Um gargalo é um ponto de congestionamento de um sistema de produção que interrompe ou “desacelera severamente” o seu desempenho e aumenta a fila de espera.
O objetivo deste sumário é conceituar o que é gargalo na gestão de processos, 1, de negócio e sua importância.
Apresentar princípios e conceitos que podem ser aplicados para identificar gargalos nas atividades e tarefas de negócio da sua empresa.
Ajudar a pensar e formular estratégias (princípios e conceitos) que permitam evitar e / ou tratar gargalos.
Conceito de Gargalo
O termo “gargalo” é uma alusão ao ponto mais estreito da garrafa mais provável de ocorrer congestionamento e diminuir o fluxo de vazão.
Gargalos reduzem a qualidade, impactam “SLAs” (acordos de níveis de serviço) , geram atrasos e insatisfações, aumentam os custos de produção e stress e reduzem valor.
São restrições nos recursos (componentes ou funções) fundamentais de um sistema ou processo.
Exemplos Gargalos de Recursos são:
Tempo …
Qualidade …
Pessoas …
Investimentos …
Custos …
Habilidade …
Capacidade …
Etc …
Gestão de Processos e Gargalos
A gestão de processos, preocupa-se em: 1) Identificar, evitar e tratar gargalos e 2) construir uma estrutura cognitiva empresarial para fazer isso, com alto desempenho.
Onde estão os Gargalos?
Gargalos estão onde há escassez de recursos e sobrecargas.
Estão em todos os recursos e atividades chave da empresa, por serem limitados e existir relações de copromisso entre eles.
Quando um gargalo é superado numa determinada categoria de recursos, outros dimensões de recursos viram novas potenciais áreas de gargalos.
A probabilidade de ocorrência de gargalos aumenta nos modelos de negócios baseados em rede, onde pessoas e tarefas são interdependentes, para manter o fluxo de trabalho.
Os gargalos sempre foram mais evidentes na fabricação de produtos, basta observar recursos e produtos que se acumulam na linha de produção.
Já nos processos de negócios, eles podem ser mais difíceis de detectar, já que as filas nem sempre são visíveis, podem estar geograficamente muito dispersas, envolver muitas pessoas, depender de padronização de informações, protocolos, etc.
Gargalos de Curto e Longo Prazos
Existem dois tipos principais de gargalos: curto prazo e longo prazo.
Gargalo de curto prazo … “desalinhamento temporário” entre demanda e oferta. ex: redução da equipe, férias, máquina indisponível, erro de previsão, escala de trabalho, etc.
Gargalo de longo prazo … está incorporado no processo de produção, como uma carência em planejamento, habilidades, capacidade, inteligência, flexibilidade, segurança, etc.
O estudo desses dois gargalos de curto e longo prazos e suas relações de causa e efeito resumem a essência da “teoria de filas” e da gestão de processos.
Gargalos e Filas
Um gargalo inevitavelmente aumenta o tempo de resposta de um sistema, gera instabilidade que leva ou ao congestionamento ou a ociosidade.
Todo o sistema estocastico (aleatório ou não determinístico que pode ser representado por uma distribuição de probabilidade, pode ser representado por trê indicadores quantitativos: taxa de chegada, taxa de saída e tempo de serviço, de tal forma que:
Se taxa de chegada = taxa de saída, o sistema está em equilíbrio.
Se taxa de chegada > taxa de saída, as filas e o tempo de serviço aumentam.
Se taxa de chegada < taxa de saída, as filas e o tempo de serviço reduzem
Gargalos e Dimensionamento de Sistemas
Todo “sistema real” tem gargalos que são inerentes da sua natureza limitada.
É necessário gerenciar e investir tempo para “refletir sobre os possíveis gargalos empresariais”.
Compreender o sistema de filas de espera e possíveis gargalos na sua empresa e na empresa cliente.
Desenvolver um pensar proativo, prever a demanda e planejar a oferta e capacidades dos serviços.
Quando Analisar Gargalos?
A análise de gargalos é uma atividade inerente e fundamental para a gestão de processos e recursos..
Todos os gargalos do processo ou sistema devem ser conhecidos e previstos para serem evitados e tratados.
Como quase tudo, as empresas correm mais riscos de gargalos quando iniciam o processo de produção de um novo produto.
NO início de qualquer projeto o sujeito tem menos informação e experiência e mais incertezas.
Sempre existirão falhas ou melhorias no processo de negócio que a empresa ainda irá se deparar, identificar e corrigir.
Essa visão da situação requer mais detalhes, por conseguinte, afinação, sincronismo, alinhamento.
A gestão de processos e a gestão de gargalos é um contínuo processo de aprendizagem.
Como Analisar Gargalos?
Veja um check list de boas práticas para identificar, evitar e resolver gargalos.
Visão sistêmica … estudar a teoria de sistemas, desenvolver a visão holística de todo o processo de produção (atividades e tarefas chave) do sistema.
Previsões … fazer previsões de carga de trabalho de curto e longo prazos.
Teoria de filas … identificar a relação “carga de trabalho = taxa de chegada de serviço x taxa de serviços”, modelos de filas, tamanho e tempo de fila e faixas de tolerância.
Natureza de gargalos … avaliar gargalos de curto e longo prazos.
Mix 7P … produto, preço, promoção, praça, processo, pessoas, evidências físicas.
Planos de referência … criar planos de referência para tratar situações estratégicas, períodos de ociosidade e sobrecarga.
10 Ferramentas da Gestão de Recursos e Gargalos
- Objetivos e Metas SMART … rever continuamente objetivos e metas e os efeitos na demanda e oferta de recursos.
- Gestão PDCA … Planejar, Desempenhar, Controlar e Ajustar todas as atividades chave do processo de trabalho, de forma cíclica, com foco nos objetivos.
- Check List … fazer lista de verificação, sobre conceitos e atividades de gestão, para reduzir “ambiguidades ou falhas das pessoas”, memorizar pontos de atenção, garantir consistência e integridade na execução de tarefas.
- Diagrama de fluxo de dados … representar graficamente fluxo de dados e serviços, saídas e entradas, repositórios de dados e informações, sintomas e pontos de atenção de gargalos, congestionamentos e filas.
- Mapa … representar gráficamente principais componentes e relacionamentos de uma atividade, processo ou sistema, aytravés de símbolos, relações, caminhos, origens, meios e fins.
- Mapa conceitual .. descrever graficamente um contexto (processo, atividade ou tarefa) a partir de conceitos e princípios.
- Análise de causa raiz … identificar a hierarquia de problemas, através de “perguntas porque”, até chegar a causa raiz de um problema ou gargalo.
- Algoritmo … descrição da sequência de ações para executar uma tarefa ou solução para um determinado tipo de problema, para atingir um objetivo específico, de forma precisa não ambígua, padronizada e produtiva.
Os modelos de negócios estão sendo cada mais quantitativos, para que possam ser implementados em rede.
Sistematizar a gestão de processos em ciclos de PDCA articulados nos planos diário, semanal e mensal … isso significa fazer previsões de carga de trabalho intradia, diária, semanal e mensal (curto prazo e longo prazo).
Fazer previsões intradiárias, diárias, semanais e mensais, baseadas nas previsões e resultados.
Elaborar escalas de trabalho de qualidade, com alta qualidade, aderência e precisão nos resultados.
Treinar a força de trabalho sobre processos, gargalos, filas e importância da gestão e aderência à escala de trabalho.
Desenvolver “planos de referência” para tratar situações intradiárias e diárias de sobrecarga e ociosidade
Monitorar Indicadores de Tempo Real, ITRs, para captar sinais ou padrões de mudanças no ambiente externo e suas implicações no ambiente interno.
Monitorar os níveis de stress das pessoas envolvidas nas atividades via canais de suporte e feedback.
Investir em ferramentas para aprender, investigar, prever, evitar e tratar gargalos e aumentar a habilidade e autonomia para resolver problemas conhecidos.
Pensar de forma sistêmica permite identificar e tratar gargalos que possam afetar os ambientes e objetivos de negócios.
Um gargalo é qualquer obstáculo à produtividade de um sistema (empresa, equipe ou pessoa).
Todo sistema usa recursos limitados e têm gargalos … não existe sistema sem gargalos.
Conhecer um sistema é conhecer seus gargalos.
Estudar os gargalos do sistema explora os seus limites, investiga causas raízes de problemas e áreas de melhoria.
Sistemas semelhantes apresentam gargalos semelhantes e isso ajuda a resolver problemas e transferir conhecimentos entre domínios diferentes.
Quando um gargalo é resolvido um novo gargalo automaticamente é criado e vira “a bola da vez”.
Identificar e tratar gargalos é parte inerente da gestão de sistemas e do pensamento sistêmico.
Gera maior conhecimento e é um indicador de inteligência competitiva.
Tratar gargalos significa enxergar soluções e apontar ideias de aperfeiçoamentos de tarefas.
Evitar ou minimizar que barreiras técnicas e emocionais interfiram o mínimo possível nos resultados.
Gargalos são os responsáveis pelo aumento da dificuldade para alcançar metas pessoais e empresariais.
O maior desafio está em identificar os gargalos … que dependem de objetivos e variáveis circunstanciais … mudam o tempo todo …
Ferramentas Empresariais e Gargalos
As ferramentas empresariais buscam dar autonomia para que “todos” sejam capazes de detectar falhas e gargalos, buscar melhorias no processo produtivo … precisam ser fáceis de aprender, usar e adaptar pela própria pessoa ao ambiente de tarefas e tipo de interação entre o sujeito e o objeto do conhecimento.
