Projeto é um empreendimento temporário para produzir um produto, serviço, solução ou resultado específico com um começo e um fim bem definidos.
A palavra “projeto significava “antes de uma ação”.
É um “conjunto de tarefas” que precisam ser concluído para alcançar um resultado específico, num prazo específico.
É um conceito diferente do conceito de processo.
A natureza temporária dos projetos contrasta com a de processos, que são atividades funcionais repetitivas, permanentes ou semipermanentes.
O projeto pode variar de simples a complexo, gerenciado e executado por uma pessoa ou por muitas pessoas.
Requer o desenvolvimento de habilidades técnicas e emocionais diferentes de processos.
Projeto é um esforço para realizar algo que você não pode fazer em suas atividades diárias rotineiras.
Benefícios da Gestão de Projetos
Os projetos têm alguns benefícios evidentes, como:
- Objetivos bem definidos … a empresa e time de projeto sabem quais resultados esperar.
- Orçamento previamente definido … sem custos inesperados.
- Justificar e garantir o ROI … facilidade para justificar o retorno do investimento pela ponderação de benefícios, custos e riscos.
- Trabalho com equipes multifuncionais … com perspectivas e competências diferenciadas.
- Data de término … o que facilita a organização, planejamento, execução, controle e ajustes.
- Qualidade …
- Custos de produção …
- Taxas de erros …
- Nível de Serviço (NS) …
- Taxa de Retenção de Clientes …
- Taxa de rotatividade de empregados …
- Explicar a razão do projeto … para todas as partes interessadas
- Impulsionar a inovação …
- Fornecer informações … para qaumentar a confiança de interessados.
- Manterem o foco …
- Aprendizagem significativa … ancorar ou conectar novas informações a um aspecto relevante da estrutura do conhecimento prévio do indivíduo, para facilitar a compreensão e significar o conhecimento adquirido.
- Colaboração significativa, descobrir aneiras de trabalhar em grupo e habilidades interpessoais.
- Engajamento mais profundo. …
- Desenvolvimento da Comunicação. …
- Promove a criatividade. …
- 3 C’s – comunicação, coordenação e colaboração . O gerenciamento de projetos tradicional concentra-se nas técnicas de estimativa, planejamento, programação, rastreamento, controle de custos, gerenciamento de riscos e relatórios.
- 3 C’s – comunicação, coordenação e colaboração . O gerenciamento de projetos tradicional concentra-se nas técnicas de estimativa, planejamento, programação, rastreamento, controle de custos, gerenciamento de riscos e relatórios.
- geração de receita, economia de custos, aumento de produtividade, melhoria de qualidade, redução de riscos, conformidade e aprendizado .
- A criação de valor do projeto é ainda maior quando os benefícios estão alinhados com os principais impulsionadores estratégicos organizacionais
- A literatura argumenta que os benefícios eficazes do projeto devem ser específicos, alcançáveis e abrangentes
- Em particular, os benefícios devem “ compreender múltiplas categorias ” para captar as diversas necessidades das múltiplas partes interessadas.
- um projeto geralmente traz inúmeros benefícios.
- Além disso, diversas unidades de negócios e projetos rotulam seus benefícios de forma inconsistente, mesmo dentro da mesma organização proprietária do projeto. Portanto, uma análise comparativa dos projetos, essencial para a gestão de programas e portfólios, torna-se um grande desafio
- O desenvolvimento de uma estrutura de classificação para os benefícios do projeto é importante porque diferentes tipos de benefícios exigem abordagens distintas para a sua gestão.
- Portanto, os projetos se concentram na criação de valor para a organização proprietária do projeto e para as principais partes interessadas
- O valor do projeto é percebido como a razão descontada ao longo do tempo entre benefícios e custos.
- O valor do projeto abrange dimensões como econômica, ambiental, social, tecnológica, política, simbólica e estética
Gestão de Projeto
O objetivo do gerenciamento de projetos é produzir um conjunto completo de tarefas atenda para atingir objetivos específicos, ou ajustar esses objetivos para que possam ser cumpridos.
O conceito de projeto é aplicado em quase tudo que você faz no seu dia a dia.
O principal desafio no gerenciamento de projeto é alcançar todos os objetivos do projeto dentro do escopo e restrições do projeto, descritos no plano de projeto.
O desafio secundário é otimizar a alocação de recursos, para atender aos objetivos pré-definidos, com agregação de valor, com aumento de benefícios e redução de custos e riscos.
Restrições de Projeto
De uma forma geral as restrições dos projetos são Escopo, Tempo, Qualidade e Orçamento.
Escopo … o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com os recursos e funções especificados
Tempo … o prazo para a entrega do projeto.
Qualidade … a superioridade em relação a alguma coisa, ou ganho de valor explicitado na fórmula de Valor = Benefícios / Custos x Riscos.
Orçamento … soma do dinheiro alocado, resumo das despesas pretendidas, propostas de como atendê-las.
Equipe de Projeto
São equipes multifuncionais que trabalham sob a direção de um “gerente de projeto”.
A maioria das equipes de projeto envolve mais de um departamento ou áreas e clientes.
Recebem um forte apoio de um “patrocinador do projeto” para garantir os recursos chave para garantir o sincronismo e alihamento na empresa.
O projeto precisa ter uma proposta de valor com foco, singularidade e mensagem consistente
A equipe de projeto pode ser multidisciplinar e formada durante um período de tempo e é dissolvida no final do projeto.
Precisa ter a combinação certa de pessoas e habilidades para prover alto desempenho e resultado no curto prazo.
O fator chave é trabalho cooperativo, descontraído e confortável, onde os membros se sintam engajados e encorajados para a construção de relacionamentos.
Cada membro é responsável por fornecer feedback construtivo, reconhecer, valorizar e utilizar pontos fortes únicos uns dos outros.
Gerente de Projeto
O gerente de projeto é responsável pelo planejamento, suprimento e execução do projeto.
Raramente participa diretamente das atividades que produzem o resultado final.
É o primeiro ponto de contato para quaisquer problemas ou discrepâncias que surjam durante o ciclo de vida do projeto.
Foca nas metas.
Coleta métricas.
Faz previsões de curto prazo
Recruta recursos.
Previne e resolve conflitos.
Agenda reuniões de controle de projeto.
Propor e acompanhar treinamentos.
Avalia o desempenho da equipe.
Motiva a equipe.
Contar com a ajuda do patrocinador de projeto.
Patrocinador de Projeto
O patrocinador do projeto de uma forma geral é um executivo senior, geralmente no nível de diretoria ou logo abaixo dela, responsável pelo sucesso do projeto.
As responsabilidades do patrocinador perante a alta gerência da empresa são: liderança em cultura e valores, gerenciar o plano de negócio, alinhamento organizacional, gerência do risco do projeto, relacionamento com outros patrocinadores de projetos, focar nos benefícios, recomendar oportunidades de melhorias empresariais, continuidade de patrocínio, fornecer garantias, feedback e lições aprendidas.
As atividades de governança que ocorrem entre o patrocinador e o gerente de projeto são: tomada de decisões, esclarecer prioridades e estratégias de negócios, comunicar problemas, fornecer recursos, dar suporte ao gerente de projeto, promover a ética.
Atividades ocorrem entre o patrocinador e outras partes interessadas do projeto são: envolver os interessados, comunicar, direcionar os relacionamentos com clientes; direciona a governança dos usuários; direciona a governança de fornecedores, arbitrar entre as partes interessadas
O patrocinador precisa ser capaz de exercer pressão dentro da empresa para superar a resistência ao projeto, e para tal demandará cinco atributos pessoais – compreensão, competência, credibilidade, comprometimento e engajamento.
Planejamento de Projetos e Tarefas
Planejamento do projeto faz parte do gerenciamento de projetos, com cronogramas, relações de dependência entre as atividades e o status atual do cronograma para planejar e, subsequentemente, relatar o progresso dentro do ambiente do projeto.
Definir o escopo … propósito e o que deverá ser focado e medido.
Determinar os métodos … seleção dos mais apropriados para a conclusão do projeto.
Determinar as durações das tarefas … necessárias para concluir o trabalho.
Organizar as diferentes áreas de gestão … incluindo planos, cargas de trabalho e gerenciamento de equipes e indivíduos.
Avaliar as dependências lógicas … mapear rede de tarefas, atividades, relações e caminhos críticos.
Se conscientizar que o planejamento do projeto é inerentemente incerto … pois deve ser feito antes que o projeto seja realmente iniciado.
Estimar a duração das tarefas através de uma média ponderada de casos otimistas, normais e pessimistas.
Estimar flutuação ou folga no cronograma.
Estimar recursos necessários … alocar custos de cada atividade e o custo total do projeto.
Otimizar o cronograma do projeto … equilíbrar uso de recursos e duração do projeto para cumprir os objetivos do projeto.
O plano de projeto de uma forma geral deve responder as seguintes perguntas:
Por quê? – Qual é o problema ou proposta de valor abordada pelo projeto? Por que está sendo patrocinado?
O que? – Qual o trabalho que será realizado no projeto? Quais são os principais produtos / entregas ?
Quem? – Quem estará envolvido e quais serão suas responsabilidades dentro do projeto? Como eles serão organizados?
Quando? – Qual é o cronograma do projeto e quando os pontos particularmente significativos, referidos como marcos, serão completos?
Como … qual o método e ferramentas e práticas serão usados.
Quanto … quais os custos e orçamento alocado.
Um projeto envolve a transformação de entradas em uma saída ou produto.
É uma série de tarefas que precisam ser concluídas para alcançar um resultado específico.
Pode variar de simples a complexos e pode ser gerenciado por uma ou muitas pessoas.
Uma tarefa é uma única unidade de trabalho de um projeto, uma etapa em um projeto de várias etapas.
O objetivo do gerenciamento de projetos é produzir um projeto completo que atenda aos objetivos da empresa e cliente, ou, ajustar esses objetivos para que possam ser cumpridos.
De uma forma geral as restrições dos projetos são Escopo, Tempo, Qualidade e Orçamento.
Equipes de projeto são multifuncionais, que trabalham sob a direção de um “gerente de projeto”.
Cada membro é responsável por fornecer feedback construtivo, reconhecer, valorizar e utilizar pontos fortes únicos uns dos outros.
O gerentes de projeto é responsável pelo planejamento, suprimento e execução do projeto.
O patrocinador do projeto de uma forma geral é um executivo senior, responsável pelo sucesso do projeto.
Um plano de projeto responde a perguntas 5W2H sobre o projeto.
Teste seu Conhecimento sobre Projetos
- O que é um projeto?
- Qual o objetivo de um projeto?
- Qual a diferença entre projeto e processo?
- Qual o objetivo de um projeto?
- O que é tarefa?
- O que significa gerenciar tarefa?
- Qual o benefício da gerência de tarefa?
- O que significa gerenciamento de projeto?
- Quais os benefícios do gerenciamento de projetos?
- Quais são as restrições mais frequentes de um projeto?
- Quais são as boas práticas para a formação e gerenciamento de equipes de projeto?
- Cite 5 atividades principais da gerência de projetos.
- Qual a função do patrocinador de projeto?
- O que é um plano de projeto?
