O método de raciocínio 5W2H” é uma ferramenta multiuso para explicar, solucionar problemas, comunicar, persuadir, pensar analítico, crítico, sistêmico … é uma “meta-ferramenta”!
é muito conhecido no meio jornalístico como ferramenta de comunicação, para orientar a escrita, compreensão, discurso, retórica.
O que é o Método 5W2H
É um check list com 7 categorias de perguntas 5W2H: o que é (What), quem ( Who), quando ( When), onde ( Where) porque ( Why), como (How) e quanto (How much).
É uma ferramenta empresarial multiuso para … comunicar, resolver problemas, criar soluções e aprender a aprender, com autonomia.
É um método de perguntar, organizar, categorizar, explicar, argumentar, justificar, resolver problemas pela análise e síntese de 7 “variáveis circunstanciais” 5W2H.
Permite uma abordagem rápida, estruturada, simples e completa.
5W2H e “Metamodelagem na Empresa
O 5W2H é um “poderoso metamodelo”.
Pode ser aplicado de várias formas em diferentes situações … em todas as fases do ciclo de vida da informação.
Em tudo que a empresa faz, tanto no plano estratégico, tático ou operacional.
É tanto um modelo, quanto método ou ferramenta de cognição para adquirir conhecimento e habilidades para pensar racionalmente.
Estrutura e facilita a coleta, análise, síntese, apresentação, comunicação, descrição, solução de problemas, contação de histórias.
O 5W2H como ferramenta, um check list, para coletar analisar, resumir, sintetizar, descrever, explicar falar em público.
Funciona como um tabuleiro de 7 casas horizontais e 7 verticais, que você pode mapear e avaliar a informação e como usar para atingir objetivos.
Um mesmo bloco de informação 5W2H pode ser acessado e usado por diferentes pessoas ou diferentes momentos – empresário, vendedor, gerente de produto, recursos humanos – e gerar novos blocos de informação mais específicos com variáveis circunstanciais mais detalhadas e ajustadas à perspectiva de cada um, MAS COM UMA IMPORTANTE CARACTERÍSTICA … COM A MESMA GENESE 5W2H.
Ou seja, serve como um catalisador, construtor e transferidor de conhecimento dentro e fora da empresa.
Porque e Quando usar o Método 5W2H?
Facilitar registro, manutenção, controle de qualidade da informação, dentro e fora da empresa, tendo o “formato 5W2H” como referência.
- Construir blocos de informação padronizados 5W2H …usar o formato ou estrutura 5D2H como estrutura nuclear para a construção do conhecimento e níveis de abstração.
- Analisar um todo (empresa, negócio, problema, …) e segmentar em “7 partes 5W2H”, mutuamente exclusivas e completamente exaustivas, antes de formular as estratégias, planos e ações.
- Coletar dados e informações, num formato5W2H – predefinido, padronizado, completo e claro.
- Comunicar … usar o padrão 5W2H, como referência para transmitir informação e conhecimento, contatar, conversar.
- Contar uma história … servir de “roteiro 5W2H”, para contar histórias e várias formas à partir de um único bloco de informações 5D2W.
- Trabalho colaborativo … usar o padrão 5W2H para sintetizar informações de várias fontes e pessoas e permitir que cada pessoa ou situação possam acrescentar informações de forma estruturada e acumulativa.
- Descrever necessidades, problemas, desejos, imagens de solução
- Explicar “as coisas” … fazer compreender, de forma particular, completa, crítica nas 7 dimensões 5W2H.
- Melhorar a qualidade da informação … nas “perspectivas 5W2H”.
- Persuadir … influenciar as pessoas a acreditarem, a aceitar ou a decidir sobre algo, pela exposição ordenada e lógica 5W2H.
- Elaborar planos de ação, no formato 5W2H, embora não seja a única forma de fazê-lo.
- Trabalhar em grupo e colaborativo e que todos saibam o seu papel e tenham uma visão 5W2H ou visão 360 graus.
- Desenvolver hábitos e habilidades 5W2H … facilitar pensamentos e repetições espaçadas para de análise, aprendizagem e resolução de problemas.
- Prensar Analógico … facilitar a identificação de relações semelhantes entre pessoas, sistemas e contextos diferentes.
- Pensar Analítico … dividir um todo (assunto, problema ou comunicação) em 7 perspectivas 5W2H, sem deixar brechas para dúvidas ou ambiguidades.
- Pensar Crítico … avaliar cuidadosamente cada variável 5W2H detalhar variáveis 5W2H, compreender as suas relações mais importantes para explicar e criar.
- Pensar Sistêmico … obter uma visão do todo, de forma ordenada, em 7 partes e suas relações de causa e efeito.
- Imaginar e Visualizar … o padrão mental 52W2H permite transformar textos em imagens e imagens em textos, facilita conectar conteúdo e forma, aumentar a percepção e facilitar a interpretação e … memorização!
- Servir de meta ferramenta para modelar outras ferramentas empresariais … descrever ou explicar, outros modelos mais específicos.
- Servir de ferramenta para pensar … acionar vários tipos de pensamentos.
- Sintetizar … Essencializar o que é essencial em cada dimensão 5w2h.
- Solucionar Problemas … aplicar um método simples, que todos entendam, de forma lógica e clara, pela análise e correlação das 7 variáveis 5W2H.
Reflexão … selecione 3 razões e 3 oportunidades que mais interessa para você.
Ação … selecione a oportunidade mais conveniente para aplicar a aprendizagem à partir de agora.
Perguntas 5W2H
Na sequência são analisadas cada tipo de perguntas 5W2H.
Pergunta “O que”
(What)
Usamos a Pergunta “O que” para:
- identificar uma “coisa”.
- descrever características.
- apontar a essencialidade.
- descrever qualidades.
- segmentar o todo em partes
- explicitar a relação entre as partes..
- diferenciações,
- natureza.
(*) Coisa é uma entidade … é algo que existe como ela mesma, como sujeito ou como objeto, atual ou potencialmente, concreta ou abstratamente, fisicamente ou não.
Perguntas “O Que” x “Qual”
“O que” … é usado quando há um número desconhecido ou possibilidades infinitas de resposta, para fazer uma escolha, tomar uma decisão.
“Qual” ou “Quais” … são usadas quando existe existe um número limitado de respostas.
Exemplos …
- O que é isso? … necessidade, problema, desejo, satisfação, processo, atividade, produto, ferramenta, prática, oportunidade, …?
- Qual o conceito? … quais os conceitos que explicam?
- Qual a definição? … qual a definição?
- Qual a forma?
- Quais são os componentes? … características, partes dessa solução?
- Qual a singularidade?
- Qual a origem?
- Qual a origem ou natureza?
Pergunta: Porque ?
(Why)
Usamos a Pergunta “Porque” para:
- investigar a consciência humana.
- propósitos.
- motivos.
- razões das coisas acontecerem.
- justificar crenças e valores.
- “causar reações”.
“Por que” investiga e analisa motivos”relações de causa e efeito”, associações, investigar e fazer inferência, criar modelos conceituais usados para “Conhecer, Compreender e Simular” o mundo real.
Conhecer … usar conceitos para ganhar consciência e familiaridade.
Compreender … usar conceitos para explicar outros conceitos.
Simular … usar conceitos para imitar a operação de um processo ou sistema do mundo real em etapas e ao longo do tempo.
“Por que” funciona como gatilho mental para mexer emocionalmente com quem responde.
Leva a vários tipos de reações, que podem ser planejadas pelo investigador para causar “determinados efeitos emocionais” e comportamentais esperados.
É muito usada por empresários, investigadores, vendedores, médicos, e todas aqueles que estejam pensando de forma estratégica, crítica, analítica, investigativa, reflexiva em busca de informações e conhecimento.
O uso inteligente do “por que?”, facilita gerenciar mudanças …
Quando entendermos os motivos, mesmo quando a mudança não nos beneficia, temos muito mais probabilidade de aceitá-la e até mesmo adotá-la.
Evita objeções ou insatisfações, que geram baixa qualidade do trabalho ou atendimento ao cliente, redução da força de trabalho, e assim por diante.
Induz o bem-estar das pessoas, já que quando dedicamos tempo para explicar, desenvolvemos a ética e o comportamento assertivo.
Exemplos de perguntas “Por que”:
- Porque usar “modelos de negócio”?
- Porque as empresas formulam proposta de valor?
- Porque a criação de personas ou avatares é usada no marketing?
- Porque formular objetivos empresariais?
- Porque formular hierarquia de objetivos empresariais?
- Porque fazer análise de SWOT?
- Porque formular metas SMART?
- Porque formular Estratégias Empresariais?
- Porque as estratégias devem ter foco, singularidade e mensagem consistente?
- Porque os planos são importantes?
- Porque as empresas usam declarações de missão, valores e visão?
- Porque fazer planos estratégicos?
- Porque fazer planos de negócios?
- Porque executar planos
- Porque você está nessa situação?
- Por que não muda essa situação?
- Porque não muda a situação agora?
- Por que isso é um problema?
- Por que é importante distinguir problema, necessidade e desejo, antes de oferecer algum produto ou serviço?
- Porque a necessidade é o nascedouro da compra?
- Porque uma necessidade ativa vira latente?
- Por que esse problema acontece? (ou está acontecendo com frequência ou é raro?)
- Porque esse problema só foi identificado ou comunicado agora?
- Por que esse problema é grave?
- Por que é importante formular bem o problema?
- Por que motivar a nós mesmos e as pessoas no entorno para impulsionar tudo que fazemos?
- Por que temos determinadas reações emocionais e comportamentos de compra e venda?
- Por que usar critérios de valor para comparar e selecionar a melhor solução?
- Por que avaliar o foco, singularidade e mensagem de valor das estratégias de solução do problema?
- Porque criar imagens de solução aumenta a percepção de soluções “sob medida” apresentadas?
- Porque obter declarações dos potenciais compradores é uma técnica poderosa de vendas?
Se você não consegue identificar um “por quê” válido que justifique o objetivo de negócio, solução do problema ou de uma comunicação … é melhor ficar em silêncio e pensar mais se vale a pena ir em frente … Por que significa estabelecer o propósito do seu objetivo e comunicação, vem antes mesmo de inserir as primeiras frases.
Pergunta “Quem” (Who)?
As perguntas “Quem (Who)?” direcionam a atenção da análise para as “personas” (indivíduos, equipes, unidades de negócio, empresas), envolvidos com ações em todas as “variáveis circunstanciais – “o que”, “o porquê”, “como”, “quando”, “onde”, “quanto custa – do conjunto de perguntas 5W2H.
- Quem são as “pessoas chave” (personas) envolvidas no 5W2H?
- Quem são a pessoas que devem fazer isso?
- Quem são os responsáveis por isso?
- Quem são as pessoas afetadas?
- Quem são os influenciadores?
- Quem são os usuários?
- Quem são os tomadores de decisão?
- Quem são os interessados?
- Quem são os especialistas?
- Quem são os clientes?
- Quem são os potenciais clientes?
- Quem são os parceiros?
- etc.
A pergunta “quem?” identifica o público alvo envolvido no 5W2H … é fundamental para definir a melhor “forma” de se comunicar com o público alvo: informar o papel de cada um, despertar a atenção, interesse, motivação … informar habilidades e desafios … ajuda a entender, executar com qualidade, uma atividade do contexto (5W2H) alvo, apontar relevâncias e cuidados para alcançar o objetivo e considerar as perspectivas e opiniões das pessoas envolvidas e seus desafios.
Pergunta “Quando” (When)?
A pergunta “quando” analisa “temporalidade da situação” … período, cronograma, data, prazo, hora, ciclo, frequência, sequência de atividades ou ações.
- Quando acontece isso … antes, agora ou depois?
- Quando pensar?
- Quando sentir?
- Quando fazer?
- Quando não fazer?
- Quando é adequado?
- Quando iniciar?
- Quando parar?
- Quando repetir?
- Qual a frequência?
- Quando pedir ajuda?
- etc
Quando é um elemento circunstancial usado para direcionar a atenção para descrições de tempo gerais ou relativas e identificar os momentos oportunos ou obrigatórios para pensar e/ou fazer alguma coisa.
Pergunta “Onde” (Where)?
A pergunta “onde” direciona a atenção para:
Localização … um maior grau de certeza ou detalhamento do lugar.
Posicionamento … localização relativa.
Ambiente.
Area de negócio.
Área de atividade.
- Onde isso é aplicado e não é aplicado?
- Onde essa habilidade é útil?
- Onde essa ferramenta ou método serão mais efetivos?
- Onde posso testar esse experimento?
- Qual o lugar e posicionamento?
Pergunta “Como” (How)
A pergunta “como?” direciona a atenção para métodos e ferramentas para solucionar problemas e criar soluções no contexto 5W2H sob foco.
check list, método, ferramenta, procedimento, fórmula, software, roteiro, script, mapa …
É uma ferramenta que trabalha de forma combinada com outras ferramentas empresariais e o seu uso continuado desenvolve hábitos e habilidades de análise, aprendizagem, formulação e resolução de problemas … contribui com pensamento crítico e inteligência competitiva.
Como é o check list
Como usar o método ou ferramenta para enta check list, método, ferramenta, procedimento, fórmula, software, roteiro, script, mapa …
uma ferramenta que trabalha de forma combinada com outras ferramentas empresariais e o seu uso continuado desenvolve hábitos e habilidades de análise, aprendizagem, formulação e resolução de problemas … contribui com pensamento crítico e inteligência competitiva.
É uma ferramenta excelente para o trabalho em grupo e colaborativo … para indivíduos, times, empresas de qualquer porte
Descrição 5W2H do método 5W2H
Observações para a aplicação do método 5W2H
Responder as 7 pergunta 5W2H é simples mas exige cuidados e habilidades …
- O uso da ferramenta 5W2H está associado a importantes conceitos no mundo empresarial, gestão de negócio, desempenho cognitivo, emocional e comportamental …
- gestão de negócio –
- desempenho cognitivo –
- CAUSA RAIZ … sempre manter o foco na causa primária dos problemas, não nos seus eventuais efeitos que eles causaram … ou seja, tente criar soluções definitivas em vez de paliativas.
- ESPECIFICIDADE … um cuidado fundamental é ser o mais específico possível nas perguntas e respostas 5W2H, para não gerar redundâncias, dúvidas de interpretação e sim gerar clareza e corretismo na interpretação e desempenho atividades.
- DETALHAMENTO … para ser específico faça múltiplas perguntas para cada 7 dimesão. várias perguntas de “o que”, “por que”
- MECE – Mutuamente Exclusivo e Completamente Exaustivo … atentar para que as 7 perguntas e respostas, explorem perspectivas “mutuamente excludentes” (sem ambiguidades) e “completamente exaustivas” ( todas as perspectivas) … característica que contribui sobremaneira para o processo de análise, formulação e solução de qualquer tipo de problema …
- SMART – Use o check list SMART para refinar o método 5W2H e vice versa
- eSpecífico … claro, simples, essencial, detalhista em todas as perguntas e respostas 5W2H.
- Mensurável … esteja associados a KPIs fundamentais das atividades de negócios.
- Acessível … estar baseado em fatos e dados, evidências e histórico de dados.
- Relevante … seja uma questão que afeta resultados de forma significativa e esperada.
- PERGUNTAS de CONTROLE … todas as 7 perguntas são “perguntas de controle” (não são abertas, nem fechadas) e não podem ser respondidas com um simples “sim” ou “não”… saiba fazer perguntas socráticas para facilitar adquirir informações das pessoas.
- FATOS e DADOS … cada resposta 5W2H deve conter fatos e dados … expressar uma realidade, uma evidência … não é um “achismo” …
- SIGNIFICADOS … saber as múltiplas interpretações que podem ser variados, tal como explicitado na última coluna da direta da tabela 5W2H … uma boa prática é usar o check list para separar as palavras chaves ou
Saiba mais. Ferramentas Empresariais, Check List, Solução de Problemas, Metas SMART
Benefícios da Análise 5W2H
- Facilita a compreensão, análise e solução de problemas.
- Orienta o pensamento analítico em 7 componentes críticos.
- Provê visão de escopo (top – down) … ou 360 graus … sobre componentes, recursos, atividades chave, para que um serviço, produto ou resultado atenda particularidades, KPIs ou SLAs.
- Provê visão de baixo para cima (buttom – up) … para ajudar a construir a solução considerando as perspectivas e o melhor conhecimento das partes.
- Indica quando usar ou não usar alguma coisa, nas várias situações possíveis … seja um produto, serviços, solução, conceito, procedimento ou ferramenta.
- Ajuda a identificar erros de conceitos ou execução de procedimentos.
- Padroniza e facilita os processos de comunicação e transferência de informações e conhecimento entre pessoas, áreas e empresas.
- Funciona especialmente bem bem como ferramenta colaborativa e de alinhamento organizacional, principalmente devido a simplicidade e clareza de conceitos e com isso facilitar sinergias entre níveis hierárquicos e empresariais.
- Facilita criar blocos de informação no “formato 5W2H” para aumentar o desempenho de negócios e processos.
- É uma ótima ferramenta de aprendizagem … funciona muito bem para suportar repetições espaçadas e práticas deliberadas, “on the job”, ou seja repetir procedimentos ou padrões de conduta, usos de métodos e ferramentas, para resolver problemas, memorizar, aprender e se especializar.
- Desenvolve o pensamento crítico e inteligência competitiva.
| Pergunta 5w2h | Exemplo de Respostas no ambiente empresarial |
|---|---|
| O que é? WHAT | Objeto, fenômeno, persona, conceito, sistema, processo, atividade, método, ferramenta, projeto, plano de ação, solução de problema, processo de negócio, uma atividade, um procedimento, uma ferramenta, máquina, aplicativo … |
Porque é? WHY | Porquê o “oque” existe? Propósito, objetivo, análise, justificativa, motivo, causas raízes, objetivos, metas, necessidades, problemas, situação, relevância … |
| Onde é? WHERE | Ambiente , localização, área de negócio, departamento, área de atividade, posicionamento. |
| Quando é? WHEN | Situação, período, cronograma, data, prazo, hora, ciclo, frequência, sequência … |
| Quem e? WHO | Sujeito, Pessoa, persona, responsável, interessado, supervisor, especialista, pessoa / equipe, competências específicas. |
| Como e? HOW | De acordo com, de maneira semelhante, tal como Check list, método, ferramenta, procedimento, fórmula, software, roteiro, script, mapa … |
| Quanto e? HOW MUCH | custo financeiro, custo emocional, despesas, tempo … |
Palavras Chave. 5W2H, chek list, perguntas de controle, ferramenta cognitiva, quem, o que, onde, quando, porque, como, quanto custa.
Resumo sobre 5W2H
- O 5W2H é um check list de perguntas de controle que segmenta uma ação em 7 perspectivas diferentes: o que é, quem, quando, onde, porque, como e custo.
- É extremamente útil no processo de análise, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um conceito, processo ou atividade.
- Provê detalhamento e desenvolvimento de conceitos e procedimentos.
- A ferramenta 5W2H permite definir e refinar conceitos e procedimentos.
- em termos de conceitos … visão de escopo e componentes, saber quando usar, como aplicar nas várias situações possíveis, identificar erros de conceitos e procedimentos, comunicar e transferir informações e conhecimento.
- em termos de procedimentos … resolver problemas, memorizar e aprender, aprender como uma ação deve ser feita passo a passo, fixar e fortalecer “blocos de informação 5w2H” na memória de longo prazo para enraizar conceitos e e desenvolver habilidades.
Conclusão
Em um ambiente ágil e competitivo como é o ambiente empresarial, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas … contribui com a eficiência (rapidez) e desempenho (atingir as metas) … a ferramenta 5W2H é uma ferramenta multiuso para contribuir com isso, para uma grande multiplicidade de situações.
Saiba mais. Processos, Métodos e Ferramentas, Ferramentas Cognitivas, Check List, Descrição de Problemas, Perguntas de Controle, Perguntas Investigativas, Análise, Contação de Histórias, Justificar Valor, Ferramentas da Inteligência Competitiva.
Palavras chaves: 5W2H, chek list, perguntas de controle, ferramenta cognitiva, quem, o que, onde, quando, porque, como, quanto custa.
Teste seu conhecimento sobre a ferramenta 5W2H
- O que é a ferramenta 5W2H?
- Qual a relação entre a ferramenta 5W2H e a ferramenta check list?
- Onde a ferramenta 5w2h é usada?
- Por que a ferramenta 5W2H é usada?
- Quem usa a ferramenta 5w2H?
- Quando a ferramenta 5W2H é usada?
- Como a ferramenta 5W2H é utilizada?
- Quanto custa a ferramenta 5W2H?
- Como o 5W2H ajuda a planejar ações?
- Como o 5W2H ajuda a execução de ações?
- Como o 5W2H ajuda a monitorar desvios?
- Como o 5W2H ajuda a fazer ajustes?
- Qual a relação entre 5W2H e PDCA?
- Qual a relação entre a ferramenta 5W2H e a formulação de objetivos SMART?
- Quais as perguntas 5W2H que contribuem para a formação de blocos de conhecimento?
- Quais as perguntas 5W2H que contribuem para a formação de blocos de procedimentos?
- Faça um mapa mental da ferramenta 5w2h.
Prática Deliberada
O que é (what) – É um conjunto de métodos e ferramentas e “melhores práticas ” , fundamentadas nas melhores teorias testadas) para desenvolver o pensamento prático do seu modelo de negócio … são exemplos de fazer considerando todas as variáveis circunstanciais 5W2H.
Exemplos de práticas deliberadas:
- Distinguir os 5 principais perfis de compradores da sua oferta.
- Identificar um perfil específico de consumidor para uma ação de marketing e venda.
- Distinguir os 5 principais perfis de compradores da sua oferta.
- Avaliar as situações competitivas mais frequentes e o seu nível de competitividade.
- Autodiagnosticar o perfil teórico x prático
- Autodiagnosticar a “inteligência emocional.
- Autodiagnosticar a “inteligência competitiva” num determinado domínio de conhecimento.
- Vender um produto específico e distinguir as semelhanças e diferenças entre objetivos e estratégias diferentes.
- Saber distinguir e escolher a melhor estratégia ou pensamento para resolver um problema (objetivo, situação, conflito) esperado.
Por que – … para aprender mais rápido (entender, compreender e repetir), quanto para especializar simular (imitar) o ambiente de negócio e desenvolver uma “habilidade de negócio” num continum … para entender, simular e desempenhar Simular o real, entender o todo e suas partes saber responder problemas na prática, perceber e distinguir formas de pensar – crítica, analítica, científica, prática, sistêmica – para a circunstância (conjunto de todas as variáveis circunstanciais 5w2h) … e ações resultantes e vice versa.
Quem
Quando
Onde
Como
Quanto
