- A ferramenta PDCA é uma das mais básicas da administração de empresas e pode ser aplicada à qualquer processo de negócio.
- O ciclo PDCA foi criado na década de 20 por Walter Andrew Shewart, um físico norte-americano conhecido por ser pioneiro no controle estatístico de qualidade.
- É uma ferramenta baseada num conceito muito simples … PLANEJAR > DESEMPENHAR > CHECAR > AJUSTAR.
- Funciona como uma corrente circular de 4 elos igualmente importantes … só funciona se todos os elos estiverem interconectados.
- Tem como objetivo gerenciar a qualidade dos processos, dados, informações, conhecimento e inteligência.
- Na primeira etapa – Planejar – são avaliados objetivos e metas, recursos, indicadores de controle, SLAs, riscos, estratégias, desafios, habilidades, planos.
- Na segunda etapa – Desempenhar – o foco é direcionado para a execução do plano formulado na etapa anterior, de planejamento.
- Na terceira etapa – Controle – o foco é direcionado para monitorar processos e resultados; medir a eficácia das ações tomadas na etapa desempenhar.
- Na quarta etapa – Agir – o foco é direcionado para tomar ações sobre as “diferenças significativas” entre o resultados real e o planejado identificadas na etapa anterior de controle.
Saiba mais. PDCA
Gerência de Processos, Atividades e Tarefas
Uma boa prática para a gestão de processos é “dividir” em partes menores, mais específicas e mais gerenciáveis, facilitar o processo de decisão, desempenho de tarefas, uso de métodos e ferramentas, mais adequados.
Processo
- Conjunto de subprocessos ou atividades, com insumos e resultados.
- Organizado em equipes gerenciáveis.
- Associado a metas, objetivos, prazos, capacidades e gargalos.
- Usa modelos, métodos, ferramentas, práticas.
- Gera histórico de dados, informação e conhecimento.
Subprocesso
- É um conjunto bem determinado e coeso de atividades e recursos dentro de um processo.
- Detalha o processo maior em processos menores.
- Permite observar os fluxos de trabalho e as atividades necessárias a execução correta e resultados consistentes.
Atividade.
- É a segmentação de subprocessos.
- É o trabalho que efetivamente deve ser realizado em detalhes.
- Explicita a interação da pessoa com ambiente de trabalho.
- Como a atividade deve ser gerida, organizada, resultados esperados.
- Explica métodos e ferramentas que devem ser usados.
- Está associada a um conjunto de tarefas ou etapas para alcançar o objetivos de negócios.
- Foca nos aspectos qualitativos do trabalho individual e em time.
Tarefa
- É uma atividade, prescrita, documentada, com prazo, objetivos a serem alcançados.
- É dependente de outras tarefas, pode ser bloqueada por outras e gerar gargalos.
- É uma “unidade essencial” de trabalho com gerência de tempo.
- A conclusão de uma tarefas está relacionada a conclusão de outras tarefas para criar dependências, articular, otimizar recursos, facilitar a coordenação de tempo, energia e esforço.
- O Gerenciamento de tarefas foca na tarefa ao longo de seu ciclo de vida e o gerenciamento de todos os aspectos: status, prioridade, tempo, atribuições de recursos humanos e financeiros, recorrência, dependência , notificações e assim por diante. Estes podem ser agrupados amplamente nas atividades básicas de gerenciamento de tarefas.
- O gerenciamento de tarefas pode ser auxiliado por software especializado, por exemplo, ferramentas de gerenciamento de força e fluxo de trabalho ou projetos .
Dois trabalhadores ´podem ter a mesma tarefa e ter atividades diferentes.
Procedimentos
Procedimento é uma forma especifica de descrever a realização de atividades e tarefas em detalhes.
- É uma ferramenta utilizada para definir com maior precisão a execução de atividades.
- Detalha atividades para atender questões legais, conformidade regulamentar ou políticas da empresa.
- É tradicionalmente usado para atividades padrão.
- Nem todas as atividades precisam ter um procedimento.
- Uma atividade pode ter um ou vários procedimentos.
- Exemplos: apresentação de despesas, procedimento de compras, avaliação de fornecedores, avaliação financeira, etc.
Um procedimento é uma ótima ferramenta para reter e registrar informações importantes sobre o processo.
Saiba mais. Check list, 5W2H, Mapas mentais.
Cadeia de Valor Interna
Embora endereçada originalmente para a análise de empresas de grande porte, contem os fundamentos e provê uma visão geral e didática dos processos e atividades de negócio, para empresas de qualquer porte.
Objetivo da análise da cadeia de valor é explorar questões e problemas enfrentados pela empresa na cadeia de processos para resolver e aprimorar a gestão de processos.
A parte de cima da cadeia de valor”, ilustra as atividades de suporte da empresa, tais como recursos humanos, compras, contabilidade, infraestrutura, financeiro, planejamento.
A parte de baixo ilustra as atividades primárias, também chamadas de atividades núcleo (core business).
Os produtos (bens ou serviços)entram na organização, passam pelas operações e fluem para o mercado, via estruturas e serviços de distribuição, marketing, vendas e serviços.
O principal desafio do gestor é avaliar a efetividade dos processos e atividades de negócio.
- Analisar suas interfaces com os demais processos de negócio da empresa.
- Padronizar atividades e tarefas.
- Medir, monitorar, analisar KPIs.
- Tomar decisões baseadas em fatos, dados, informações e conhecimento ganho com a gestão do processo ao longo do tempo
Saiba mais. Ferramenta Cadeia de Valor