Tempo Médio de Conversão ou TMA – Tempo Médio de Conversão é o tempo esperado para realizar uma p[oxima tarefa com sucesso.
É um indicador de desempenho estratégico presente em qualquer tarefa.
Está direta,mente associado á carga de traba capacidade de produção
O TMA é calculado considerando apenas as tarefas com sucesso.
Permite fazer previsões e calcular a produção ou vendas por unidade de tempo, segundos, minutos, horas, dias, semanas ou meses.
O estudo do tempo médio de conversão e suas partes está na base conceitual do monitoramento de operações de tarefas e empresas.
Qualquer atividade ou serviço deve ter um tempo de conversão ou TMA médio correto, estável, preciso, dentro da faixa de tolerância, específico, mensurável, preciso
O monitoramento, análise e avaliação de T deve ser feito para uma pessoa, equipes e escalas de trabalho para garantir a velocidade V e resultados R.
O Tempo Médio de Serviço é fruto da média de vários tempos de serviços.
Pod ser calculado como Tempo de serviços convertidos / Quantidade de Serviço.
Porque T? Qual a sua importância?
Tempo e Velocidade são indicadores de “primeira grandeza”(ou hierarquia) de qualquer sistema de produção, envolvendo máquinas e pessoas.
Precisão em T significa precisão em V (velocidade) e, por conseguinte, em R (resultados).
T é um indicador de controle fundamental para manter o equilíbrio R = V x T = N x $ x %, Custos, Riscos e Valor.
Quanto maior for a precisão P maior será a precisão de T e vice versa.
Quem controla e se preocupa com T?
O planejamento e a operação de negócios trabalham em sinergia para controlar T.
T é definido no planejamento, considerando R = V x T = N x $ x %.
É um componente fundamental do Modelo de Negócio e influi em “todos” os indicadores de negócio … R, V, N, $ e %.
Deve ser monitorado tanto pelo pelo planejamento( aquele que define T ) e operação (aquele que deve cumprir e melhorar T).
Quanto deve ser T?
O valor de T deve variar dentro da faixa de tolerância de T, para atender a fórmula R = V x T = N x $ x %, com Custo (C) e Risco (r)
Valores de T abaixo ou acima da faixa de tolerância levam à ociosidade ou sobrecarga, respectivamente e ambos são maléficos e devem ser evitados.
Em um sistema de produção R = V x T = N x $ x T, bem projetado”, “bem operado” e “dentro da faixa de tolerância”, é possível melhorar V e T ao mesmo tempo e aumentar a produtividade, se existir boa gestão e precisão do produto N x $ x T.
Isso vale para 1 ou mais pessoas e máquinas.
No entanto, se N, $ e % apresentarem desvios continuados fora das respectivas faixas de tolerância, a precisão cai, o sistema fica instável menos previsível, e o produto N x $ x % e R caem (vermelho)
Cálculo do Tempo de Conversão T
Tempo Médio de Conversão pode ser calculado como T = Tempo Total de serviços “convertidos” / Quantidade de Oportunidades de serviços “convertidos”.
Serviços não convertidos, como abandono, não conclusão, insucesso, não entram no cômputo de T …
No entanto, entram no cômputo de C (custo), V (velocidade) e % (taxa de conversão = inteligência)!
Filas
Como controlar T?
Controle do Tempo de Serviço T
No dia a dia de negócios, flutuamos no em torno de uma meta de Tempo de Serviço projetada em função da equação R = V x T = N x $ x %.
Quando a velocidade de negócio diminui, então T aumenta e vice versa.
É um jogo dinâmico aleatório, mas previsível … é como surfar uma onda … as coisas não são certas, mas previsíveis.
Quando a quantidade de pessoas aumenta o sistema fica mais complexo.
A essência da gestão de processos de negócio pode ser resumida como a capacidade de alinhar o planejamento com a execução e melhorar continuamente a sua precisão ao longo de ciclos de PDCA.
Informação, Conhecimento e Inteligência são a essência da boa gestão.
O tempo todo, teremos períodos de sobrecarga e ociosidade que são previsíveis e se alternam em torno de uma meta R = V x T = N x $ x %.
Vivemos o tempo todo administrando períodos sobrecarga e ociosidade, de acordo com o mercado e modelo de negócio,.
Ambos, que têm suas vantagens e desvantagens, que podem ser modelados pela equação de desempenho R = V x T = N x $ x %.
Usar a equação, tanto para pensar, fazer previsões, formular objetivos, acordos de níveis de serviço, planos de referência, controlar e ajustar.
Gestão de Sobrecarga e Ociosidade
Estudar, planejar, projetar aproveitar os períodos de pico de carga de trabalho para gerar mais receita e aproveitar os períodos de maior ociosidade para treinar, planejar, fazer ajustes para melhorar o desempenho.
Períodos de pico demandam mais habilidade técnicas e emocionais para reduzir T e aumentar V e R ao mesmo tempo.
Períodos de maior ociosidade demandam atividades para garantir o desempenho esperado para os próximo períodos de pico.
Benefícios Potenciais com o controle e redução de T, dentro da faixa de tolerância …
Aumentar a capacidade de produção (ou quantidade de contatos e prospecções) utilizando a mesma infraestrutura.
Fazer mais com os mesmos ou menos recursos.
Aumentar a velocidade do negócio = V = Resultado / Tempo
Reduzir o custo unitário = custo total / quantidade de serviços.
Aumentar a lucratividade do negócio = R – C (custo)
Tradeoffs
Considerando a equação R = V x T = N x $ x %, trabalhando dentro das suas faixas de tolerâncias projetadas, podemos afirmar com grande probabilidade de acerto
- T e V – Se T cresce então V decresce.
- T e $ – Se $ cresce então T cresce … T é menor para PME e varejo.
- T e N – Se N cresce então T decresce.
- T e % – Se % cresce então T decresce.
- T será menor para “serviço de prateleira”
- Qualquer gargalo em N, $ e %
- A faixa de tolerância de variação de T, varia em diferentes situações de R, V, T, N, $ e % do sistema produtivo.
- T é influenciado por %
Check List – Controle do Tempo Médio de Conversão
Existem várias estratégias para controlar o Tempo de Conversão.
De uma forma geral, o tempo de conversão, ou tempo de serviço, tal como a velocidade é uma característica fundamental do modelo de negócio da sua empresa, portanto não é para ser alterado, é para ser controlado para que a equação R = V x T mantenha-se dentro da faixa de tolerância.
Não se deve mudar T à revelia ou sem uma análise da
Automatizar o Processo de Compra.
- Usar tecnologias … aumentar a autonomia do potencial comprador para acessar comprar e interagir com a sua empresa … site, e-mail, propaganda, campanhas, marketing digital.
- Incorporar inteligência para solucionar problemas … inserir ferramentas no site da empresa, em aplicativos móveis em nuvem, de fácil acesso e uso.
- Prover canais de Informações digitais sistemáticas … educar, conscientizar, despertar atenção, interesse, desejo e ação de compra.
- Prover ferramentas digitais … para comparar produtos, justificar valor da compra, fazer pedidos recorrentes, avaliar o desempenho das soluções, usar serviços de forma eficaz, calcular o ROI das soluções.
- Criar um canal de Comunicação ... alem de informar, criar um canal interativo de comunicação com o mercado.
Focar no Comprador Ideal.
- Definir os compradores ideais … que “maximizam” a equação de desempenho (R = V x T = N x % x $”) do seu modelo de negócio e associá-los à campanhas … cada campanha deve ter associada um avatar.
- Identificar atributos de valor principais para cada avatar … necessidades (coisas imprescindíveis) , problemas (obstáculos para atingir objetivos) e desejos (preferências de solução).
- Monitorar o comportamento do comprador …. a evolução de estágios de compra, conscientização, avaliação de alternativas, decisão de compra, uso eficaz e frequência de compra.
- Levantar a demanda … pesquisar quantidade de produtos, serviços e soluções, que desejam e podem comprar.
- Avaliar a percepção das marcas … qualidade percebida, conveniência, alternativas disponíveis, renda e gostos dos compradores.
Relacionamento com o Mercado
- Segmentar a venda em estágios de relacionamento … ex. informação, engajamento, conversão, expansão e fidelização.
- Informar sobre marca e problemas que resolve … para atrair os clientes ideais.
- Engajar potenciais compradores em campanhas … para manter uma relação continuada e memorizar a marca.
- Fazer campanhas … de aquisição, monetização e fidelização … para
- “ofertas de entrada” de baixo valor e risco …. ofertas gratuitas, vinculadas ou alto desconto, antes de ofertas de maior valor e complexas.
- Monitorar os estágios de relacionamento e serviços predefinidos e automáticos para cada estágio.
Aumentar a Percepção de Valor (valor = benefícios / (custos x riscos).
- Explicar para valorizar os atributos de maior valor das suas ofertas para chamar a atenção dos “clientes ideais”.
- Concentrar a estratégia de solução em poucos atributos de valor perceptíveis que os seus clientes ideais valorizam.
- Ajudar o potencial comprador a “racionalizar o valor” segundo a “fórmula de valor” … valor = benefícios / (custos x riscos).
- Valorizar benefícios frente aos custos e riscos da solução.
Desenvolver a fluência situacional.
- … simular as conexão entre necessidades específicas a ofertas específicas, mais frequentes e emergentes.
Quanto mais ferramentas e métodos de gestão de processos são utilizados para aumentar o conhecimento e habilidades para executar o planejamento, desempenho, controle e avaliação de atividades, mais controlado e adequado será o tempo de conversão.
Todas as ferramentas e usos precisam ser aprendidas e treinadas nos períodos de ociosidade, para reduzir os períodos de sobrecarga futuros e manter o mínimo de flutuações entre o planejado e realizado.
Usar ferramentas de venda.
- Planos de referência … mapear e definir principais situações e ações estratégicas para não cliente, cliente eventual, cliente regular, cliente preferencial e cliente insatisfeito, com o objetivo de aplicar o planos de forma específica, automática e consciente.
- Objetivos SMART … associar para cadapara formular objetivos específicos. mensuráveis, acessíveis,relevantes e temporais.
- Perguntas investigativas SPIS … para conscientizar sobre Situação, Problema, Implicações e Solução.
- Perguntas conversacionais … para ajudar o potencial comprador falar abertamente, controladamente e conclusivamente.
- Imagem de solução … construir uma imagem de solução forte na mente do potencial comprador que aponte para a sua oferta.
- Rapport … aplicar técnicas para estabelecer conexão emocional nos contatos.
- Scripts … usar argumentos e abordagens para desenvolver fluência nas abertura, investigação e fechamento da venda.
- Histórias de sucesso … contar histórias de sucesso que aumentem a percepção de valor das suas ofertas.
- Matriz de valor … identificar e comunicar o foco, singularidade e proposta de valor de ofertas e estratégias.
- Mapa de valor … mapear os atributos de valor do mercado – “necessidades, problemas, desejos” que a sua oferta resolve.
- respostas às principais objeções.
- Marketing e Conteúdos digitais … informar ao mercado via internet, site e redes sociais sobre a sua marca e problemas que ela resolve.
- fórmula de valor = valor = benefício / (custo x risco)
- equação de desempenho = R = V x T = N x $ x %
- Reduzir o preço … ou aumentar descontos da solução.
- Investir na alta qualidade técnica do produto principal … para que “praticamente se venda sozinho”.
- Desenvolver campanhas de aquisição … tendo o tempo de conversão como um dos objetivos específicos de campanha.
- Oferecer recompensas … como descontos, reembolsos, compre dois e pague um.
- Facilitar o pagamento via múltiplas formas.
- Explorar a sazonalidade do segmento de negócio e “surfar em picos de demanda”.
- Desenvolver “conteúdos transacionais” com foco na compra do produto principal ou pacote completo.
- Simplificar o produto e / ou processo de negócio.
Usar automação, ferramentas, procedimentos, roteiros, scripts para vender ou comprar com maior eficiência.
