O Método de Gestão PDCA é uma ferramenta básica na administração de processos empresariais para gerenciar qualquer tarefa.
- A figura apresenta um check list ou metamodelo de referência com 40 itens ou pontos de atenção ou características de cada uma das 4 etapas.
- São 40 indicadores qualitativos que podem ser checados em qualquer processo de gestão.
- O PDCA tem como propósito gerar melhorias no nível de serviço e qualidade de bens e serviços de forma cíclica e continuada.
- A aplicação do método PDCA provê uma visão sequencial, linear, de baixo para cima (button up).
- É um método simples e intuitivo para gerenciar qualquer coisa, mudança, recurso, pessoa, processo, atividade, tarefa.
- São quatro estágios sequenciais cuja a saída de cada estágio é a entrada do próximo.
- A grande vantagem do PDCA está na simplicidade do conceito.
- Os planos e resultados a cada ciclo motivam e geram “disposição” que é uma variável emocional importante que alimenta o processo de aprendizagem e ganho de excelência e cria uma espiral positiva.
Check List.
Método de Gestão PDCA – Planejamento, Desempenho, Controle Ajuste.
Primeiro Estágio … Planejamento.
- Modelo de Negócio.
- Proposta de Valor.
- Objetivos.
- KPIs e ITRs.
- Análise SWOT.
- Metas SMART.
- Estratégias e Táticas.
- Planos.
- Controle.
- Ajustes.
Segundo Estágio … Desempenho.
- Treinamento Técnico.
- Treinamento Emocional e Comportamental.
- Preparação do ambiente de Tarefa.
- Ferramenta de Gestão.
- Modelo e Simulação.
- Prática Deliberadas.
- Procedimentos/Instruções de Tarefas.
- Coleta de Informações.
- Deedback e Sintomas.
- Autonomia e Autoeficácia.
Terceiro Estágio … Controle.
- Histórico de Desempenho.
- Aderência das Pessoas a Escala.
- Corretismo.
- Consistência.
- Capacidade.
- Desvios.
- Gravidade.
- Urgência.
- Tendência e Sazonalidade.
- Previsões e Predições.
Quarto Estágio … Ajuste.
- Melhorias Contínuas.
- Adaptação.
- Conformidade.
- Correção.
- Harmonização.
- Precisão e Acurácia.
- Proatividade.
- Alinhamento e Sincronismo.
- Qualificação de Recursos.
- Quantificação de Recursos.
- O método PDCA não se limita a gestão de qualidade de processos.
- Mais importante … é um método de educação e aprendizagem “on the job”.
- É um método de gestão de mudanças e resolução de problemas.
- É uma ferramenta para descobrir, entender, compreender, aplicar a aprender a trabalhar e trabalhar e aprender, ao mesmo tempo, ” on the job”, repetidamente, controladamente e com ajustes constantes.
- Exige reflexão e pensamento crítico sobre todo o ciclo de gestão da tarefa e “passagens de bastão”
- Ajuda a analisar o “fluxo do trabalho” de forma esmiuçada.
- Valoriza os interfaces, as entradas e saídas, fornecedores e clientes.
- A aprendizagem embutida no método PDCA busca analisar e enumerar, procedimentos, entradas e saídas dos processos e mudanças de recursos, comportamento e desempenho.
- Funciona com um conjunto de esquemas e protocolos que devem ser seguidos e seus resultados analisados à luz de objetivos e planos, métodos e ferramentas científicos compartilhados.
- Dessa forma, é criado um vínculo direto entre aprendizado e resultado, entre e durante as 4 etapas, sendo cada uma como um elo da corrente de gestão formada pelo método.
- Cada etapa é insumo para a próxima e valida insumos e resultados, continuamente.
- O PDCA foca melhorias de processo e não em produto.
- A melhoria de produto é função da melhoria de processo.
- Os ganhos e compreensões obtidos com o processo sistemático do método PDCA para um produto é aplicado aos demais produtos e para a empresa de uma forma geral.
- Quando focamos em processo, ao inves de produto, aumentamos a qualidade da compreensão entre as pessoas e times e garantimos a transferência desses conhecimentos entre diferentes pessoas e domínios do conhecimento.
- O método PDCA é flexivel e pode ser aplicados em diferentes escopos – tarefa, atividades, processos, níveis estratégico, tático e operacional, com frequência diária, semanal, mensal …. dessa forma pode criar e controlar padrões de articulação e sinconismo na empresa.
Um dos focos do PDCA, ajustados ao longo do tempo, é identificar potenciais lacunas de conhecimento ou incertezas, ou seja. ” análisar gaps”, atividade necessária para criar uma estratégia de sucesso, aumentar a previsibilidade, precisão, reduzir riscos.
Conclusão.
- PDCA é uma ferramenta para sistematizar a gestão de qualquer processo.
- Deve ser ajustado e aprimorado ao longo do tempo, pela aplicação continuada de teoria e prática.
- Antes de tudo é uma ferramenta cognitiva.
- É um método de aprendizagem empresarial que gera evolução do conhecimento, inteligência e especialização continuamente ao longo do tempo.
- PDCA é uma metaferramenta, permite aprender e criar outras ferramentas, através da gestão repetitiva e melhorada.
- Qualquer método ou ferramenta para ser eficaz e eficiente precisa ser planejado, executado, controlado e ajustado … o PDCA permite isso.
- O ciclo do PDCA é sistematizado para proporcionar melhoria contínua de processos e pesoas por meio de planejamento e medição de resultados.
- O conceito do PDCA é simples e intuitivo.
- No entanto, a gestão continuada na prática para uma ou grande número de pessoas que precisam planejar, desempenhar, controlar e ajustar – não é simples e intuitiva.
- É necessário regência, habilidade de governo, responsabilidade, direcionamento, controle, hierarquia, comando.
- Gestão PDCA continuada exige educação continuada.
- Exige custos, disciplina, regras, obediência, saber descritivo (teoria) e saber tácito (prática).
- Isso se ganha com o tempo.
- Exige maturação.
- Fixar conexões neurais e criar novos caminhos de forma repetitiva.
- A repetição, princípio do PDCA. está na base da inteligência humana e artificial.
- É através da repetição que aprendemos e conseguimos discernir o que é mais determinístico e o que é mais aleatório.
- Permite modelar processos, bens e serviços.
- Repetir significa planejar, desempenhar, controlar e ajustar continuamente e melhoradamente.
- Para gerenciar tarefas (unidades de trabalho) e atividades (procedimentos atrelados às tarefas) é necessário repetir atividades da arte e da ciência.
- É necessário incluir atividades e tarefas de gestão dentro da agenda diária e não postergá-las ou deixá-las em segundo, terceiro plano.
- Exige balancear planejado e realizado, prioridades e alocação de tempo, diferentes estados mentais e recursos caros e limitados.
- Gestão é fundamentalmente dependente da inteligência emocional – autoconciência, autocontrole, auto motivação, empatia e sociabilidade – individual e coletiva, com foco na tarefa.
A gestão de pessoas desenvolve o conhecimento teórico e habilidades técnicas, emocionais e cognitivas, modela e constrói a marca, ao longo de vários ciclos de PDCA, alimenta a vontade individual e coletiva de atingir objetivos, inovar, melhorar e quebrar paradigmas.
