O Método de Gestão PDCA – Planejar, Desempenhar, Controlar e Ajustar – é uma ferramenta básica na administração de processos empresariais para gerenciar qualquer tarefa.
- A figura apresenta um check list com 40 itens em 4 etapas.
- São 40 indicadores qualitativos que podem ser checados em qualquer processo de gestão.
- O PDCA tem como propósito gerenciar melhorias no nível de serviço e qualidade de produtos e serviços de forma cíclica e continuada.
- O método provê uma visão sequencial, linear, de baixo para cima (button up).
- É um método simples e intuitivo.
- Permite gerenciar qualquer coisa, mudança, recurso, pessoa, processo, atividade, tarefa.
- São quatro estágios sequenciais cuja a saída de cada estágio é a entrada do próximo.
- A grande vantagem do PDCA está na simplicidade do conceito.
- Os planos e resultados a cada ciclo motivam e geram “disposição” que é uma variável emocional importante que alimenta o processo de aprendizagem e ganho de excelência e cria uma espiral positiva.
Check List.
Método de Gestão PDCA – Planejamento, Desempenho, Controle Ajuste.
Primeiro Estágio … Planejar.
Estágio dedicado a projetar o futuro ( longo, médio e curto prazos), pensar estratégico, identificar o que se pretende alcançar, aumentar a probailidade de sucesso, reduzir o estresse, aumentar a segurança, tomar decisões mais eficazes.
Principais componentes da etapa de planejar.
- Modelo de Negócio, operação ou tarefa.
- Proposta de Valor … razão de existir, intenção social e maior, atributos de valor foco, singularidade e mensagens de valor.
- Objetivos … qual
- KPIs e ITRs.
- Análise SWOT.
- Metas SMART.
- Estratégias e Táticas.
- Plano Interativo.
- Previsões de Demanda
- Dimensionamento de Recursos
Segundo Estágio ... Desempenhar.
Cumprir uma tarefa, cumprir um dever, exercer uma função de acordo com um plano e indicadores de controle e desempenho, testar soluções, coletar dados e monitorar atividades.
Principais componentes da etapa desempenhar.
- Treinamento Técnico.
- Treinamento Emocional e Comportamental.
- Preparação do ambiente de Tarefa.
- Ferramenta de Gestão.
- Ferramenta de Tarefa
- Modelo e Simulação.
- Prática Deliberadas.
- Procedimentos/Instruções de Tarefas.
- Coleta de Informações.
- Feedback e Sintomas.
- Autonomia e Autoeficácia.
Terceiro Estágio … Controle.
- Histórico de Desempenho.
- Aderência das Pessoas a Escala.
- Corretismo.
- Consistência.
- Capacidade.
- Desvios.
- Gravidade.
- Urgência.
- Tendência e Sazonalidade.
- Previsões e Predições.
Quarto Estágio … Ajuste.
- Melhorias Contínuas.
- Adaptação.
- Conformidade.
- Correção.
- Harmonização.
- Precisão e Acurácia.
- Proatividade.
- Alinhamento e Sincronismo.
- Qualificação de Recursos.
- Quantificação de Recursos.
- O método PDCA não se limita a gestão de qualidade de processos.
- É um método de educação e aprendizagem “on the job”.
- Gestão de mudanças e resolução de problemas no curto e médio prazos.
- Não é adequado para abordagem estratégica de longo prazo.
- É uma ferramenta para descobrir, entender, compreender, aprender a trabalhar, trabalhar e aprender, ao mesmo tempo, ” on the job”, repetidamente, controladamente e com ajustes constantes.
- Refletir e pensar crítico sobre os estágios do ciclo de gestão e passagens de bastões”.
- Analisar o “fluxo do trabalho” de forma esmiuçada e linear no tempo, interfaces, informações e materiais de entradas e saídas, responsabilidades de fornecedores e clientes.
- Esquematizar normas e protocolos a serem seguidos.
- Anaisar resultados à luz de objetivos e planos, métodos e ferramentas científicos compartilhados.
- Cada etapa é insumo para a próxima e valida insumos e resultados, continuamente.
- O PDCA foca melhorias de processo e não em produto.
- A melhoria de produto é função da melhoria de processo.
- Os ganhos e compreensões obtidos com o processo sistemático do método PDCA para um produto é aplicado aos demais produtos e para a empresa de uma forma geral.
- Quando focamos em processo, ao inves de produto, aumentamos a qualidade da compreensão entre as pessoas e times e garantimos a transferência desses conhecimentos entre diferentes pessoas e domínios do conhecimento.
- O método PDCA é flexivel e pode ser aplicados em diferentes escopos – tarefa, atividades, processos, níveis estratégico, tático e operacional, com frequência diária, semanal, mensal …. dessa forma pode criar e controlar padrões de articulação e sinconismo na empresa.
Um dos focos do PDCA, ajustados ao longo do tempo, é identificar potenciais lacunas de conhecimento ou incertezas, ou seja. ” análisar gaps”, atividade necessária para criar uma estratégia de sucesso, aumentar a previsibilidade, precisão, reduzir riscos.
Conclusão.
- PDCA é uma ferramenta para sistematizar a gestão de qualquer processo.
- Deve ser ajustado e aprimorado ao longo do tempo, pela aplicação continuada de teoria e prática.
- Antes de tudo é uma ferramenta cognitiva.
- É um método de aprendizagem empresarial que gera evolução do conhecimento, inteligência e especialização continuamente ao longo do tempo.
- PDCA é uma metaferramenta, permite aprender e criar outras ferramentas, através da gestão repetitiva e melhorada.
- Qualquer método ou ferramenta para ser eficaz e eficiente precisa ser planejado, executado, controlado e ajustado … o PDCA permite isso.
- O ciclo do PDCA é sistematizado para proporcionar melhoria contínua de processos e pesoas por meio de planejamento e medição de resultados.
- O conceito do PDCA é simples e intuitivo.
- No entanto, a gestão continuada na prática para uma ou grande número de pessoas que precisam planejar, desempenhar, controlar e ajustar – não é simples e intuitiva.
- É necessário regência, habilidade de governo, responsabilidade, direcionamento, controle, hierarquia, comando.
- Gestão PDCA continuada exige educação continuada.
- Exige custos, disciplina, regras, obediência, saber descritivo (teoria) e saber tácito (prática).
- Isso se ganha com o tempo.
- Exige maturação.
- Fixar conexões neurais e criar novos caminhos de forma repetitiva.
- A repetição, princípio do PDCA. está na base da inteligência humana e artificial.
- É através da repetição que aprendemos e conseguimos discernir o que é mais determinístico e o que é mais aleatório.
- Permite modelar processos, bens e serviços.
- Repetir significa planejar, desempenhar, controlar e ajustar continuamente e melhoradamente.
- Para gerenciar tarefas (unidades de trabalho) e atividades (procedimentos atrelados às tarefas) é necessário repetir atividades da arte e da ciência.
- É necessário incluir atividades e tarefas de gestão dentro da agenda diária e não postergá-las ou deixá-las em segundo, terceiro plano.
- Exige balancear planejado e realizado, prioridades e alocação de tempo, diferentes estados mentais e recursos caros e limitados.
- Gestão é fundamentalmente dependente da inteligência emocional – autoconciência, autocontrole, auto motivação, empatia e sociabilidade – individual e coletiva, com foco na tarefa.
A gestão de pessoas desenvolve o conhecimento teórico e habilidades técnicas, emocionais e cognitivas, modela e constrói a marca, ao longo de vários ciclos de PDCA, alimenta a vontade individual e coletiva de atingir objetivos, inovar, melhorar e quebrar paradigmas.
