Este é um Guia Rápido para Iniciação de Projeto para orientar a aprendizagem, “aprender a aprender” a desenvolver propostas de novos projetos ou novas etapas de projeto.
- Definir escopo, propósito, necessidades e objetivos do projeto.
- Alinhar expectativas.
- Identificar partes interessadas.
- Prever recursos financeiros.
- Informar patrocinador, gerente e equipe de projeto.
- Apresentar plano de negócio.
- Avaliar a viabilidade econômica e finaceira.
- Aprovar abertura do projeto.
- Conquistar mentes e corações.
Check List.
Iniciação de Projeto e Componentes.
1. Financiamento de Projeto.
O foco na gestão do financeira é fundamental na etapa de iniciação de projeto para introduzir os vários aspectos e estratégias financeiras.
- Custos do Projeto … prover uma primeira aproximação, qualitativa e quantitativa, estratégi financeira.
- Estratégia de Financiamento … determinar e informar fontes de financiamento mais apropriadas.
- Comprometimento … estimar comprometimentos de recursos financeiros no orçamento.
- Plano de Negócio … apresentar proposta formal financeira do projeto.
- Análise de Viabilidade Econômica e Financeira .. avaliar a atratividade, receita, custo, lucro, margem de lucro, margem de contribuição e rentabilidade.
- Fluxo de caixa … prever as entradas e saídas de dinheiro no período de tempo do projeto e na sua operacionalização.
- Demonstração de Resultados Contábeis (DRE) … análise do desempenho de receitas, custos, impostos, lucro bruto, operacional e líquido, no período de projeto, da empresa ou área contratante.
- Softwares de Controle de Custos … conjunto de informações e fluxos financeiros extraídos da rede de controle de recursos da empresa.
(a relevância dos componentes listados varia de acordo com a complexidade e valor do projeto).
2. Governança de Projeto.
As atividades de governança focam em práticas, princípios e mecanismos para auxiliar a tomada de decisão durante o ciclo de vida de todo o projeto, definem princípios e mecanismos de liderança, normas e controles, tais como …
- Escopo ... especificar mudanças de requisitos ou expectativas de projeto.
- Design da solução ... definir requisitos, processo de trabalho, técnicas para criar e melhorar ideias de projetos, produtos, serviços.
- Riscos … adotar melhores práticas de uso de infraestrutura, processos, metodologias e delimitar riscos aceitáveis.
- Orçamento … planejar e programar recursos, ativos, gastos (despesas, custo e investimento) e obrigações financeiras.
- Recursos … planejar, dimensionar e escalar recursos e atividades, para garantir capacidade e qualidade.
- Prioridades … gerenciar importâncias e urgências, tempos e relação de interdependência do uso e capacidade de recursos em rede.
- Mudanças … adaptar constantemente projetos, paradigmas e comportamentos.
( … a governaça é estabelecida no início do projeto e durante todo o seu ciclo de vida até a entrega … )
3. Construção da Equipe de Projeto.
Garantir a produtividade e qualidade do trabalho, clima organizacional, construir relações de confiança, ambiente agradável e motivador.
- Coesão … conectar e fortalecer intenções e valores.
- Moral … satisfação, motivação, pertencimento.
- Adaptação … responder mudanças com eficácia e eficiência.
- Colaboração … ferramentar o trabalhar em time.
- Segurança … criar ambiente acolhedor
- Confiança … justificar as crenças no sucesso.
4. Metodologia e Estrutura do Projeto.
Existem dois tipos de metodologias relevantes e dominantes no mercado, método cascata e método ágil e fomas de combinações desses métodos.
- Método Cascata ... é modelado como uma sequência serial de etapas para definição de requisitos, design, implementação, verificação, entrega, manutm
- Método “Ágil” … abordagem do tipo “start up”, se concentra nas necessidades de maior valor e no produto mínimo viável (MVP) … antecipar a execução e monitoramento, entregar partes controláveis, em ciclos contínuos de curta duração (sprints), com refinamento de requisitos, teste … entrega e pontos específicos de inspeção e adaptação, visando à melhoria contínua.
- Método Híbrido … mistura os métodos serial e agil.
5. Gestão de Recursos e Risco.
Na fase de iniciação de projeto, o “panorama de risco” deve ser identificado para garantir o dimensionamento de recursos limitados, restrições e exposição ao risco.
- Identificar Ativos envolvidos … por que fazem parte do projeto, quem, usa, controla ou é afetado.
- Apontar Riscos … vulnerabilidades, ameaças, oportunidades e fazer recomendações correlatas.
- Servir de Referência … para a gestão continuada do projeto e sua integração e aplicação na empresa.
- Balancear Riscos... maximizar impactos positivos e minimizar impactos negativos nos recursos e resultados .
6. Papéis e Responsabilidades do Projeto
Papéis e responsabilidades do projeto devem ser definidos e acordados desde o início, de forma a garantir que todos os envolvidos saibam o que fazer e o que esperar dos outros.
- Patrocinador … defender e patrocina o projeto em nível estratégico.
- Gerente de Negócio … gerenciar recursos da área impactada pelo projeto.
- Gerente de Projeto … gerenciar a equipe, ponto de contato e responsabilidades de projeto.
- Equipe de Projeto … executar as tarefas do projeto e entregas.
- Competências … garantir conhecimentos, habilidades e atitudes, para entregar o projeto com sucesso.
7. Comunicação de Projeto.
A comunicação é definida pelo “plano de comunicação” de projeto, nas várias etapas do projeto – iniciação, panejamento, execução, monitoramento e encerramento. Na etapa de iniciação de projeto a ênfas está em divulgar necessidade, benefícios, valores e garantir apoio para a aprovação do projeto.
- O que é … modelo de comunicação, propósito, métodos e ferramentas.
- Quem … listar responsáveis, contatos e destinatários.
- Porque … manter todos informados, comprometidos, alinhados e sincronizados com objetivos, resultados, desvios e melhorias.
- Onde ... definir escôpo, áreas de atuação, informar ações e resultados.
- Como … usar o plano de comunicação como referência para especificar tipos de canais, relatórios, mensagens de controle e sinalizações.
- Quando … informar cronograma para a gestão de atividades, otimizar recursos e prazos.
- Quanto … quantidade de recursos, gastos, receita, margem de lucro, rentabiliadade., resultados.
8. Gestão de Fornecedores
A gestão de fornecedores é um processo que envolve a seleção, contratação, monitoramento e avaliação de fornecedores de produtos e serviços.
- Mapeamento de processos de compra e venda.
- Plano de Referências para a execução de atividades.
- Fornecedores Chave … e fornecedores em potenciais.
- Necessidade licitação (RFP – Request for Proposal).
- Avaliar contratos, processo de contratação, documentações, requisitos e acordos de níveis de serviços.
Este é um Guia Rápido para Iniciação de Projeto …
Permite fazer consultas rápidas, “aprender a aprender”, refletir, orientar a construção de propostas de novos projetos ou novas etapas de projeto.
São listadas e resumidas 8 áreas foco da gestão importantes para a iniciação de um projeto.
- Financiamento … fundamental na etapa de iniciação de projeto para dar visão e suportar a tomada de decisão e aprovar projeto.
- Governança … explicar o controle e otimização de recursos para suporte às tomadas de decisões do projeto.
- Equipe ... garantir a produtividade e qualidade do trabalho, clima organizacional, relações de confiança, ambiente agradável e motivador.
- Metodologia… selecionar e informar o método de gestão de projeto: cascata, ágil ou híbrido, mais adequado a situação.
- Recursos e Risco … descrever o “panorama de risco”, recursos, vulnerabilidades, ameaças, oportunidades e exposição ao risco.
- Papéis e Responsabilidades.. garantir que todos os envolvidos saibam o que fazer e o que esperar dos outros.
- Comunicação … divulgar necessidade, benefícios, valores e garantir apoio para a aprovação do projeto.
- Gestão de Fornecedores… seleção, avaliação, contratação, monitoramento e avaliação.
