Princípios são fundamentos, normas, padrões de conduta ou preceitos que definem as regras de comportamento de um um grupo social ou empresa, são considerados universais e incontestáveis.
Este check list destaca orientações para explicar princípios de monitoramento de indicadores na empresa.
Destaca pontos iniciais e fundamentais para o sucesso de mudanças.
Check List.
Princípios para Planejar e Monitorar de Indicadores de Desempenho.
Focar em Mudança … Quais os princípios da gestão de mudança e como monitorar?
- Gerenciar Mudança … a gestão de mudança é a gestão mais estratégica da empresa e dela se desdobra as demais áreas de gestão; define, justifica e monitora a existência, essência, marca e proposta de valor.
- Planejar “Objetivos e Metas de Mudanças … projetar qualidades e quantidades, de forma SMART – eSpecíficas, Mensuráveis, Acessíveis, Relevantes e Temporais.
- Sistematizar a “Gestão de Mudança” … modelagem e modelo, estágios, cronograma, regras, engajamento, para atingir objetivos específicos de mudança.
- Fundamentar as Mudanças … explicar princípios da mudança para garantir compreensão, motivação e autonomia no escopo de atuação.
- Preparar e apoiar Pessoas … treinar novas ferramentas e habilidades (saber fazer) para garantir que a estratégia, tática e operação de mudanças sejam bem-sucedidas, tendo os indicadores de desempenho como “fios condutores”.
- Gerenciar Riscos … prever, prevenir, eliminar ou proteger riscos relacionados a ambiente, produtividade e resultados … trabalhar de forma proativa, avaliar mudanças na relação indicadores internos (KPI) e indicadores externos (indicadores de tempo real do mercado).
- Planejar e Tomar Decisões … projetar as “tomadas de decisão” mais prováveis e frequentes antes, baseado em padrão de histórico de indicadores e suportadas por planos de referência táticos.
- Formar Rede de Indicadores …. selecionar e agrupar indicadores em uma “rede de indicadores” (modelar mudança) SMART.
- Gerenciar Escopo … garantir escopo e limites da mudança pelo monitoramento do conjunto e rede de indicadores de desempenho.
- Monitorar … coletar, análisar e avaliar padrão, tendência, sazonalidade, desvio e nova previsão.
- Engajar Pessoas … avaliar a aderência das pessoas às mudanças em termos de corretismo, consistência e capacidade de entrega dentro dos níveis de serviços projetados e acordados.
- Engatilhar e Proativar “Ações Planejadas” … criar planos de referência” e ferramentas para situações mais frequentes e estratégicas, por exemplo: 1) aplicar planos para tratar sobrecarga ou 2) tratar ociosidade, 3) usar ferramenta, ou 4) usar roteiros e scripts, 5) fazer um plano de ação, 5) implantar mudanças específicas, 6) diagnosticar um problema, desvio, tendência, e assim por diante.
- Ajustar ou rever processos internos …atividades (teoria) versus tarefas (prática), continuamente.
- Estar preparado … saber acionar estado mental de desempenho, atenção livre e adequação, para responder às influência externas, como crises e mudanças de mercado, consumidores, produtos, competição, oportunidades e ameaças.
- Justificar … objetivos e resultados (crenças e verdades).
Focar em Tarefa … Como focar em tarefas de forma articulada e sincronizada?
- Tarefa é uma unidade de trabalho de um projeto (ou um projeto é um conjunto de tarefas), é repetitiva, atrelada a objetivo e metas SMART.
- De uma forma geral, um projeto ou empresa executa várias tarefas ao mesmo tempo, ao longo do ciclo de produção, independente de tamanho.
- O ambiente de trabalho pode ser modelado por uma rede de tarefas que usam recursos limitados, que precisam ser otimizados.
- Uma tarefa, por sua natureza gregária, tem características e atributos de rede, que devem ser seguidos e aplicados em tempo real: 1) gerenciabilidade, 2) economia de recursos, 3) administração de serviços, 4) desempenho e 5) segurança … atrelada ao mix ou proposta de de valor da marca da empresa.
- Tarefas são descritas de forma abstrata por um conjunto de atividades e compartilhadas por vários tipos de pessoas e sujeitos.
O monitoramento focado em tarefas avalia o trabalho, processo, ferramentas, competências, habilidades, inteligências, e todas as perpectivas ou dimensões circunstanciais importantes ou essenciais da tarefa, de forma MECE – Mutuamente Exclusiva e Completamente Exaustiva.
- O que é? … unidade de trabalho ou unidade de projeto, conjunto de atividades rotineiras, interdependentes, com características, funções, insumos e resultados esperados para atingir metas.
- Quem? ... pessoas, competências, computadores, entidades, responsáveis, usuários, clientes, fornecedores, operação, suporte, com conhecimentos, habilidades e comportamentos pré-definidos.
- Por que? … explicação do contexto da tarefa, razão, causa, intenção, utilidade e valor da tarefa.
- Onde? … localização do ambiente de tarefa, posição, hierarquia.
- Quando? … gestão de escala de trabalho, duração, frequência, período, cronologia, sequência ou ordem.
- Como? … conjunto de recursos, modelo, método, ferramentas, técnicas e práticas.
- Quanto? … valor, custo, quantidades de recursos, esforço humano, indicadores de desempenho e metas.
( As perguntas circuntanciais é uma ferramenta e método para explicar em 7 dimensões: o que, quem, por que, onde, quando como e quanto de uma tarefa, possibilita resumir ou detalhar uma tarefa, identificar problemas e soluções, comunicar e explicar a evolução da tarefa ao longo do tempo e ciclos de gestão).
Definir Atividades …
A atividade pode ser definida com a teoria da tarefa que fundamenta a sua prática.
- A gestão de atividades foca na tética, enquanto a gestão de tarefa na operação.
- É uma modelagem que define um conjunto de ações e recursos que modelam uma tarefa.
- A gestãode atividade foca na forma e a de tarefa no conteúdo que usa a forma.
- É um modelo a ser seguido pela tarefa, com um conjunto de instruções ou metainformações.
- Orienta o planejamento, desempenho, controle, ajustes e melhorias.
- A gestão de atividade é uma atividade tática para modelar as tarefas e aumentar a eficiência e produtividades em rede das tarefas.
- Ajusta escopo, organiza componentes essenciais, instruções, relações e fluxos de informação com outras atividades que compõem as tarefas.
- Orientar como o conjunto de atividades e recursos definidos devem ser usados para garantir corretismo, consistência e capacidade das tarefas.
Rede de Indicadores …
Qualquer indicador deve ser conceituado e contextualizado de forma integrada com os outros indicadores para não deixar “buracos gerenciais”.
Isso significa que todo indicador chave afeta toda a rede, tem alta importância para a conectividade da rede de indicadores.
O quão mais ou menos um indicador afeta o outro irá depender do “nível de hierarquia e adjacência” desses indicadores na “rede do ambiente de tarefa”, ou seja, depende de contexto, circunstância e situação, ou “da árvore de caminhos”.
A análise da rede de indicadores e aplicação dos conceitos da “teoria de rede”, amplia o conjunto de informações, reduz incertezas, e empodera a tomada de decisão, permite registrar e análisar caminhos mínimos e atalhos na tomada de decisão e avaliar retornos de investimentos.
Pensar “indicadores em rede” aumenta a visão periférica, facilita identificar caminhos, alternativas e atalhos para aumentar a eficácia, eficiência, produtividade e competitividade.
Gerenciar a rede de indicadores permite simular pensar global para agir local (top down) e simular ações locais e seus efeitos no contexto global (button up)
Parametrização … indicadores são insumos de modelagens e simulações matemáticas e computacionais; parametrizações explicitam tradeoffs (relações de causa e efeito) entre indicadors de mudanças, aprofundam a aprendizagem, previsibilidade, preditibilidade, reprodutiidades sobre mudanças específicas; são insumos para o uso da inteligência artificial e computação em rede.
Maturidade Técnica … outro aspecto estratégico da gestão, é medir o estágio evolutivo da tarefa (projeto ou empresa) para atingir uma hierarquia de objetivos e indicadores ao longo do tempo; visa facilitar o desempenho da gestão de longo prazo e alinhamento organizacional; modelar e monitorar projetos ou tarefas em estágios. ajuda a evidenciar o papel central e estratégico, tático e operacional, das tarefas.
Modelo de Negócio … descreve como o negócio funciona na teoria, seus componentes e relações – proposta de valor, ofertas, parceiros, recursos, atividades, canal, relacionamento, segmentos de mercado, estrutura de custo e receitas; monitorar e controlar a direção de um negócio a longo prazo; cenário competitivo e ajustar a estratégia do negócio conforme necessário; tem como contraparte o modelo operacional.
Modelo Operacional … descreve como o modelo de negócio funciona na prática; a cadeia de valor interna; como deve funconar o controle de tarefas diárias, como logística, desenvolvimento e transformação de recursos em bens e serviços, distribuição e entrega; inclui atividades como rastreamento da produção, monitoramento dos níveis de estoque e controle de despesas; foco no curto prazo, objetivos operacionais imediatos; tem como contraparte o modelo de negócio.
Monitoramento Operacional … garantir que o modelo operacional funcione diariamente – sistema de coleta medidas; análise, identificação de padrões, desvios e resultados de indicadores de desempenho; avaliar a qualidade das previsões de demanda, dimensionamento de ofertas, recursos, escalas de trabalho, faixas de tolerância, limites de eficiência e segurança; geração de relatórios e recomendações de melhorias.
Metainformações
Metainformações descrevem pontos de atenção sobre o propósito, contexto, ambiente, uso, controle e ajustes, do ambiente e pessoas para o monitoramento de desempenho de indicadores de desempenho.
As propriedades listadas são exemplos de metainformações ou metaindicadores associados ao indicador de desempenho.
Funcionam tal como a “bula do remédio”, não foca em fornecer as características do conteúdo do indicador em si.
Se preocupa na estrutura, em acrescentar uma “faceta” julgada importante como dimensão para a empresa “aprender a aprender” sobre o indicador de desempenho.
Acrescenta informações qualitativas para o melhor encaixe e aprimoramento do indicador na empresa.
Avalia e detalha o uso estratégico, tático, operacional, cognitivo e emocional do indicador.
Foca na utilidade do indicador para a pessoa e empresa.
Contêm tudo julgado necessário, suficiente e diferenciado, para despertar a atenção de indivíduos e times, para os fundamentos teóricos e práticos do indicador para a tarefa.
A aplicação efetiva de um indicador de desempenho chave, envolve esforço cíclico e continuado de gestão PDCA – planejamento, desempenho, controle e ajustes.
