A gestão financeira é área foco da gestão de projeto para prever, visualizar e controlar orçamento, custos e estratégias de financiamento do projeto em todos os seus estágios – iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento … provê uma visão e controle holísticos.
A figura resume check list de 25 componentes da gestão finaceira de projetos, segmentados em 5 estágios tal como uma seja uma matriz 5 x 5, linhas e colunas.
- O modelo matricial junto com o check list uma exclente forma de entender a gestão de projeto como um todo e as suas relações entre componentes e 5 estágios para gerenciar orçamento e custo fim a fim, otimizar processos produtivos, reduzir custos, otimizar recursos e maximizar a lucratividade, através da verificação sistemática de 25 atividades, com foco no projeto, segundo seu escopo.
- Observar que a gestão financeira é uma dimensão nuclear da gestão de projeto, sem a qual o projeto não nasce ou sobrevive.
- Estános nos primeiros passos para v ender ou iniciar um projeto e se estende até o seu encerramento.
Veja na sequência um check list da gestão financeira nas várias etapas do projeto – iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento.
Iniciação
- Avaliação Preliminar … prever o valor financeiro do projeto… destacar alavancas e KPIs afetados, tais como receita, custo, lucro, ROI, margem, produção, produtividade e eficiência econômica.
- Público alvo … selecionar “influenciadores e tomadores de decisão” chave para comprometer, direcionar e validar a estratégia do projeto.
- Objetivos e metas SMART (eSpecífico, Mensurável, Atingível, Relevante e Temporal) … focar no público alvo, formular ‘metas conectadas aos interesses, objetivos e KPIs (Key Performance Indicator – indicadores de desepenho chaves).
- Escopo … explicitar o foco financeiro do projeto, ROI, margem de lucro, lucratividade, giro de ativo de capital circulante ou imobilizado nas etapas de iniciação, planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento.
- Dados e Previsões … resumir fatos, dados, tendências financeiras refletidas nos KPIs decorrentes do projeto.
Planejamento.
- Viabilidade … detalhar análise de valor, custo, benefício, risco, fluxo de caixa, ROI e eficiência econômica e financeira.
- Orçamento … detalhar todos os custos reais, potenciais e riscos.
- Comunicação … sistematizar relatórios e interações específicas, com o grupo de projeto para informar mudanças no planejamento, alinhar prazos, resultados, atividades, tarefas e uso de recursos.
- Cronograma … aprazar marcos, metas e entregas financeiras do início ao encerramento do projeto.
- Custos Potenciais … explicitar custos possíveis advindos da análise de risco.
- Lacunas … identificar “gaps” ou incorreções na iniciação do projeto.
- Justificativas … explicar custos críticos, gaps do planejado e realizado, para garantir fluxo de caixa positivo.
Execução.
- Revisões … fazer reexame de custos e orçamentos continuamente.
- Ajustes de Planejamento … identificar suposições imprecisas do orçamento planejado.
- Ajustes de Execução … identificar desalinhamento de custos real e aprovado.
- Comunicação … gerar relatórios específicos com resultados, revisões, desvios, ajustes na perspectiva ou ênfase para cada grupo de interesse.
- Cronograma … representar o “adamento do plano financeiro”, cumprimento de marcos e requisitos atendidos e a serem atendidos para garantir a execução do plano de projeto.
Monitoramento e Controle.
- Orçamento … garantir que os custos do projeto estejam alinhados com o orçamento financiado.
- Previsão de curto prazo … gerencar e otimizar escala de recursos e ajustar orçamento.
- Desvios … mensurar via previsões para ação proativa, reduzir custos e impactos.
- Comunicação … gerar relatórios e reparar recomendações para qualquer discrepância orçamentária.
- Prontidão … relatar riscos de financiamento de forma transparente e rápida.
Encerramento.
- Controle .. atentar de forma rigoroza para encerramento de orçamento e custos do projeto.
- Cronograma … observar as possíveis datas de encerramentos das diferentes fontes de financiamento.
- Procedimento … observar e tratar diferenças de encerramentos das fontes de financiamento.
- Contabilidade … comparar, observar, justificar o custo real e planejado.
- Custos futuros … esboçar possíveis custos futuros para operacionalizar o projeto.
O check list resume 25 componentes em 5 estágios (iniciação, planejamento, execução, monitoramento-controle, encerramento) cada qual com 5 atividades, tal como forma uma matriz de [ 5 x 5 ].
Ilustra o papel fundamental estratégico e tático da gestão financeira
O modelo matricial de pensamento da figura e o check list compõem um esquerma ou ferramenta fazer consultas rápidas, “on the job”, leitura ativa, aumentar a qualidade e velocidade de compreensão … fazer repetições espaçadas e continuadas de curta duração, avaliar o alinhamento da operação e tática da estratégia de qualquer projeto.
Qualquer gestão financeira de projeto fica bem representada e esquematizada através da matriz de 25 ítens de verificação selecionados.
Funcionar como metaferramenta para a gestão financeira de um projeto específico.
Prover uma visão de helicóptero (top down) das atividades de gestão financeira do projeto – iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.
