nunca trabalham isoladamente.
Sistema de Informação
O sistema para suportar a gestão do trabalho e serviços precisa funcionar como uma ferramenta para gerar mais inteligência para quem usa (primeiro plano) e controle (em segundo plano) para quem gerencia.
Precisa ser uma “ferramenta simples”, vantajosa, prática, “quase essencial”, com foco na execução e resulltados das atividades.
Deve ter caráter essencial, com quantidade necessária e suficiente de informações para a tomada de decisão.
As interfaces e formatos de dados e fluxos de informação precisam facilitar o processamento de dados e informações e geração de conhecimento e sucesso para atingir metas e objetivos e, adicionalmente, prover acesso rápido a informação.
Os sistemas de informação são projetados para ambientes específicos do modelo de negócio e de operações da empresa e dependem fundamentalmente das pessoas assumirem compromissos e engajamento.
Para tal é neecessário fundamentação teórica e planos para ensinar e orientar as equipes entenderem foco, periferia e contexto de trabalho, fazer com corretismo, consistência e capacidade.
