Por que os planos falham?
O Planejamento é o processo de pensar e organizar as atividades e recursos necessários para alcançar um objetivo desejado.
O planejamento alcançará isto, reduzindo riscos e incertezas, suportando melhores decisões, estabelecendo confiança e provendo informações. Infelizmente, a forma tradicional de conduzir o planejamento e execução de projetos muita vezes falha.
Check List Planejamento
Use este check list simples que checa 5 boas práticas utilizadas no processo de planejamento para evitar erros frequentes e aumentar a probabilidade de sucesso.
1. Focar em resultados ao invés de atividades
Um problema crítico com abordagens tradicionais de planejamento é que elas focam em completar atividades em vez de entregar resultados. Um primeiro problema desta abordagem é que os clientes não dão valor para isso. Resultado é o que interessa para clientes. O planejamento deve estar focado em resultados em vez de atividades.
2. Evitar Multitarefas
Multitarefas (trabalho simultâneo em várias atividades) é uma segunda razão para erros no planejamento. Pesquisas indicam que o desempenho de um indivíduo cai rapidamente quando ele trabalha simultaneamente em mais de duas tarefas. O desempenho normalmente cai quando você interrompe uma atividade para reiniciar mais tarde. É claro que multitarefas ajudam quando temos apenas duas coisas a serem feitas. Se algo bloqueia uma delas, podemos permutar para a outra. No entanto, quando o número é maior do que dois, a queda de desempenho é significante. Em muitos ambientes, é normal uma grande variedade de atividades.
3. Distinguir Estimativas de Compromissos
Dentro de qualquer estimativa existe a probabilidade de um trabalho ser completado, num determinado nível de serviço, num tempo estimado. Problemas podem ocorrer se as estimativas forem igualadas à comprometimentos:
-
Estimativas são avaliações preliminares com chances de acontecer
-
Compromissos são obrigações ou promessas
Quando estes dois itens são confundidos, geram quebra de confiança e desvios de expectativas, que geram desvalorização do serviço que entregamos (esperava algo e veio outra coisa). Essa questão é de extrema importância e fonte de muitos problemas na entrega e qualidade de serviços.
4. Interagir para reduzir Incertezas
Outra razão de falhas no planejamento é não reconhecer as incertezas ou assumir que as análises de requerimentos e previsões estabelecidas no início de um projeto garantam uma especificação completa e perfeita de um produto. Isto é assumir que clientes e usuários não mudam suas ideias, refinam suas opiniões, ou se deparam com novas necessidades ao longo do período coberto pelo plano.
A melhor forma de tratar com incertezas é interagir. Trabalhar com interações curtas com clientes (internos e externos). A partir daí atividades ausentes podem ser adicionadas ao plano, estimativas incorretas podem ser corrigidas e assim por diante. O foco se desloca do plano para o planejamento.
5. Alinhar prioridades com clientes
Uma outra razão para falhas no planejamento é que muitos planos são criados considerando que todas as atividades identificadas serão completadas. Isto significa que o trabalho é tipicamente priorizado e sequenciado para a conveniência da equipe responsável. Um pensamento tradicional é que se o trabalho for completado, o cliente não irá se preocupar com a sequência do processo de trabalho. No entanto, para o cliente isso poderá parecer como uma sequência inapropriada de eventos. Como o mundo é real, tarefas podem atrasar. Não é pouco frequente que nesses casos resultados ou produtos mais importantes para o cliente sejam desconsiderados ou não entregues, frente a outros menos importantes na sua perspectiva. Não entregar o prometido para o cliente gera desconfiança. Desconfiança gera vários efeitos, principalmente: insatisfação e desgastes na relação.
O planejamento é um processo que deve ser feito de forma interativa (troca de informações) e iterativa (repetitivo).
