Regra de Pareto é uma
“80% dos efeitos vêm de 20% das causas”.
“20% das causas ou recursos representam 80% dos resultados”.
É uma regra simples para definir Prioridades e Tomar Decisões.
Fácil de ensinar, compreender e aplicar.
Depende de análise de histórico de dados e resultados.
É um método prático de previsão que gera volume de dados e precisão em pouco tempo.
Por exempo …
1 dia de apenas 1 pessoa, pode ser modelado e segmentado em 12 tarefas de 30 minutos, com intervalos de 5 minutos, totalizando 6 horas de atenção focada e 1 hora de atenção livre ou difusa.
1 semana de 5 dias, são 60 tarefas, 30 horas de atenção focada e 5 horas de atenção livre.
Em 1 mês de 22 dias , são 250 tarefas, 6600 minutos de atenção e 1100 minutos de atenção difusa.
Em 1 ano, são 250 dias úteis, 3.000 atividades, 120.000 minutos de atenção focada e 15.000 minutos de atenção difusa.
Observe que a partir de 1 mês, considerando apenas 1 pessoa, já é possível ter uma histórico de dados que permite fazer ajustes nas previsões e prioridades, no nível intradiário, já com um nível razoável de precisão, calcular demandas, ociosidades, sobrecargas, etc.
O princípio de Pareto (80/20), tal como observado nos exemplos acima, permite a aplicação da mesma regra 80/20 desde o início, e a cada registro de atividade, a regra fica mais mais precisa.
É baseado num um modelo matemático, que divide a amostra em duas partes 80/20 recursivamente para priorizar as atividades pelo desempenho e retorno que ela provê.
A regra é clara: tem prioridade o “ativo” ou “tarefa” bem colocado no ranking 80/20 no ciclo anterior e acumulado.
A regra de Pareto acrescenta uma variável adicional na gestão de negócio, um valor relativo ou “ranking 80/20”.
Acrescenta á tarefa um metadado importante … o seu valor relativo no conjunto das várias atividades na empresa.
Permite avaliar o desempenho de qualquer recurso na empresa (pessoa, tarefa, atividade, produto, serviço, parceiro, gestão, negócio, de forma estruturada e articulada.
Permite identificar padrões e desvios de gestão de recursos e orientar estratégias de melhor uso dos recursos.
Funciona como uma ferramenta de calibragem de fácil uso no dia a dia.
Qual o ranking 80/20 desse recurso?
Facilita analisar o todo, identificar suas partes e relações 80/20.
Identificar caminhos de alta eficácia e eficiência 80/20, clientes 80/20, e assim por diante.
Provê uma gestão simples padronizada, síncrona, alinhada, controlada, segundo princípio 80/20.
Otimiza o uso de recursos.
Definir prioridades baseado no ranking 80/20 do recurso.
É um método de pririzar as atividades em função do tempo projetado ou disponível.
É uma maneira simples, criativa, fácil de entender, aplicar, padronizar, classificar e selecionar recursos num “padrão universal 80/20”.
Funciona como um “funil mental” de seleção de prioridades.
É uma fórmula racional de definir prioridade para toda a empresa.
Facilitar a autonomia na tomada de decisão.
Permitir identificar o valor do recurso pela sua “posição relativa no funil”.
Ajuda a estimular e organizar os pensamentos e definir prioridades.
Faz com que todos os recursos chave tenham um valor explícito 80/20, como um “ranking de valor”.
- Os recursos do grupo dos 20% serão os priorizados.
- Já o grupo o grupo dos 80% serão enxugados, transformados, terceirizados ou substituídos.
- A missão outras ferramentas são usadas e articuladas, no “kit de gestão de negócio.
- A regra “80/20” é apenas uma regra prática e não deve ser considerada uma lei imutável da natureza, mas funciona, ainda mais quando é desenvolvido” um histórico de dados de qualidade.
- É um método exclente para sincronismo e alinhamento na empresa.
- Serve como uma claffificação 80/20 do recurso, que pode ser histor=riada aologo do seu ciclo de vida e servir como “classificação de valor 80/20)
O princípio da análise de Pareto 80/20 é um “remédio de grande espectro” e aplicado na gestão de processo, recurso, tempo, conhecimento, força de trabaho, clientes, mercados, ofertas … permite separar os 20% dos 80% e focar nas situações e eestratégias que têm maior impacto na gestão de negócio da empresa.
Se conscientizar que todos nos humanos somos atraídos por “tarefas 80%”, mais fáceis e menos impactantes.
Que é bem mais difícil tomar decisões, executar a tarefa com perfeição e provocar saltos de valor.
E que é mais fácil executar rotinas, fazer melhorias marginais ou perifèricas.
A priorização de uma forma geral é difícil porque as tarefas mais importantes são difíceis de executar, exige criatividade, diligência, foco, reflexão profunda, e esforço mental.
No entanto, as tarefas de menor importância podem levar até mais que 80% do seu tempo, pela regra de Pareto
Essa regra ajuda a lembrare reavaliar priridades 80/20 de forma consistente, identificar desvios e tratá-los.
Ajuda a ver o quadro geral (visão de helicóptero).
Identificar que 80% dos recursos podem ser otimizados, ou reduzidos
A cada ciclo, de PDCA, a regra de Pareto pode ser aplicado para as principais recursos empresariais e identificar “padroes e desvios 80/20”
Encurtar a agenda de reuniões am até 80%.
Sintetizar e-mails, fluxos e blocos de informação em até 80%
Encontrar clientes semehantes ao clientes do grupo seleto de 20%.
Permite usar o princípioio a seu favor e reduzir esforços e aumentar resultados de forma holística, analisando o todo (80/20) e selecionando as partes mais eficazes.
Esse conceito é universal.
Exemplos de Oportunidades de aplicação do Princípio de Pareto.
Veja exemplos do uso do princíipio de Pareto para definir prioridades na gestão de recursos, tempo e processos …
Clientes …Priorizar atenção e esforços nos 20 % dos clientes que geram 80% da receita … “clientes 80/20”.
- prospectar clientes 80/20 … e selecionar os clientes mais eficientes e rentáveis para a venda.
- Facilitar o processo e aumentar o desempenho de venda taxa de convesão x ticket de venda.
- Fazer campanha de aquisição de novos clientes.
- Fazer campanha de monetização para aumentar o uso da marca, ticket e frequência de venda” dos clientes correntes.
- Fazer campanha de fidelização para manter os clientes e reduzir o turn over.
- Desenvolver conteúdos digitais para atrair clientes 80/20.
- Promover as ofertas e campanhas nos canais e fontes de informação de maior tráfego dos clientes 80/20.
Atividades e Tarefas… focar e investir em 20% de atividades chave que representem 80% dos resultados, tais como:
- gestão … administrar ciclos de PDCA.
- modelagem … criar modelos para simular, normas, padrões e paradigmas da produção.
- compra … adquirir recursos para satisfazer necessidades, problemas, desejos e objetivos.
- prospecção … identificar os clientes ideiais 80/20 para compra de ofertas da empresa.
- pesquisa e treinamento … teoria, métodos, ferramentas, para ganhar informação, conhecimento e inteligência.
- venda … informar, engajar, conectar, criar relacionamento, fazer oferta e converter potenciais compradores em clientes lucrativos e fiéis.
- promoção … divulgar a marca, ofertas, produtos, serviços e soluções, via propaganda, marketing digital, campanhas e ofertas.
- desenvolvimento de ofertas … empacotar produtos, serviços e soluções para os mercados alvos.
- operação … executar atividades e tarefas, garantir nível de serviço, atender solicitações de serviç eresolver problemas.
- avaliar desempenho … monitorar, analisar e fazer previsões com foco em demanda, recurso, processo, oferta, tempo de serviço, taxa de conversão, ticket de venda, ROI, margem e turnover.
(*) Fatores de Produção = recursos = terra + trabalho + capital.
- terra = recursos naturais
- trabalho = inteligência do homem
- capital = máquinas, equpamentos e instalações
Satisfação … Priorizar o seu trabalho nos 20% de atividades que o cliente valoriza mais e acredita ser responsável por atingir 80% dos seus objetivos, necessidades e desesejos.
Desperdício de Tempo … eliminar 2 dentre 10 desperdiçadores de tempo responsáveis por 80% do desperdício de tempo para serem eliminados ou minimizados:
- e-mail.
- reunião.
- interrupção de colegas.
- telefonemas
- redes sociais.
- mensagens instantâneas.
- notícias diárias.
- logística.
- TV.
- fofocas.
Interações e reuniões … identificar, o grupo de 20% de interações e reuniões de negócio que geram 80% dos resultados para dar foco e enxugar e reduzir o grupo de 80%, .
Ofertas … quais são os 20% das ofertas representam 80% dos resultados, de atributos de valor que representam 80% da percepção do cliente ou são mais importantes para ele.
Tarefas … quais os 20% das minhas tarefas realmente fazem a empresa crescer?
Comportamento … os 20 % das minhas competência
- analítico … metódico, recursivo, sequencial., baseado em fatos e dados,
- assertivo … usar a razão, considerar sem desconsiderar a emoção do outro, sem ser passivo, manipulador ou agressivo.
- científico … baseado no método científico, teorias, observação, hipóteses, esperiências, testes de hipótese,
- consultivo … racional, investigativo, cauteloso, metódico, científico.
- emocional … autoconsciente, autocontrole, automotivante, empático e comunicativo.
- ético … código moral, conduta, bom senso, etiqueta, individualidade, privacidade, confidencialidade, legalidade, integridade
- lógico
- proativo … observação, monitoração, histórico de fatos e dados, previsão, padrão, t
- prático … plano de ação, métodos, ferramentas, técnicas , fpreparar, azer
- objetivo
- racional … baseado na razão, lógica, argumentação, dedução, indução, justificação, valores
- subjetivo
O princípio 80/20 pode ser usado para a vida profissional e pessoal … ajuda analisar quais atividades perdemos tempo e não chegamos a lugar nenhum, porque são fáceis de fazer e quais atividades são mais difíceis e devem ter prioridade no tempo livre
Observe que a forma de pensar 80/20 é a mesma para qualquer pessoa em qualquer parte da cadeia e ser aplicada recursivamente até
