Gestão de Processos, Atividades e Tarefas
Uma boa prática para a gestão de processos de negócios da empresa é “dividir” a empresa e seus processos em partes menores, mais específicas e mais gerenciáveis, facilitar o processo de decisão, desempenho de tarefas, uso de métodos e ferramentas, mais adequados.
A gestão de processos, atividades e tarefas é a gestão do modelo operacional da empresa.
Processo
Processo é um conjunto sequencial e particular de ações com objetivo comum e pode ter variados propósitos: criar, inventar, projetar, transformar, produzir, controlar, manter e usar produtos ou sistemas.
- Conjunto de subprocessos ou atividades, com insumos e resultados.
- Organizado em equipes gerenciáveis.
- Associado a metas, objetivos, prazos, capacidades e gargalos.
- Usa modelos, métodos, ferramentas, práticas.
- Gera histórico de dados, informação e conhecimento.
Administra a é a gestão de um negócio. Ele inclui todos os aspectos de fiscalizar e supervisionar as operações de negócios e áreas relacionadas, que incluem contabilidade, finanças e marketing.[1]
Visão geral
processo é a sequência de atividades realizadas na geração de resultados para o cliente, desde o início do pedido até a entrega do produto. De acordo com outro conceito mais moderno, que é multidisciplinar, é a sincronia entre insumos, atividades, infraestrutura e referências necessárias para adicionar valor para o ser humano.
Subprocesso
- É um conjunto bem determinado e coeso de atividades e recursos dentro de um processo.
- Detalha o processo maior em processos menores.
- Permite observar os fluxos de trabalho e as atividades necessárias a execução correta e resultados consistentes.
Atividade.
- É a segmentação de subprocessos.
- É o trabalho que efetivamente deve ser realizado em detalhes.
- Explicita a interação da pessoa com ambiente de trabalho.
- Como a atividade deve ser gerida, organizada, resultados esperados.
- Explica métodos e ferramentas que devem ser usados.
- Está associada a um conjunto de tarefas ou etapas para alcançar o objetivos de negócios.
- Foca nos aspectos qualitativos do trabalho individual e em time.
Tarefa
- É uma atividade, prescrita, documentada, com prazo, objetivos a serem alcançados.
- É dependente de outras tarefas, pode ser bloqueada por outras e gerar gargalos.
- É uma “unidade essencial” de trabalho com gerência de tempo.
- A conclusão de uma tarefas está relacionada a conclusão de outras tarefas para criar dependências, articular, otimizar recursos, facilitar a coordenação de tempo, energia e esforço.
- O Gerenciamento de tarefas foca na tarefa ao longo de seu ciclo de vida e o gerenciamento de todos os aspectos: status, prioridade, tempo, atribuições de recursos humanos e financeiros, recorrência, dependência , notificações e assim por diante. Estes podem ser agrupados amplamente nas atividades básicas de gerenciamento de tarefas.
- O gerenciamento de tarefas pode ser auxiliado por software especializado, por exemplo, ferramentas de gerenciamento de força e fluxo de trabalho ou projetos .
Dois trabalhadores ´podem ter a mesma tarefa e ter atividades diferentes.
Procedimentos
Procedimento é uma forma especifica de descrever a realização de atividades e tarefas em detalhes.
- É uma ferramenta utilizada para definir com maior precisão a execução de atividades.
- Detalha atividades para atender questões legais, conformidade regulamentar ou políticas da empresa.
- É tradicionalmente usado para atividades padrão.
- Nem todas as atividades precisam ter um procedimento.
- Uma atividade pode ter um ou vários procedimentos.
- Exemplos: apresentação de despesas, procedimento de compras, avaliação de fornecedores, avaliação financeira, etc.
Um procedimento é uma ótima ferramenta para reter e registrar informações importantes sobre o processo.
Saiba mais. Check list, 5W2H, Mapas mentais.
Cadeia de Valor Interna
Embora endereçada originalmente para a análise de empresas de grande porte, contem os fundamentos e provê uma visão geral e didática dos processos e atividades de negócio, para empresas de qualquer porte.
Objetivo da análise da cadeia de valor é explorar questões e problemas enfrentados pela empresa na cadeia de processos para resolver e aprimorar a gestão de processos.
A parte de cima da cadeia de valor”, ilustra as atividades de suporte da empresa, tais como recursos humanos, compras, contabilidade, infraestrutura, financeiro, planejamento.
A parte de baixo ilustra as atividades primárias, também chamadas de atividades núcleo (core business).
Os produtos (bens ou serviços)entram na organização, passam pelas operações e fluem para o mercado, via estruturas e serviços de distribuição, marketing, vendas e serviços.
O principal desafio do gestor é avaliar a efetividade dos processos e atividades de negócio.
- Analisar suas interfaces com os demais processos de negócio da empresa.
- Padronizar atividades e tarefas.
- Medir, monitorar, analisar KPIs.
- Tomar decisões baseadas em fatos, dados, informações e conhecimento ganho com a gestão do processo ao longo do tempo
Saiba mais. Ferramenta Cadeia de Valor
