Como usar a ferramenta check list na empresa de forma fácil, articulada e científica?
Check list é uma lista de verificação para consulta rápida … para a qual “não se lê , mas apenas se usa” … procura-se a informação relevante nela, mas geralmente não é preciso lidar com a lista como um todo …
O uso da ferramenta check list na empresa e na aplicação científica vai muito além de uma simples lista de verificação para servir como memória secundária de fácil acesso e connfecção, que permite o sujeito descrever uma tarefa planejada … vai bem mais além.
Check List e Algoritmo
Uma forma de explicar melhor o “efeito do check list na nossa mente” e usá-lo no dia a dia empresarial é na vida, é comparar e perceber que trata-se da primeira versão do que se chama de algoritmo para criar um “padrão de fato”.
( … “padrão de fato” … é a norma efetivamente utilizada: Porque os implicados aderem a ela … )
Existem muitas relações evidentes de semelhança entre os conceitos de check list e algoritmo.
A observação e reflexão dessas relações ajudam a “compreender mais profundamente” a suas mesmas naturezas e a relação “cognitiva e computacional”.
- O check list ou lista de verificação, é um tipo de algoritmo e vice versa.
- Ambos podem ser descritos como um “conjunto de instruções repetitívas”
- São duas linguagen diferentes para expressar a mesma tarefa.
- São elaborados para serem procedimentos precisos, não ambíguos, padronizados, eficientes.
- Visam obter uma solução para um problema ou classe de problemas bem específicos.
- Ambos são processados por pessoas e computadores
- Permitem a comunicação homem-homem, home-máquina, máquina-homem e máquina-máquina.
- Check list é customizado para a “linguagem e estrutura de conhecimento de pessoas” de um contexto específico, mas pode ser interpretado por computadores.
- Algoritmo é customizado para o computador, mas pode ser interpretado pelo homem.
- O check list pode e deve ser facilmente transformado em algoritmo e vice versa.
- Ambos, precisam de estrutura de dados instaurada no sujeito/computador, respectivamente, para que possam ser processados e interpretados corretamente.
- Cada passo do check list ou algoritmo, representam uma tomada de decisão e processamento de recursos.
- As suas características são finitas para resolver um problema específico, caso contrário não funciona.
- Cada passo precisa ser claro e compreensível, para trabalhar em tempo real de forma eficiente, rápida e com otimização de recursos.
- Ambos, devem não só solucionar o problema, acrescentar melhorias e evitar futuras falhas.
- Um “bom” check list ou algoritmo pode não funcioar bem mesmo projetado corretamente, já que depende de implementação e apropriação correta ao problema, ou seja, o resultado final depende do sujeito, objeto, ferramenta (check list) e ambiente.
Check list na empresa é um recurso de múltiplas aplicações.
Pode ser usado como ferramenta (fazer algo) e como signo (comunicar algo).
É também uma metaferramenta para descrever outras ferramementas.
O check List Pode ser usada como ferramenta de operação, mediação e autoreflexão.
- Ferramenta de Operação … executar uma tarefa física ou mental, com desempenho e resultados planejados.
- Ferramenta de Mediação … servir de elemento de intervenção, intermediário relação do sujeito para refletir e interagir com o objeto do conhecimento/outro sujeito.
- Ferramenta de Autoreflexão … trabalhar o autoconhecimento, autocontrole, automotivação, empatia e sociabilidade
rvir de ferramenta para fazer a solução do problema e também explicar e refletir sobre a solução do problema.
Dessa forma o uso de chek list permite planejar, desempenhar, controlar e ajustar uma tarefa com a mesma ferramenta.
É uma ferramenta de gestão de escopo em projetos, já que delimita as fronteiras de atuação na seleção dos ítens essenciais para uma determinada ação específica, dentre várias possíveis.
O check list é uma abstração de alto nível que simplifica a realidade complexa e a descreve via ítens de verificação, nas várias perspectivas convenientes ou prioritárias para uma dada situação.
O movimento mental cognitivo que o check list provoca é grande, já que carrega um conjunto de conceitos e termos conectados de forma estruturada.
É uma ferramenta cognitiva largo espectro que refina a linguagem, comunicação, memória, pensamento, percepção, atenção e aprendizagem.
Resumir ou síntetizar tarefas, pensamentos, atividades, falas, discursos, planos, modelos, métodos, ferramentas, técnicas, práticas deliberadas.
Ferramenta informal, flexível, fácil de fazer, manipular, aplicar, controlar e ajustar..
Ferramenta gestão de escopo … lista o que o sujeito, o projeto, ou a empresa acham importantes para comunicar, ensinar, aprender, resolver uma clase de problemas ou um problema específico.
Focar em Tarefas … itens a serem produzidos, quantidades, qualidades, temporalidades, recursos disponíveis, circunstâncias e restrições.
Instrumentar o ensino (explicação) … instrumentar a aprendizagem (compreensão).
Enumerar funções cognitivas chave … pontos de atenção, percepção, memória, pensamento, linguagem e aprendizagem de uma tarefa para um dado objetivo ou situação específica.
Facilita resumir roteiros e scripts … modelar e simular situações e desenvolver fluência, de forma simples e itemizada.
Engatilhar e acessar informações chaves … através de instruções em tempo real, lembretes ou pequeno algoritmos ou procedimentos para ajudar a executar uma tarefa.
Gerenciar resultados … quanto mais específico for um check list, mais efetivo e preciso será seu resultado.
Uma tarefa específica tem potencialmente vários possíveis check lists.
O na sequência explica o próprio conceito através da lista de objetivos, aplicações e benefícios advindos do seu uso.
- Eficácia … acertar na primeira vez, atingir objetivo.
- Precisão … evitar erros, reduzir ou prevenir erros e retrabalhos da tarefa.
- Ajustar … especificar o que melhorar, monitorar, corrigir, conferir e prevenir.
- Algoritimizar. facilitar a computadorização, sequenciar, padronizar, sistematizar, controlar tarefas de forma “mais simples e exata”.
- Autonomia. facilitar a compreensão e reprodução da tarefa, sem (ou com menos) supervisão.
- Automatizar. memorizar, descrever e fazer a sequência correta de uma tarefa de forma rápida, ágil, sem supervisão.
- Avaliar desempenho. servir de modelo de referência, corretismo, desempenho para um objetivo específico
- Comunicar. interagir de forma prática, estruturada, enxuta, rápida, itemizada, com alta qualidade de compreensão.
- Conceituar … idealizar, descrever idéias, relacionar conceitos, significar, abstrair, representar a realidade.
- Controlar. garantir corretismo, consistência e capacidade na gestão de escopo de uma tarefa.
- Custar “quase zero”. ferramenta tecnologicamente básica, dependente essencialmente de “lápis e papel”.
- Descrever. circunstanciar, relatar, contar, narrar, detalhar.
- Eficácia … aumentar a objetividade, o efeito da ação, a probabilidade de acerto, durabilidade e qualidade da tarefa.
- Eficiência … corretismo, rapidez, melhoria, produtividade, capacidade, competência, precisão.
- Escopo … definir propósito, limite de atuação, recursos para a gestão da tarefa.
- Escrever …definir o escopo da leitura ativa, cliente alvo, objetivo, título, introdução, corpo (argumentos), conclusão, chamada de ação.
- Especificar … “precisar”, esclarecer, enumerar especificamente uma propriedade da tarefa.
- Formatar … moldar, modelar, formar, aparentar, padronizar.
- Imaginar … formar imagens mentais de objetos não presentes, pensar, abstrair, descobrir, inventar.
- Ler … ler de forma ativa, avaliar objetivo, tempo, seletividade, títulos, conceitos chave, ção
- Linguagem formal … usar o formato check list como bloco de informação primário de definição de escopo de referêncis de qualquer tarefa, recurso, bem ou serviço na empresa..
- Mensurar … medir, dimensionar, modelar, frequência, tempo, capacidade, .
- Não omitir ou negligênciar... listar os recursos, pessoas envolvidas, evitar não mencionar algo ou esquecer.
- Simplificar … explicar a essencialidade de algo de forma clara
- Validar … atestar qualidade de tarefa e produtos com verificação de critérios, faixas de tolerância de qualidade.
- Valorizar … justificar valor explicando benefícios, custos e riscos da tarefa, produtos e serviços.
- Visualizar
Pode ser usada de forma estemporânea (improvidsada), ou para uma atividade ou para uma categoria de atividades, de forma repetitiva e ajustada de acordo com as situações, veja exemplos de check lists.
Como fazer um Check List
Um check list pode ser usado de forma estemporânea (improvisada) ou repetitivamente planejada, veja exemplos de check lists.
No segundo caso podemos usar o check list como ferramenta e modelo para ensinar e aprender sobre tarefas e formas de pensar, na empresa, e facilitar o exame de vários aspectos importantes na construção e execução de procedimentos e tarefas que a empresa deseja destacar e fazer que sejam respeitados e melhorados.
- nome … curto e simples para facilitar a comunicação, memorização e referência.
- propósito … razão, interesse, ganhos comuns pelo seu uso para o individual e coletivo.
- objetivo … qualificar finalidades específicas.
- situação … avaliar as circunstâncias – o que, porque, quem, onde, quando, como e quanto.
- metas … quantificar medidas específicas de evolução, desempenho e sucesso.
- estratégia … definir o caminho caminho e principais recursos, atalhos e alternativas.
- plano … o que deve ser comunicado, operacionalizado e responsabilizado.
- comunicação … qual a melhor forma, linguagem e formato.
- desempenho … destacar habilidades e indicadores para saber fazer correto, consistente e com capacidade para atingir metas.
- controle … regular, monitorar, proaagir e reagir.
- ajustes … melhorar a tarefa e a habilidade da pessoa continuamente.
Check List e Gestão de Escopo
O check list é primariamente uma ferramenta de gestão de escopo.
Gestão de escopo trata na compreensão e delimitação do todo de um projeto ou de uma tarefa.
Descreve os elementos essenciais suas relações de causa e efeito.
Delinea limites, fronteiras e paradigmas, para a aplicação do esforço de projeto e gestão (planejar, desempenhar, controlar e ajustar).
Garante que o tamanho ou sua extenção do projeto, tarefa ou ação sejam descritas de forma específica, mensurável, atingível, relevante e temporal.
Estado mental
O check list aciona estados mentais.
Exemplos de estados mentais:
Filosófico …
Pensamento Científico … pensamento baseado no métodos científico, empírico, factual, experiencial, observativo, cético, hipotético, falseável e reprodutivo.
Pensamento Prático … pensamento tácito … experiência no fazer … pensamento no curto prazo e no agora (tempo real) … habilidade no fazer e usar recursos disponíveis … considerar alternativas e possíveis problemas experienciados, saber aplicar ferramentas para usar nas diferentes situações … saber se comportar … ter familiaridade com o ambiente, controlar emoções e a empatia … socializar para
Pragmático … pensamento prático, qualitativo, materialista, racional, flexível, visando melhores resultados para atingir objetivos específicos, independente e ponderando a qualidade dos meios … o mais importante é saber escolher o melhor método para atingir o objetivo qualitativo.
Construtivista … teoria do conhecimento … abordagem de pensamento centrado no sujeito e sua interpretação do conhecimento científico.
Empirismo … pensamento científico.
Estado mental é um composto cognitivo gerado pelo o pensamento e suas conexões com a funções cognitivas subjacentes, como atenção, memória, percepção, linguagem e aprendizagem.
O check list deve considerar o estado mental do sujeito, para cumprir um “propósito prático e específico”.
Observe que cada tipo de estado metal ou pensamento aprofunda determinados caminhos que estão interconectados de várias formas.
O que é o check list … definir do que se trata o escopo do check list, o assunto, o foco, os atributos ou partes relevantes envolvidas na tarefa.
- Quem … apontar quem elabora, fonte demonstrar o uso e usar no dia a dia.
- Porque … explicar o propósito e objetivo SMART – eSpecífico, Memorável, Acessível, Relevante e Temporal, de uso.
- Quando … indicar os momentos de uso no planejamento, desempenho, controle e ajuste da tarefa.
- Onde … definir localização e características do ambiente de realização do check list.
- Como … listar sequência itemizada e sumarizada, testar a lista antes de utilizar com algumas pessoas, para validar, tirar dúvidas ou fazer melhorias, que normalmente surgem.
- Quanto … definir os itens de verificação, quantidades, indicadores da tarefa, produto ou serviço.
Uma lista de verificação é resultado do processo racional de resolução do problemas e está ali como um resumo mnemônico e essencial do que se quer resolver para atingir um objetivo.
É a aplicação do pensamento prático … fazendo analogia, “o check list permite fazermos um “download” de um contexto trabalhado e estruturado para nos ajudar a desempenhar, e neste sentido, representa o exercício do pensamento prático que conecta a teoria à prática, traz para a memória principal , os principais aspectos (partes) a serem consideradas para a solução desejada (todo).
Funciona como hipótese e teoria … pode ser aplicada de forma recursiva, até chegar a melhor solução ou melhor check list, via a prática, reprodução do uso e refinamento do bom senso.
Exercício natural de análise … de uma forma geral, para observar, fazer hipóteses, usar teorias e fórmulas, o nosso cérebro desenvolve check lists e os decompõe, repetidamente, iterativamente, em n partes (em lista), e controla o “quanto de energia” de acordo com vários fatores, como crenças, objetivo, razão, emoção, etc, que compõem a hierarquia de necessidades ou solução de um problema.
Gerência de escopo … as listas de verificação são ferramentas para gerenciar escopo e não devem ser usadas como substitutas do bom senso.
Ferramenta mnemônica … A memorização de listas de verificação ajuda nos contatos de negócio e na resolução de problemas e são muito usadas para resumir e orientar uma fala ou discurso.
Tem suas limitações e cuidados … a dependência excessiva de listas de verificação pode prejudicar o desempenho ao lidar com uma situação de tempo crítico, por exemplo, uma emergência ou um contato de venda que exija alta velocidade.
Listas de verificação são muitas vezes erroneamente menosprezadas, mas elas estão no núcleo dos fundamentos da gestão de processos.
