Uma boa prática para a gestão de processos de negócios da empresa é “dividir” a empresa e seus processos em partes menores, mais específicas e mais gerenciáveis, facilitar o processo de decisão, desempenho de tarefas, uso de métodos e ferramentas, mais adequados.
A gestão de processos, atividades e tarefas administra o modelo operacional da empresa.
Processo.
Processo é um conjunto sequencial e particular de ações com objetivo comum e pode ter variados propósitos: criar, inventar, projetar, transformar, produzir, controlar, manter e usar produtos ou sistemas.
- Conjunto de subprocessos ou atividades, com insumos e resultados.
- Organizado em equipes gerenciáveis.
- Associado a metas, objetivos, prazos, capacidades e gargalos.
- Usa modelos, métodos, ferramentas, práticas.
- Gera histórico de dados, informação e conhecimento.
Subprocesso.
- É um conjunto bem determinado e coeso de atividades e recursos dentro de um processo.
- Detalha o processo maior em processos menores.
- Permite observar os fluxos de trabalho e as atividades necessárias a execução correta e resultados consistentes.
Atividade.
- É a segmentação de subprocessos.
- É o trabalho que efetivamente deve ser realizado em detalhes.
- Explicita a interação da pessoa com ambiente de trabalho.
- Como a atividade deve ser gerida, organizada, resultados esperados.
- Explica métodos e ferramentas que devem ser usados.
- Está associada a um conjunto de tarefas ou etapas para alcançar o objetivos de negócios.
- Foca nos aspectos qualitativos do trabalho individual e em time.
Tarefa.
- É uma atividade, prescrita, documentada, com prazo, objetivos a serem alcançados.
- É dependente de outras tarefas, pode ser bloqueada por outras e gerar gargalos.
- É uma “unidade essencial” de trabalho com gerência de tempo.
- A conclusão de uma tarefas está relacionada a conclusão de outras tarefas para criar dependências, articular, otimizar recursos, facilitar a coordenação de tempo, energia e esforço.
- O Gerenciamento de tarefas foca na tarefa ao longo de seu ciclo de vida e o gerenciamento de todos os aspectos: status, prioridade, tempo, atribuições de recursos humanos e financeiros, recorrência, dependência , notificações e assim por diante. Estes podem ser agrupados amplamente nas atividades básicas de gerenciamento de tarefas.
- O gerenciamento de tarefas pode ser auxiliado por software especializado, por exemplo, ferramentas de gerenciamento de força e fluxo de trabalho ou projetos .
Dois trabalhadores ´podem ter a mesma tarefa e ter atividades diferentes.
Procedimento.
Procedimento é uma forma especifica de descrever a realização de atividades e tarefas em detalhes.
- É uma ferramenta utilizada para definir com maior precisão a execução de atividades.
- Detalha atividades para atender questões legais, conformidade regulamentar ou políticas da empresa.
- É tradicionalmente usado para atividades padrão.
- Nem todas as atividades precisam ter um procedimento.
- Uma atividade pode ter um ou vários procedimentos.
- Exemplos: apresentação de despesas, procedimento de compras, avaliação de fornecedores, avaliação financeira, etc.
Um procedimento é uma ótima ferramenta para reter e registrar informações importantes sobre o processo.
