O Método de Gestão PDCA – Planejar, Desempenhar, Controlar e Ajustar – é uma ferramenta básica na administração de processos empresariais para gerenciar tarefas e atividades, em quatro etapas.
- A figura apresenta um check list com 40 itens em 4 etapas.
- São 40 indicadores qualitativos que podem ser checados em qualquer processo de gestão.
- O PDCA tem como propósito gerenciar melhorias no nível de serviço e qualidade de produtos e serviços de forma cíclica e continuada.
- O método provê uma visão sequencial, linear, de baixo para cima (button up).
- É um método simples e intuitivo.
- Permite gerenciar qualquer coisa, mudança, recurso, pessoa, processo, atividade, tarefa.
- São quatro estágios sequenciais cuja a saída de cada estágio é a entrada do próximo.
- A grande vantagem do PDCA está na simplicidade do conceito.
- Os planos e resultados a cada ciclo motivam e geram “disposição” que é uma variável emocional importante que alimenta o processo de aprendizagem e ganho de excelência e cria uma espiral positiva.
Check List.
Método de Gestão PDCA – Planejamento, Desempenho, Controle e Ajuste.
Primeiro Estágio … Planejar.
Estágio dedicado a projetar o futuro no curto e médio prazo, identificar o que se pretende alcançar, como aumentar a probailidade de sucesso, reduzir o estresse, aumentar a segurança, tomar decisões mais eficazes, aumentar a velocidade do fluxo de informações e trabalho.
- Modelo de Negócio … toda a empresa roda segundo um modelo de negócio, o PDCA ajuda a ajustar o modelo de funcionamento da empresa no plano operacional tendo em mente vários prtincipioa de gestão de atividades, recursos, receitas, custos, ofertas, mercado, clientes, parcerias.
- Proposta de Valor … toda gestão necessita cumprir a proposta de valor, atentar para os valores, foco e mensagem da marca, definir regras, normas, condutas, ofertas e campanhas de marketing que expressem isso.
- Objetivo … o que se quer atingir especificamente, qual o sucesso pretendido, quais as necessidades e problemas afetados
- Análise de Situação e Competitividade – SWOT … analisar contexto, circunstâncias e situações, forças, fraquezas, oportunidades, ameaças, competitividade, condição para atingir o objetivo.
- Previsões … prever cenaros, tendências, distribuição de demandas, ofertas, dimensionamento de recursos, esforço, receita, custo, fluxo de caixa, taxa de crescimento, sazonalidades.
- Metas SMART … desdobrar quantificar objetivos de forma eSpecífica, Mensurável, Acessível, Relevante e Temporal.
- Estratégias e Táticas … especificar um conjunto, ações, responsáveis, recursos disponíveis, explicar a lógica para atingir objetivo com eficácia e eficiência, redução de risco, otimização de recursos, dividir a estratégia em táticas para facilitar a gestão e aumentar desempenho.
- Plano Interativo … elaborar um documento ou mapa sintético e dinâmico como referência para leitura ativa e facilitar o trabalho, controle e ajustes, incentivar e configurar a participação e interação do time e o espírito de coesão, compreensão dos objetivos e metas SMART … explicitar lista de ações, recursos, ferramentas, responsáveis, tempos de atividades, articulações, sincronismos e prazos … um plano é muito mais do que uma descrição de estratégia, é uma ferramenta que interage com mentes e corações, requer arte e ciência, depende de forma e conteúdo.
- Selecionar indicadores … indicadores são fios condutores … podem ser de controle de risco (para medir o futuro) ou indicadores de desempenho para (medir o passado) e com isso prever, projetar, executar, monitorar e avaliar o desempenho das mudanças
Segundo Estágio ... Desempenhar.
A estapa desempenhar tem como objetivo cumprir o plano de execução da tarefa de forma correta, transparente, isonômica, padronizada, tratar insumos, informações, executar as instruções e controles, procedimentos, com habilidade (excelência), atuar proativamente par atingir metas de forma consistente, coletar informações para a continuidade do fluxo de trabalho e entregar o serviço e facilitar o monitoramento e controle para melhorias continuadas nos vários ciclos futuros.
- Estudar o Plano …estudar e aprender o plano, sua intenção, entender o trabalho individual (operacional) e em time (tático) qual o objetivo, habilidades, desafios e como ele será avaliado.
- Treinamento Técnico … saber “que” deve ser feito, “quem“deve fazer e qual a habilidade, “por quê” deve ser feito, “onde” e “quando” as atividades devem acontecer, “como” empregar métodos e ferramentas e quanto de recurso ou esforço deve ser demandado.
- Treinamento Emocional … antever situações e comportamentos de alto desempenho, fazer autodiagnóstico da autoconsciência, autocontrole, automotivação, empatia, sociabilidade, desenvolver ferramentas e esquemas cognitivos para simular tarefas e situações reais, desenvolver esquemas para acessar estados mentais de atenção, percepção, memória, pensamento, linguagem e aprendizagem com foco em tarefas específicas.
- Preparação do Ambiente de Tarefa … o desempenho e excelência operacional depende do ambiente, da organização espacial ou física do espaço e das informações e processos no entorno do sujeito (equipe), tarefas e ferramentas … é uma rede de recursos que demandam limpeza, disposição dos objetos, utilização dos espaços, armazenagem física e digital, descrição de processos, procedimentos, fluxos de trabalho e informações … os benefícios projetados são: produtividade, menor tempo de busca de informação, redução do stress pela calma e bem estar do ambiente, maior segurança e redução de riscos ou acidentes e aumebtar a qualiddae de vida … e socia lização e cultura da empresa, em alcançar altos níveis de desempenho, eficiência e qualidade é abordagem contínua de melhoria, visando a otimização de processos, redução de custos, eliminação de desperdícios e melhoria da qualidade dos produtos e serviços.
- Ferramenta … usar conjuntos de ferramentas para planejar, desempenhar, monitorar, controlar e ajustar as atividades, tarefas ou projetos, instrumentalizar e ensinar a usar e melhorar o corretismo, consistência e capacidades, otimizar e aprimorar recursos, processos, aumentar a eficiência e a produtividade, facilitar a tomada de decisões, alcance de objetivos e metas, gestão de mudança, recursos, processo, projetos, governança, marketing, vendas, logística, economia e finanças, inteligência e conhecimento.
- Modelagem e Simulação … o bom desempenho depende do bom plnejamento, usar modelos físicos ou abstratos para representar a realidade e a teoria, medir, projetar, visualizar, imaginar e simular fenômenos e situações reais, fazer previsões, testar hipóteses de demandas, ofertas, preços, desempenhos, modelos de negócios, acordos de níveis de serviço e assim por diante.
- Prática Deliberada … aprimorar técnicas de aprendizagem de habilidades “on the job”, para aplicar a teoria na prática, de forma repetitiva e padronizada, com uso de tecnologias e ferramentas físicas, mentais, artificiais para executar tarefas e atividades específicas, garantir a aplicação correta da técnica, aprimorar a técnica e tática de trabalho em time e em rede … “mirar” a especialização.
- Tarefa … tarefa é uma unidade de trabalho específica, de um projeto ou processo, precisa ser facilmente mensurável , atingível pelos padrões de excelência projetados e testados, relevante pela importância e contribuição no atingimento de objetivos e metas do negócio e temporal no que tange a tempo de ciclo de tarefa e prazos de entrega, o desempenho da tarefa é medido pelo corretismo do fazer, cosistência no rsultadois e capacidade de entregar a eficiência prometida.
- Informação … reduz incerteza, aumenta a confiança, suporta a tomada de decisão, em todas as etapas da gestão da tarefa (planejamento, desempenho, controle e ajustes), cada qual com demandas distintas … depende da gestão da qualidade e quantidade de fontes e canais de informação, do processo de processamento, aquisição, armazenamento e recuperação, normatização, padronização de dados para gerar informação … o uso eficaz da depende do conhecimento do sujeito sobre a tarefa e contexto.
- Feedback e Sintomas … a busca da aprendizagem e excelência exige desenvolver inteligência emocional, para saber gerenciar emoções e estados mentais das tarefas em todas as suas etapas, é dem diferente o estado cognitivo e emocional de cada estágio da tarefa … depende do sujeito assumir o controle da tarefa, distribuir esforço e atenção, avaliar se existe diferença entre planejado e realizado, quais são as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças percebidas ou experenciadas … o que pode ser melhorado e o que deve ser evitado, quais são os pontos de atenção.
- Autonomia e Autoeficácia.
Terceiro Estágio … Controle.
- Histórico de Desempenho.
- Aderência das Pessoas a Escala.
- Corretismo.
- Consistência.
- Capacidade.
- Desvios.
- Gravidade.
- Urgência.
- Tendência e Sazonalidade.
- Previsões e Predições.
Quarto Estágio … Ajuste.
- Melhorias Contínuas.
- Adaptação.
- Conformidade.
- Correção.
- Harmonização.
- Precisão e Acurácia.
- Proatividade.
- Alinhamento e Sincronismo.
- Qualificação de Recursos.
- Quantificação de Recursos.
- O método PDCA não se limita a gestão de qualidade de processos.
- É um método de educação e aprendizagem “on the job”.
- Gestão de mudanças e resolução de problemas no curto e médio prazos.
- Não é adequado para abordagem estratégica de longo prazo.
- É uma ferramenta para descobrir, entender, compreender, aprender a trabalhar, trabalhar e aprender, ao mesmo tempo, ” on the job”, repetidamente, controladamente e com ajustes constantes.
- Refletir e pensar crítico sobre os estágios do ciclo de gestão e passagens de bastões”.
- Analisar o “fluxo do trabalho” de forma esmiuçada e linear no tempo, interfaces, informações e materiais de entradas e saídas, responsabilidades de fornecedores e clientes.
- Esquematizar normas e protocolos a serem seguidos.
- Anaisar resultados à luz de objetivos e planos, métodos e ferramentas científicos compartilhados.
- Cada etapa é insumo para a próxima e valida insumos e resultados, continuamente.
- O PDCA foca melhorias de processo e não em produto.
- A melhoria de produto é função da melhoria de processo.
- Os ganhos e compreensões obtidos com o processo sistemático do método PDCA para um produto é aplicado aos demais produtos e para a empresa de uma forma geral.
- Quando focamos em processo, ao inves de produto, aumentamos a qualidade da compreensão entre as pessoas e times e garantimos a transferência desses conhecimentos entre diferentes pessoas e domínios do conhecimento.
- O método PDCA é flexivel e pode ser aplicados em diferentes escopos – tarefa, atividades, processos, níveis estratégico, tático e operacional, com frequência diária, semanal, mensal …. dessa forma pode criar e controlar padrões de articulação e sinconismo na empresa.
Um dos focos do PDCA, ajustados ao longo do tempo, é identificar potenciais lacunas de conhecimento ou incertezas, ou seja. ” análisar gaps”, atividade necessária para criar uma estratégia de sucesso, aumentar a previsibilidade, precisão, reduzir riscos.
Conclusão.
- PDCA é uma ferramenta para sistematizar a gestão de qualquer processo.
- Deve ser ajustado e aprimorado ao longo do tempo, pela aplicação continuada de teoria e prática.
- Antes de tudo é uma ferramenta cognitiva.
- É um método de aprendizagem empresarial que gera evolução do conhecimento, inteligência e especialização continuamente ao longo do tempo.
- PDCA é uma metaferramenta, permite aprender e criar outras ferramentas, através da gestão repetitiva e melhorada.
- Qualquer método ou ferramenta para ser eficaz e eficiente precisa ser planejado, executado, controlado e ajustado … o PDCA permite isso.
- O ciclo do PDCA é sistematizado para proporcionar melhoria contínua de processos e pesoas por meio de planejamento e medição de resultados.
- O conceito do PDCA é simples e intuitivo.
- No entanto, a gestão continuada na prática para uma ou grande número de pessoas que precisam planejar, desempenhar, controlar e ajustar – não é simples e intuitiva.
- É necessário regência, habilidade de governo, responsabilidade, direcionamento, controle, hierarquia, comando.
- Gestão PDCA continuada exige educação continuada.
- Exige custos, disciplina, regras, obediência, saber descritivo (teoria) e saber tácito (prática).
- Isso se ganha com o tempo.
- Exige maturação.
- Fixar conexões neurais e criar novos caminhos de forma repetitiva.
- A repetição, princípio do PDCA. está na base da inteligência humana e artificial.
- É através da repetição que aprendemos e conseguimos discernir o que é mais determinístico e o que é mais aleatório.
- Permite modelar processos, bens e serviços.
- Repetir significa planejar, desempenhar, controlar e ajustar continuamente e melhoradamente.
- Para gerenciar tarefas (unidades de trabalho) e atividades (procedimentos atrelados às tarefas) é necessário repetir atividades da arte e da ciência.
- É necessário incluir atividades e tarefas de gestão dentro da agenda diária e não postergá-las ou deixá-las em segundo, terceiro plano.
- Exige balancear planejado e realizado, prioridades e alocação de tempo, diferentes estados mentais e recursos caros e limitados.
- Gestão é fundamentalmente dependente da inteligência emocional – autoconciência, autocontrole, auto motivação, empatia e sociabilidade – individual e coletiva, com foco na tarefa.
A gestão de pessoas desenvolve o conhecimento teórico e habilidades técnicas, emocionais e cognitivas, modela e constrói a marca, ao longo de vários ciclos de PDCA, alimenta a vontade individual e coletiva de atingir objetivos, inovar, melhorar e quebrar paradigmas.
