Check list ou lista de verificação, é uma ferramenta de gestão de escopo.
É uma lista de pontos de atenção que precisam ser verificados.
É um guia de consulta rápida … para a qual “não se lê , mas apenas se usa” … procura-se a informação relevante nela, mas geralmente não é preciso lidar com a lista como um todo.
É uma ferramenta gerenciamento do escopo … avalia itens a serem produzidos, tarefas a serem realizadas, quantidade, qualidade, variedade exigida, tempo, recursos disponíveis, acordados e possíveis variações nas restrições ou circunstâncias.
Do ponto de vista cognitivo … especifica pontos de atenção, percepção, memória, pensamento, linguagem ou aprendizagem de uma tarefa relevantes para um dado objetico ou situação específica.
Uma tarefa específica tem potencialmente vários check lists para a gestão de melhorias no planejamento, execução, controle e ajustes da tarefa.
Exemplos de Objetivos do uso istas de verifificação na gestão de tarefas
- Acertar na primeira vez … aumentar a eficácia (atingir objetivo) da tarefa.
- Evitar erros … reduzir ou prevenir erros e retrabalhos da tarefa.
- Ajustar … especificar o que deve ser melhorado, monitorado, corrigido, conferido, prevenido.
- Algoritimizar … facilitar a computadorização, sequenciar, padronizar, sistematizar, controlar tarefas de forma “mais simples e exata”.
- Autonomia … facilitar a compreensão e reprodução da tarefa, com menos supervisão.
- Automatizar … memorizar, descrever e fazer a sequência correta de uma tarefa de forma rápida, ágil, sem supervisão.
- Avaliar desempenho … modelo de referência para avaliar o corretismo e desempenho da tarefa ou produto para um objetivo específico
- Comunicar … interagir de forma prática, estruturada, enxuta, rápida, itemizada, visando alta qualidade de compreensão.
- Controlar … garantir corretismo, consistência e capacidade na gestão de escopo de uma tarefa.
- Custar “quase zero” … ferramenta tecnologicamente básica, dependente essencialmente de “lápis e papel”.
- Eficiência … aumentar a capacidade e probabilidade de fazer tarefas corretas, rápidas e com melhores resultados.
- Eficácia … aumentar a objetividade, o efeito da ação, a probabilidade de acerto, durabilidade e qualidade da tarefa.
- Escopo … definir propósito, limite de atuação, todos os fatores para a gestão da tarefa.
- Especificar … “precisar”, esclarecer, enumerar especificamente um problema ou atividade da tarefa.
- Formatar … formatar os dados e informação em lista, texto curto, com variáveis ou conceitos.
- Interagir … formatar
- Linguagem formal … usar o formato check list como bloco de informação primário de definição de escopo de referêncis de qualquer tarefa, recurso, bem ou serviço na empresa..
- Mensurar … selecionar indicadores de tarefa – frequência, tempo e capacidade.
- Valorizar … justificar valor explicando benefícios, custos e riscos da tarefa, produtos e serviços.
- Omissão ou Negligência... listar todos os recursos e pessoas envolvidos, evitar não mencionar algo ou esquecer.
- Simplificar … explicar a essencialidade de algo de forma clara
- Ler … definir a técnica leitura ativa … objetivo, tempo, seletividade, títulos, conceitos chave, ção
- Escrever …facilitar a leitura ativa, definir cliente alvo, objetivo, título, introdução, corpo (argumentos), conclusão e chamada de ação.
- Validar … atestar qualidade de tarefa r ptodutos com verificação de critérios, faixas de tolerância de qualidade.
- alidação de processo (sistema da qualidade) é o mecanismo ou a atividade usada pela organização para assegurar que um processo cuja saída não é totalmente verificável seja capaz de fornecer de forma constante produtos que atendam às especificações.
- A Validação de Processo faz parte do Plano Mestre de Validação (PMV), destacando-se a performance do processo de fabricação, ou seja, a confiabilidade, rastreabilidade e qualidade das informações definidas durante os testes. Para cada produto será realizada a Validação de Processo, gerando um protocolo com os critérios de aceitação e o relatório final para aprovação do processo. A Validação de Processo pode ser concorrente ou prospectiva, conforme a freqüência de fabricação do produto.
Todos esses objetivos e atividades são sumarizados e padronizadas no formato de check list em check list e servir
Observação.
O check list ou lista de verificação quanto mais específica e curta melhor, caso contrário perde força cognitiva e de gestão.
Como fazer um Check List
É necessário examinar o nome (identificação), propósito (razão), objetivo (qualificação), situação (análise), metas (quantificação) , estratégia (caminho), plano (operacionalização), execução (saber fazer), controle (regulação) e ajustes (melhorias).
Check List e Gestão de Escopo
O check list é primariamente uma ferramenta de gestão de escopo.
Gestão de escopo compreende avaliar o todo no primeiro plano e suas partes e relações de causa e efeito, limites, fronteiras ( e até paradigmas), para a aplicação do esforço de projeto e gestão (planejar, desempenhar, controlar e ajustar).
Quanto mais específico o escopo melhor, mais fácil e efetivo formular “check lists”
Estado mental
O check list aciona estados mentais.
Exemplos de estados mentais:
Filosófico …
Pensamento Científico … pensamento baseado no métodos científico … empírico, factual, experiencial, observativo, cético, hipotético, falseável e reprodutivo.
Pensamento Prático … pensamento tácito … experiência no fazer … pensamento no curto prazo e no agora (tempo real) … habilidade no fazer e usar recursos disponíveis … considerar alternativas e possíveis problemas experienciados, saber aplicar ferramentas para usar nas diferentes situações … saber se comportar … ter familiaridade com o ambiente, controlar emoções e a empatia … socializar para
Pragmático … pensamento prático, qualitativo, materialista, racional, flexível, visando melhores resultados para atingir objetivos específicos, independente e ponderando a qualidade dos meios … o mais importante é saber escolher o melhor método para atingir o objetivo qualitativo.
Construtivista … teoria do conhecimento … abordagem de pensamento centrado no sujeito e sua interpretação do conhecimento científico.
Empirismo … pensamento científico.
Estado mental é um composto cognitivo gerado pelo o pensamento e suas conexões com a funções cognitivas subjacentes, como atenção, memória, percepção, linguagem e aprendizagem.
O check list deve considerar o estado mental do sujeito, para cumprir um “propósito prático e específico”.
Observe que cada tipo de estado metal ou pensamento aprofunda determinados caminhos que estão interconectados de várias formas.
O que é o check list … definir do que se trata o escopo do check list, o assunto, o foco, os atributos ou partes relevantes envolvidas na tarefa.
- Quem … apontar quem elabora, fonte, r, demonstrar o uso e usar no dia a dia.
- Porque … explicar o propósito e objetivo SMART – eSpecífico, Memorável, Acessível, Relevante e Temporal, de uso.
- Quando … indicar os momentos de uso no planejamento, desempenho, controle e ajuste da tarefa.
- Onde … definir localização e características do ambiente de realização do check list.
- Como … listar sequência itemizada e sumarizada, testar a lista antes de utilizar com algumas pessoas, para validar, tirar dúvidas ou fazer melhorias, que normalmente surgem.
- Quanto … definir os itens de verificação, quantidades, indicadores da tarefa, produto ou serviço.
Uma lista de verificação é resultado do processo racional de resolução do problemas e está ali como um resumo mnemônico e essencial do que se quer resolver para atingir um objetivo.
É a aplicação do pensamento prático … fazendo analogia, “o check list permite fazermos um “download” de um contexto trabalhado e estruturado para nos ajudar a desempenhar, e neste sentido, representa o exercício do pensamento prático que conecta a teoria à prática, traz para a memória principal , os principais aspectos (partes) a serem consideradas para a solução desejada (todo).
Funciona como hipótese e teoria … pode ser aplicada de forma recursiva, até chegar a melhor solução ou melhor check list, via a prática, reprodução do uso e refinamento do bom senso.
Exercício natural de análise … de uma forma geral, para observar, fazer hipóteses, usar teorias e fórmulas, o nosso cérebro desenvolve check lists e os decompõe, repetidamente, iterativamente, em n partes (em lista), e controla o “quanto de energia” de acordo com vários fatores, como crenças, objetivo, razão, emoção, etc, que compõem a hierarquia de necessidades ou solução de um problema.
Gerência de escopo … as listas de verificação são ferramentas para gerenciar escopo e não devem ser usadas como substitutas do bom senso.
Ferramenta mnemônica … A memorização de listas de verificação ajuda nos contatos de negócio e na resolução de problemas e são muito usadas para resumir e orientar uma fala ou discurso.
Tem suas limitações e cuidados … a dependência excessiva de listas de verificação pode prejudicar o desempenho ao lidar com uma situação de tempo crítico, por exemplo, uma emergência ou um contato de venda que exija alta velocidade.
Listas de verificação são muitas vezes erroneamente menosprezadas, mas elas estão no núcleo dos fundamentos da gestão de processos.