Um plano deve identificar as expectativas e informar o que pode acontecer ao longo do projeto …
- Um plano NÃO garante conjunto exato de resultados numa data, com um determinado custo; no entanto, ele comunica, gera informações e estabelece um conjunto de expectativas.
- Informações realimentam clientes, usuários e equipes sobre objetivos, processos, projetos, produtos, serviços e soluções.
- Informações facilitam o entendimento, auxiliam na validação de etapas, ajudam a avaliar riscos e incertezas, reduzem inseguranças e aumentam a confiança na tomada de decisão, estimulam o trabalho em equipe.
- Por exemplo, se você me pergunta quanto tempo será gasto num projeto e eu lhe informo que ele durará 8 meses e não informo como cheguei a essa previsão, naturalmente você ficará desconfiado, não é mesmo? Isto porque falta informação!
- Por outro lado, se apresento um plano bem documentado, dividido em etapas, com fatores críticos de sucesso, KPIs para dar visibilidade e controle, com recomendações para um trabalho cooperativo, a chance de você acreditar e ajudar que outros acreditem e cooperem aumentará muito.
Um relatório é um conjunto de informações para reportar resultados de um plano, atividade ou experimento. Pode ser oral ou por escrito.
Normalmente utiliza-se formatação padronizada.
De acordo com o destinatário escolhido, você vai precisar adotar um estilo adequado: protocolar, formal ou informal, sintético ou analítico.
Para estruturar melhor o que pretende escrever, use o esquema do jornalista: quem fez, o que fez, por que fez, como fez, quando fez e onde fez. Respondidas essas questões, redija a mensagem com começo, meio e fim.
- Introdução – criativo e claro; “prender” a atenção do leitor nas primeiras linhas para motivar a continuidade da leitura.
- Corpo – deve ser persuasivo para convencer o leitor a respeito do ponto de vista que você está desenvolvendo e reunir fatos, estatísticas, gráficos e depoimentos para dar consistência.
- Conclusão – o fim, assim como o começo, precisa ser marcante; no último parágrafo, faça um resumo do que foi escrito e encontre uma frase expressiva que possa representar bem a comunicação feita.
O número de páginas vai depender da profundidade necessária para tratar o assunto em pauta. Normalmente, quem escreve sabe quanto escrever.
Evite erros gramaticais, principalmente de concordância verbal e nominal (os mais comuns).
Fique atento também à cacofonia, que é a junção de duas palavras formando uma terceira de sentido ridículo (do tipo amá-la). Preste muita atenção na ordem das palavras para não mudar o sentido do que você quer dizer. Prefira a ordem direta (sujeito, predicado e complementos) para não confundir seus leitores.
Transmita o que interessa de fato, de forma coerente, sem gírias ou linguagem muito técnica, e com alto padrão de civilidade. Comunicar é fazer-se entender. Se atingir esse objetivo, você estará perto do sucesso.
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Como gerar relatórios?
A emissão de informações em formato de relatórios é uma atividade de comunicação, que consome tempo de quem o faz e de quem o analisa; não é pouco frequente, nos depararmos com relatórios não efetivos; para a emissão de relatórios efetivos são recomendados 3 passos:
1º Passo: Identificar necessidades. A geração de um relatório está diretamente associada à resposta das seguintes perguntas:
- É necessário?
- Quais questões são respondidas?
- Quais prioridades estão sendo atendidas?
- O relatório é direcionado para resultados?
- Gera mudança?
Você só deve gerar um relatório se as respostas a essas perguntas forem convincentes!
2º Passo: Identificar áreas de Interesse.
- Embora todo o time tenha o objetivo em comum de atender os SLAs contratados, cada destinatário geralmente atua em atividades e níveis distintos, portanto, têm interesses distintos.
- Usar relatórios distintos para públicos distintos aumenta a efetividade dos relatórios; no entanto, não é produtivo encaminhar um relatório para cada área, mas deve ser analisado e destacado ações e responsabilidades.
- Ressaltar aspectos de relevância, de acordo com as responsabilidades de cada um.
3º Passo: Geração do Relatório.
A geração de relatórios é um processo passível de melhorias sucessivas.
Muitas vezes, a emissão do relatório deverá ser acompanhada por uma reunião, de acordo com a importância e urgência da mudança.
Use a sequência descrita na figura, para gerar relatórios efetivos e de alto desempenho.
Palavras chave: informação, planejamento, projetos, produtos, serviços e soluções, tomada de decisão, indicadores de desempenho, SLA, analise, necessidades, mudança
Teste seu conhecimento sobre Relatórios
- Use as palavras chaves listadas anteriormente para descrever qual a importância da informação no planejamento.
- Quais são os tipos de informações que são frequentemente utilizadas no planejamento?
- Por que as informações ajudam o processo de decisão?
- Quais são os passos para a geração de relatórios?
- Quais são exemplos de perguntas que devemos nos fazer para avaliarmos a necessidade de emissão de um relatório?
- Qual a importância de identificar as áreas ou pessoas que irão receber os relatórios e informações do planejamento?
- Quais são os componentes de um bom relatório?
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