O Monitoramento e Controle de Projeto reúne atividades que avaliam se a execução do projeto está alinhada com o plano de projeto e se necessário, tomar ações corretivas, preventivas ou recomendar melhorias.
É uma das funções principais do gerente de projeto.
Tem também o propósito de criar agentes de mudanças durante e pós projeto.
Pavimentar a etapas vindouras pós projeto: 1) implantação, 2) operacionalização, 3) aprendizagem, 4) estabilização e 5) máxima eficácia de uso de produtos e serviços do projeto.
As principais atividades de monitoramento e controle são:
- Monitorar e controlar de forma paralela e em tempo real a execução do plano de projeto.
- Medir mudanças recomendadas.
- Pesquisar dados e feedbacks da execução e grupo de interesse.
- Identificar desvios e padrões de cargas de trabalho e resultados.
- Controlar a “prontidão da empresa para a mudança”.
Monitoramento e Controle
O Monitoramento ocorre em paralelo com a execução e controle, depende do plano de projeto, treinamento e fundamentação teórica da equipe.
Atividades típicas de monitoramento de execução do projeto são:
- Definir a sistemática de observação do progresso e marcos do projeto.
- Medir e coletar dados e informações de desempenho do projeto.
- Normalizar dados e informações para garantia da qualidade.
- Produzir medidas de desempenho de tempo real e acumulativas.
- Relatar informações de desempenho e atingimento de metas.
O Controle é um conjunto de processos iterativos, com ações, ferramentas e documentações, para manter o projeto no rumo certo, minimizar desvios (gaps) entre planejamento e execução, com foco no custo, tempo gasto e resultados finais …. é fundamentalmente dependente do monitoramento.
Atividades típicas de controle da execução de projeto são:
- Regular o progresso e desempenho do projeto.
- Comparar o desempenho real com planejado.
- Analisar estatísticas, padrões, variações e tendências.
- Identificar áreas de mudança no plano.
- Recomendar melhorias, ações corretivas ou preventivas.
- Iniciar as mudanças identificadas.
Financiamento do Projeto
O monitoramento e controle dos recursos financeitos do projeto visa garantir alinhamento, entre custos e orçamento, reduzir custos e impactos, fazer previsões e recomendações.
Atividades típicas do monitoramento e controle de recursos financeirostípicas são:
- Garantir o alinhamento custos vs orçamento financiado.
- Fazer previsões regulares para custos futuros, orçamento e possíveis discrepâncias.
- Se existir previsão de custos além dos previstos em orçamento, determinar caminhos para reduzir impacto.
- Fazer recomendações para qualquer discrepância orçamentária.
- Se fundos adicionais forem necessários, analisar e e informar necessidade com transparência.
Governança
O foco da governança no monitoramento e controle de projeto é manter os produtos/serviços adequados às “diretrizes de governança definidas no projeto”.
Atividades típicas de governaça do monitoramento e controle:
- Garantir interações e cadência adequada de reuniões com a equipe de projeto.
- Emitir relatórios de status e gerenciamento de risco, de acordo com o tamanho e duração do projeto.
- Visíbilizar todas as partes interessadas sobre o progresso, problemas e soluções.
- Convocar reuniões para problemas urgentes.
- Orientar escopo, financiamento e redirecionamentos do projeto.
Controle da Equipe
O monitoramento e controle da equipe cuida da gestão de pessoas, fundamentação, compreensão, prontidão às mudanças, aderência a escala de recursos e tarefas.
- Compreensão do plano de projeto e da execução.
- Criação, dimensionamento e gestão de escalas de trabalho.
- Aderência de agentes e equipe de projeto à execução planejada.
- Supervisão e ajustes de uso de ferramentas.
- Orientações sobre aquisição, armazenamento e recuperação de dados, informações e conhecimento do projeto.
Monitoramento e Controle da Metodologia e Estrutura
Selecionar e combinar modelos cascata, ágil e híbrido para a gestão eficaz do projeto.
Modelo Cascata
Neste modelo de gestão de projeto a validação de requisitos e os testes de garantia de qualidade são iniciados assim que todo o desenvolvimento for concluído e desenvolvido o plano.
- O processo é modulado em início, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.
- O projeto completo deve ser validado completamente antes de ser lançado.
- Não há testes incrementais ou entrega parcial do projeto.
- Apresenta uma grande vantagem quando o escopo do trabalho é claramente definido, tal como em licitações.
- Apresenta grande desvantagem em virtude da pouca ou quase nenhuma flexibilidade do modelo que posterga a fase de testes e pode gerar muito retrabalho em caso de alteralçao de requisitos ou restrições do projeto.
- É considerado por muitos um método ingênuo e inadequado para o mundo real.
Problemas do Modelo Cascata
Problemas na vida real nãio seguem o fluxo sequencial proposto pelo modelo.
É frequente o cliente não estar consciente de todas as necessidades no início do projeto, o que conflita com a propsta de alto detalhamento inicial.
Uma primeira versão operacional do projeto só estará pronta próxima ao final do projeto.
Ágil
O monitoramento e o controle de projetos ágeis ocorrem de forma parcial em eventos projetados para inspecionar e adaptar o progresso em sprints.
- O modelo ágil é composto de módulos de conjunto de tarefas beves denominados “sprints” (arrancadas)
- O modelo se propõe a aumentar a capacidade de identificar e resolver problemas e identificar oportunidades
- Provê mais tempo para fazer ajustes.
- A coleta, o rastreamento e a análise de dados são essenciais para garantir efetividade do modelo.
- Os sprints funcionam como uma corrente (cadeia) onde o sprint corrente se beneficia das lições aprendidas no sprint anterior.
- As avaliações são realizadas a cada sprint para que a equipe possa expressar: 1) o que está indo bem, 2) o que não está indo bem e 3) identificar o que será mudado ou ajustado na próxima iteração.
Monitoramento e Controle de KPIs
O monitoramento e controle contínuo de indicadores de desempenho do projeto identifica e orienta as áreas de atenção da execução do projeto.
- Determinar ações corretivas, preventivas ou replanejamentos.
- Prever flutuações e tendências.
- Identificar problemas de dimensionamento ou otimização de recursos.
- Prever e minimizar períodos de ociosidades e congestionamento
- Gerenciar corretismo, consistência e capacidade.
Exemplo de áreas de controles são:
- Desempenho projetado vs plano do projeto.
- Custos do projeto vs orçamento aprovado.
- Cronograma do projeto vs cronograma aprovado (e alocações de recursos).
- Escopo do projeto vs implementação das mudanças aprovadas.
- Satisfação da equipe e das partes interessadas.
- Administração de Contratos/Aquisições.
- Qualidade do projeto e produto.
Monitoramento e Controle de Recursos
Monitorar os recursos do projeto durante a execução é fundamental para garantir a entrega dos resultados esperados.
Exemplos de Ferramentas
- Plano de Projeto … documento de referência principal da gestão e monitoramento do projeto para orientar a execução, monitoramento e controle do atingimento de objetivos e metas SMART, explicitar intenções e KPIs de projeto e encerramento do projeto.
- Monitoramento em tempo real … visa melhorar a eficiência operacional, reduzir desperdícios, prevenir ociosidade e congestionamento, aumentar a prontidão para a mudança, otimizar a operação e atendimento ao cliente, aumentar a aderência a escala de trabalho do projeto, sinalizar e agir rápido, controle e otimização de uso de ativos.
- KPIs … selecinar métricas para definir e medir sucesso, corretismo, consistência, capacidade, progresso, pontos fortes, fracos, nível de qualidade, satisfação, áreas de melhorias, antecipar ações corretivas e preventivas.
- Benchmarks … avaliar desempenho relativo do projeto, comparar marcas de referência, padrões de mercado de projetos de mesma natureza.
- Histórico de Dados …
- cronogramas,
- Relatórios e análises …
- Alertas e notificações …
- Coleta de dados …
Monitoramento e Controle do Risco
O monitoramento e controle de risco envolve olhar para todos os recursos e aspectos do projeto e avaliar os riscos.
- Desempenho do trabalho.
- Solicitações de mudança, decisões.
- Atualizações do plano do projeto.
- Fatores ambientais da empresa.
- Custos e problemas de qualidade devem ser considerados para avaliar a exposição a riscos (tanto oportunidades quanto ameaças) para maximizar os impactos positivos e minimizar os impactos negativos aos projetos e seus resultados.
Monitoramento e Controle do Lançamento do Projeto
A equipe de suporte/projeto é responsável por dar suporte ao período de estabilização pós lançamento do projeto.
- Após o a migração do sistema antigo para o novo, os usuários finais demandarão algum tempo para se tornarem proficientes e confortáveis com o novo produto, serviço ou ferramenta.
- A equipe precisa continuar monitorando o sistema e detectar problemas de desempenho/registros de erros antecipadamente.
- Se houver problemas no sistema, a equipe precisa tomar medidas proativas para manter o sistema estabilizado, o que leva a uma melhor adoção do usuário.
- Quando os usuários finais ligam ou enviam um tíquete para o suporte técnico, sua equipe de suporte deve ouvir esses usuários e capturar seus comentários.
- Esse feedback pode se transformar em requisitos e itens de backlog que podem ser entregues para a próxima versão
Monitoramento e Comunicação com as Partes Interessadas
- Durante a fase de monitoramento e controle, um líder de projeto precisa manter o engajamento com as partes interessadas.
- Rregularmente relatar o projeto de acordo com o plano de comunicação.
- O registro das partes interessadas precisa ser atualizado se houver alguma novidade ou alteração nas partes interessadas.
Fornecedores
- Durante esta fase, o trabalho é principalmente técnico.
- O gerente de projeto deve monitora o progresso.
- Intervir para agilizar quando surgem impedimentos.
