O Método de Gestão PDCA – Planejar, Desempenhar, Controlar e Ajustar – é uma ferramenta básica na administração de processos empresariais para gerenciar tarefas e atividades, em quatro etapas.
- A figura apresenta um check list com 40 itens em 4 etapas.
- São 40 indicadores qualitativos que podem ser checados em qualquer processo de gestão.
- O método provê uma visão sequencial, linear, de baixo para cima (button up).
- É um método simples e intuitivo.
- Permite gerenciar qualquer coisa, mudança, recurso, pessoa, processo, atividade, tarefa.
- São quatro estágios sequenciais cuja a saída de cada estágio é a entrada do próximo.
- A grande vantagem do PDCA está na simplicidade do conceito.
- Os planos e resultados a cada ciclo motivam e geram “disposição” que é uma variável emocional importante que alimenta o processo de aprendizagem e ganho de excelência e cria uma espiral positiva.
Check List.
Método de Gestão PDCA – Planejamento, Desempenho, Controle e Ajuste.
Primeiro Estágio … Planejar.
Estágio dedicado a projetar o ciclo da tarefa (ou projeto) identificar o que se pretende alcançar, como aumentar a probailidade de sucesso, reduzir o estresse, aumentar a segurança, tomar decisões mais eficazes, aumentar a velocidade do fluxo de informações e trabalho … gerar um plano.
- Modelo de Negócio … ajustar o modelo de funcionamento da empresa no plano operacional tendo em mente vários prtincipioa de gestão de atividades, recursos, receitas, custos, ofertas, mercado, clientes, parcerias.
- Proposta de Valor … toda gestão necessita cumprir a proposta de valor, atentar para os valores, foco e mensagem da marca, definir regras, normas, condutas, ofertas e campanhas de marketing que expressem isso.
- Objetivo … o que se quer atingir especificamente, qual o sucesso pretendido, quais as necessidades e problemas afetados
- Análise de Situação e Competitividade (SWOT) … analisar contexto, circunstâncias e situações, forças, fraquezas, oportunidades, ameaças, competitividade e condição para atingir o objetivo.
- Previsões … prever cenaros, tendências, distribuição de demandas, ofertas, dimensionamento de recursos, esforço, receita, custo, fluxo de caixa, taxa de crescimento, sazonalidades.
- Metas SMART … desdobrar quantificar objetivos de forma eSpecífica, Mensurável, Acessível, Relevante e Temporal.
- Estratégias e Táticas … especificar um conjunto, ações, responsáveis, recursos disponíveis, explicar a lógica para atingir objetivo com eficácia e eficiência, redução de risco, otimização de recursos, dividir a estratégia em táticas para facilitar a gestão e aumentar desempenho.
- Plano Interativo … elaborar um documento ou mapa sintético e dinâmico como referência para leitura ativa e facilitar o trabalho, controle e ajustes, incentivar e configurar a participação e interação do time e o espírito de coesão, compreensão dos objetivos e metas SMART … explicitar lista de ações, recursos, ferramentas, responsáveis, tempos de atividades, articulações, sincronismos e prazos … um plano é muito mais do que uma descrição de estratégia, é uma ferramenta que interage com mentes e corações, requer arte e ciência, depende de forma e conteúdo.
- Indicadores … indicadores medem mudanças, controlar o risco (projetar o futuro) ou avaliar desempenho (medir o passado), de forma quantitativa e qualitativa, em tempo real e acumulativa, no curto, médio e longo prazos, dessa forma são “fios condutores articulados”.
Segundo Estágio ... Desempenhar.
A estapa desempenhar tem como objetivo cumprir o plano de execução da tarefa de forma correta, transparente, isonômica, padronizada, tratar insumos, informações, executar as instruções e controles, procedimentos, com habilidade (excelência), atuar proativamente para atingir metas de forma consistente, coletar informações para a continuidade do fluxo de trabalho e entregar o serviço e facilitar o monitoramento e controle para melhorias continuadas nos vários ciclos futuros.
- Estudar o Plano … entender o trabalho individual (operacional) e em time (tático) qual o objetivo, habilidades, desafios e como ele será avaliado.
- Treinamento Técnico … saber “o que” especificamente deve ser feito, “quem” faz, “por quê” faz, “onde” e “quando” as atividades devem acontecer, “como” fazer e empregar métodos e ferramentas e quanto de recurso ou esforço deve ser demandado.
- Treinamento Emocional … antever situações e comportamentos de alto desempenho, fazer autodiagnóstico da autoconsciência, autocontrole, automotivação, empatia, sociabilidade, desenvolver ferramentas e esquemas cognitivos para simular tarefas e situações reais, desenvolver esquemas para acessar estados mentais de atenção, percepção, memória, pensamento, linguagem e aprendizagem com foco em tarefas específicas.
- Preparação do Ambiente de Tarefa … o desempenho e excelência operacional depende do ambiente, da organização espacial ou física do espaço e das informações abstratas e semióticas dos processos e mudanças no entorno do sujeito (equipe), tarefas e ferramentas … é uma rede de recursos, demanda limpeza, disposição de objetos, utilização de espaços, armazenagem física e digital, um conjunto de ocessos, procedimentos, fluxos de trabalho e informações … o ambiente influi diretamente na produtividade, menor tempo de busca de informação, redução do stress, bem estar do ambiente, maior segurança e redução de riscos ou acidentes, socialização e aculturamento da empresa e cadeia de valor, e com isso coopera para alcançar níveis de desempenho projetados, redução de custos, eliminação de desperdícios e melhoria da qualidade dos produtos e serviços.
- Ferramenta …orientar o planejar, desempenhar, monitorar, controlar e ajustar atividades, e tarefas, instrumentalizar o corretismo, consistência e capacidade, otimizar e aprimorar recursos, processos, aumentar a eficiência e a produtividade, facilitar a tomada de decisões, alcance de objetivos e metas … gestão de mudança, recursos, processo, projetos, governança, marketing, vendas, logística, economia e finanças, inteligência e conhecimento.
- Modelagem e Simulação … o bom desempenho depende do bom plnejamento, usar modelos físicos ou abstratos para representar a realidade e a teoria, medir, projetar, visualizar, imaginar e simular fenômenos e situações reais, fazer previsões, testar hipóteses de demandas, ofertas, preços, desempenhos, modelos de negócios, acordos de níveis de serviço e assim por diante.
- Prática Deliberada … aprimorar técnicas de aprendizagem de habilidades “on the job”, para aplicar a teoria na prática, de forma repetitiva e padronizada, com uso de tecnologias e ferramentas físicas, mentais, artificiais para executar tarefas e atividades específicas, garantir a aplicação correta da técnica, aprimorar a técnica e tática de trabalho em time e em rede … “mirar” a especialização.
- Tarefa … tarefa é uma unidade de trabalho específica, de um projeto ou processo, precisa ser facilmente mensurável , atingível pelos padrões de excelência projetados e testados, relevante pela importância e contribuição no atingimento de objetivos e metas do negócio e temporal no que tange a tempo de ciclo de tarefa e prazos de entrega, o desempenho da tarefa é medido pelo corretismo do fazer, cosistência no rsultadois e capacidade de entregar a eficiência prometida.
- Informação … reduz incerteza, aumenta a confiança, suporta a tomada de decisão, em todas as etapas da gestão da tarefa (planejamento, desempenho, controle e ajustes), cada qual com demandas distintas … depende da gestão da qualidade e quantidade de fontes e canais de informação, do processo de processamento, aquisição, armazenamento e recuperação, normatização, padronização de dados para gerar informação … o uso eficaz da depende do conhecimento do sujeito sobre a tarefa e contexto.
- Feedback e Sintomas … a busca da aprendizagem e excelência exige desenvolver inteligência emocional, para saber gerenciar emoções e estados mentais das tarefas em todas as suas etapas, é dem diferente o estado cognitivo e emocional de cada estágio da tarefa … depende do sujeito assumir o controle da tarefa, distribuir esforço e atenção, avaliar se existe diferença entre planejado e realizado, quais são as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças percebidas ou experenciadas … o que pode ser melhorado e o que deve ser evitado, quais são os pontos de atenção.
Terceiro Estágio … Controle.
O principal objetivo do controle na gestão é assegurar que as atividades e os recursos da empresa sejam utilizados de forma eficaz e eficiente, garantir que objetivos e metas sejam alcançados, envolve o acompanhamento das atividades, a avaliação do desempenho e a tomada de medidas corretivas para corrigir desvios e melhorar os resultados.
- Aderência a Escala de Trabalho … orientar o trabalho em time e em rede, o quanto custa e vale a disciplina e o compromisso de estar na hora certa, de forma alinhada, articulada e sincronizada, para otimizar e aumentar a disponibilidade de recursos, produtividade e redução de desperdício e custo.
- Histórico de Desempenho … garantir um conjunto de indicadores de controle e desempenho e informações de qualidade, ao longo do tempo para descrever o perfil de demanda, desempenho, carga de trabalho e controle da empresa … garantir insumo para avaliar o passado, presente e prever o futuro.
- Corretismo … fazer o que está escrito, cumprir o plano, seguir as instruções, usar regras ou normas em três planos técnico (teoria e prática da tarefa), cognitivos (desempenho mental para a execução da tarefa) e comportamento (ética, moral, intenção, atitudes no ambiente)
- Consistência … garantir resultados e níveis de serviços estáveis dentro das faixas de tolerância e capacidade, aumentar a confiança e precisão das previsões e tomada de decisão. de investir em mais ou menos recursos.
- Capacidade … garantir qualidade e quantidade para realizar uma tarefa
- Padrões e Desvios … identificar o que é padrão, o que se espera e o que é desvio ou anomalia, principais tradeoff ou relações de compromisso entre indicadores de controle e desempenho, servir de base para fazer previsões de demandas e ofertas.
- Gravidade … calcular o impacto de desvios realizado/planejado, fazer novas previsões incluindo estes desvios para dimensionar o impacto nos resultados financeiros (receita, custo e lucro), operacional (produtividade), reputacional (imagem e confiança), ou outras áreas relevantes da gestão.
- Urgência … prevenir urgências via rotinas, criar esquemas, revisões programadas, para organizar e executar ações rápidas, planos de referência, ou projetos, para lidar com situações de atenção imediata, que geralmente envolvem a definição de protocolos e monitoramento em tempo real.
- Risco … avaliar o efeito da incerteza sobre os objetivos, identificar principais ativos e fontes de risco para as mudanças planejadas e não planejadas, identificar diferentes formas de mitigar e tratar diferentes tipos de risco,
- Indicadores de controle de risco — atrasos de projeto, tempo médio de entrega de serviço, conformidade regulamentar, variação de escopo, desvios de gastos, segurança da informação, disponibilidade de sistema, tempo médio entre falhas, tempo médio de reparo de falhas, inadimplência, volatilidade de preços,
Quarto Estágio … Ajuste.
- Ações corretivas … planos de ação para tratar diferenças significativas entre resultados reais e planejados.
- Ações preventivas … planos de ação para agir antes de acontecer,
- Adaptação … ajustar processos para atender mudanças de necessidades de mercado e objetivos da empresa.
- Alinhamento e sincronismo … buscar harmonia entre estratégia, tática e operação, pessoas e processos, compatibilidade de pensamentos, emoções e ações.
- Conformidade … implantar regras de proteção contra riscos legais e financeiros e construir reputação.
- Harmonização … ajustar modelo, processo e protocolos, para trabalho em time envolvendo vários indivíduos, atividades, fluxos de trabalho, para evitar conflitos e facilitar a sinergia e mediação na interação.
- Melhorias contínuas … a cada ciclo uma melhoria pode ser incluída.
- Otimização …. aprimorar o método que um processo ou recurso é utilizado, simplificar etapas, eliminar desperdícios.
- Precisão e acurácia … refinar sistema de medidas, precisão e redução de erros pou falhas.
- Proatividade … agir antes dos efeitos, desenvolver flexibilidade e resiliência para atingir metas.
- O método PDCA não se limita a gestão de qualidade de processos.
- É um método de educação e aprendizagem “on the job”.
- Gestão de mudanças e resolução de problemas no curto e médio prazos.
- Não é adequado para abordagem estratégica de longo prazo.
- É uma ferramenta para descobrir, entender, compreender, aprender a trabalhar, trabalhar e aprender, ” on the job”, repetidamente, controladamente e com ajustes constantes.
- Refletir e pensar crítico sobre os estágios do ciclo de gestão e passagens de bastões”.
- Analisar o “fluxo do trabalho” de forma esmiuçada e linear no tempo, interfaces, informações e materiais de entradas e saídas, responsabilidades de fornecedores e clientes.
- Esquematizar normas e protocolos a serem seguidos.
- Anaisar resultados à luz de objetivos e planos, métodos e ferramentas científicos compartilhados.
- Cada etapa é insumo para a próxima e valida insumos e resultados, continuamente.
- O PDCA foca melhorias de processo e não em produto.
- A melhoria de produto é função da melhoria de processo.
- Os ganhos e compreensões obtidos com o processo sistemático do método PDCA para um produto é aplicado aos demais produtos e para a empresa de uma forma geral.
- Quando focamos em processo, ao inves de produto, aumentamos a qualidade da compreensão entre as pessoas e times e garantimos a transferência desses conhecimentos entre diferentes pessoas e domínios do conhecimento.
- O método PDCA é flexivel e pode ser aplicados em diferentes escopos – tarefa, atividades, processos, níveis estratégico, tático e operacional, com frequência diária, semanal, mensal …. dessa forma pode criar e controlar padrões de articulação e sinconismo na empresa.
Um dos focos do PDCA, ajustados ao longo do tempo, é identificar potenciais lacunas de conhecimento ou incertezas, ou seja. ” análisar gaps”, atividade necessária para criar uma estratégia de sucesso, aumentar a previsibilidade, precisão, reduzir riscos.
Conclusão.
- PDCA é uma ferramenta para sistematizar a gestão de qualquer processo.
- Deve ser ajustado e aprimorado ao longo do tempo, pela aplicação continuada de teoria e prática.
- Antes de tudo é uma ferramenta cognitiva.
- É um método de aprendizagem empresarial que gera evolução do conhecimento, inteligência e especialização continuamente ao longo do tempo.
- PDCA é uma metaferramenta, permite aprender e criar outras ferramentas, através da gestão repetitiva e melhorada.
- Qualquer método ou ferramenta para ser eficaz e eficiente precisa ser planejado, executado, controlado e ajustado … o PDCA permite isso.
- O ciclo do PDCA é sistematizado para proporcionar melhoria contínua de processos e pesoas por meio de planejamento e medição de resultados.
- O conceito do PDCA é simples e intuitivo.
- No entanto, a gestão continuada na prática para uma ou grande número de pessoas que precisam planejar, desempenhar, controlar e ajustar – não é simples e intuitiva.
- É necessário regência, habilidade de governo, responsabilidade, direcionamento, controle, hierarquia, comando.
- Gestão PDCA continuada exige educação continuada.
- Exige custos, disciplina, regras, obediência, saber descritivo (teoria) e saber tácito (prática).
- Isso se ganha com o tempo.
- Exige maturação.
- Fixar conexões neurais e criar novos caminhos de forma repetitiva.
- A repetição, princípio do PDCA. está na base da inteligência humana e artificial.
- É através da repetição que aprendemos e conseguimos discernir o que é mais determinístico e o que é mais aleatório.
- Permite modelar processos, bens e serviços.
- Repetir significa planejar, desempenhar, controlar e ajustar continuamente e melhoradamente.
- Para gerenciar tarefas (unidades de trabalho) e atividades (procedimentos atrelados às tarefas) é necessário repetir atividades da arte e da ciência.
- É necessário incluir atividades e tarefas de gestão dentro da agenda diária e não postergá-las ou deixá-las em segundo, terceiro plano.
- Exige balancear planejado e realizado, prioridades e alocação de tempo, diferentes estados mentais e recursos caros e limitados.
- Gestão é fundamentalmente dependente da inteligência emocional – autoconciência, autocontrole, auto motivação, empatia e sociabilidade – individual e coletiva, com foco na tarefa.
A gestão de pessoas desenvolve o conhecimento teórico e habilidades técnicas, emocionais e cognitivas, modela e constrói a marca, ao longo de vários ciclos de PDCA, alimenta a vontade individual e coletiva de atingir objetivos, inovar, melhorar e quebrar paradigmas.
