PDCA é um método de gestão para modelar e monitorar qualquer tarefa física ou intelectual no ambiente empresarial.
É composto de 4 estágios: Planejamento, Desempenho, Controle e Ajustes, foi criado na década de 1920, por Walter Andrew Shewart.
Check List – PDCA
As quatro etapas do PDCA são:
PLANEJAR … projetar o futuro, definir o objetivo, situação competitiva, metas específicas, estratégias, métodos e ferramentas de uso dos recursos/ativos, plano envolvendo todas as variáveis circunstanciais 5W2H, e indicadores para avaliar o sucesso.
DESEMPENHAR … estudar, simular e aplicar o plano para atingir as metas, objetivo, coletar informações e dar feedback da experiência.
CHECAR … identificar, registrar, informar possíveis desvios, padrões, mudanças ocorridas., corretismo na aplicação do plano, consistência nos resultados e capacidade suficiente para a execução das tarefas e atingimento do objetivo.
AGIR ou AJUSTAR … balancear atividades; acionar , identificar lições aprendidas no ciclo (nos 4 estágios); propor melhorias para o plano de referência do próximo ciclo.
O PDCA e Metacognição
O PDCA é uma ferramenta de metacognição … é usado para autoregulagem e automonitoramento.
Modela a gestão de tarefa em planejamento, desempenho, controle e ajustes.
Cada estágio com objetivos, ferramentas, métodos, modelos, modelagens, simulações e técnicas atreladas ao longo do tempo em ciclos de gestão.
Cada estágio é um elo da “corrente de gestão” e são de igual peso, um estágio depende do outro.
Cada tarefa segue os quatro estágios e são compostas de atividades e fluxos de informação,entradas, procedimentos, ferramentas e saídas padronizadas, que são validadas e melhorados a cada ciclo.
A “vantagem competitiva” perseguida pelo PDCA é a simplicidade, alinhamento, aprendizagem “on the job contínuada”, agregada ao método, padronização, autonomia, colaboração, produtividade, qualidade e melhorias contínuas.
PDCA é uma ferramenta prática para operacionalizar tarefas.
Funciona como uma “corrida de passagem de bastão”, formada por estágio de planejamento, depois desempenho, depois controle e ajustes, cíclicos, continuados, melhorados e reproduzidos.
É esperado que o PDCA gere melhorias a cada ciclo, ou no planejamento ou no desempenho, ou no controle ou nos ajustes e por conseguinte nos resultados finais da tarefa e no grupo de tarefas (atividade) no qual a tarefa pertence.
PDCA é um método Buttom up
O PDCA é um método de gestão “serial” ou “button up” ou “de baixo para cima”.
É voltado para o plano operacional, em contraste com planos táticos e estratégicos
O propósito do PDCA ou gestão operacional é modelar a tarefa numa sequência de passos bem determinísticos no tempo e espaço.
É um método indutivo, uma estratégia cognitiva de ganhar conhecimento do particular para o geral e gerar melhorias no ambiente de tarefa.
O modelo PDCA é uma simplificação da realidade, já que dispõe a execução de tarefas idealmente sequenciais e determinísticas, quando na prática ou realidade, as coisas não acontecem exatamente assim …o modelo buttom up no qual o PDCA se insere, é uma forma inteligente de modelar o mundo não linear em linear.
Diante disso, o PDCA é focado na tarefa e dá menor relevância à influência do ambiente externo ou a “periferia da tarefa”.
Diante disso, acima do PDCA devem operar a gestão tática e estratégica que são de natureza “top down” de cima para baixo, de fora para dentro, não serial, não linear e aleatória, ou seja duais a gestão serial.
Top Down e Botton up são modelos duais, que se cooperam e complementam e dependem um do outro para trabalhar e gerar resultado, nunca trabalham isoladamente.
Planejar
Na etapa Planejar do PDCA é projetado o futuro do ciclo de gestão
Modelo de Negócio
- proposta de valor
- necessidades
- ofertas
- público alvo
- recursos
- atividades
- tarefas
- parcerias
- segmennto de mercado
- canais de relacionamento
- estrutura de receita e custo.
Objetivos
- Mudanças
- Empresa
- Financeiro
- Marketing
- Produção
- Processo
- Pessoas
- Conhecimento
Situação Competitiva
- Análise … dividir para conquistar.
- Força … ponto forte, vantagem interna que coopera para atingir a meta.
- Fraqueza … poto fraco, desvantagem internao que não coopera para atingir a meta
- Oportunidade … possibilidade ou hipótese de acontecer algo externo que coopera para atingir a meta.
- Ameaças … possibilidade ou hipótese de acontecer algo externo que não coopera para atingir a meta.
- Recomendação … aconselhamento, advertência, aviso, sugestão, ensinamento, lição aprendida.
Metas
- Especificidade …
- Mensurabilidade … medir, calcular, verificar, aplicar, amostrar.
- Atingibilidade …acessível, alcançavel, conseguível, possível.
- Relevância … importância, valor, significado, magnitude.
- Temporalidade … ciclo, sequência, frequência, duração.
Estratégia
- meta
- conjunto de ações
- recursos
- responsáveis
- foco … foco, valores,
- singularidade
- mensagem consistente
- Plano … gerar planos de referência sobre objetivo, situação, meta, estratégia de recursos, indicadores de controles e sistemas de ajustes, para serem acionados na hora certa, no local certo, com a quantidade certa e com as ferramentas certas para obter o resultado esperado.
- Controle e Indicadores de Desempenho … modelar o desempenho operacional; selecionar indicadores operacionais – qualitativos, híbridos e quantitativos – que os planos e objetivos fazem referência.
- Previsão de Demanda … taxa de chegada de solicitação de tarefa (serviço, projeto) , tempo médio de serviço (TMA).
- Oferta … como o produto será posicionado e descrito para o mercado; estratégia de mix 7P – produtos, preços, praças, promoões, pessoas, perocessos, e evidências físicas.
- Nível de Serviço … é uma medida de desempenho da tarefa que mede mudanças qualitativa e quantitaiva da tarefa; exemplos: 1) executar 90 % das tarefas com sucesso e com TMA de 20 minutos; 2) executar 80% das tarefas com sucesso executar as tarefas em média com TMA de 15 minutos; etc.
- Padrão da indústria … níveis de serviço de referência para comparar qualiades e quantidades.
- Dimensionamento de recursos
- Dimensionamento da força de trabalho
Observe se você está no plano ou momento estratégico, ou tático ou operacional, todos esses indicadores podem ser aplicados mas com utilidade diferente devido a diferença de propósito e objetivo
Observações sobre a etapa de planejamento
PDCA e Tradeoffs … quanto melhor a etapa de planejamento, mais fácil e precisa serão as próximas etapas – desempenhar, checar e ajustar, e mais provável será o alcance das metas, mas em “compensação” (tradeoff) exigirá mais tempo de gestão e menos tempo para execução, controle e ajustes; uma tomada de decisão recomendada é planejar melhorias contínuas e acumulativas ao longo do tempo.
Gestão = função (Planejar, Desempenhar, Controlar, Ajustar, Tempo).
PDCA e qualidade de dados e informações. auanto melhor for a qualidade dos dados, mais provável será a qualidade das informações e mais eficiente será o processo de aprendizagem e mais efetiva será a tomada de decisão.
Tomada de Decisão = f (Conscientização, Informação, Alternativas de solução, Justificativa de Valor, Resultados).
Quanto maior for a quantidade das informações, mais complexos serão os sistemas … é necessário buscar um equilíbrio … muita informação pode atrapalhar o processo de decisão.
Sistema de Informação = f (quantidade, complexidade, aplicação, custo, benefício)
A gerência de recursos é super importante (e muitas vezes negligenciada …), já que os “recursos são a “matéria prima” (numa visão ampla) transformados para produzir benefícios”, gerar maior riqueza, bom funcionamento do sistema, redução de vulnerabilidades, maior produtividade …
A análise e mitigação de risco é inerente ao planejamento … é a “previsão dos imprevistos” … é fazer previsão de problemas que impactam metas, analise de informações internas, histórico de ocorrências de problemas e desvios de metas, análise de informações externas à empresa, pesquisas e benchmarking para identificar boas práticas.
As incertezas que fundamentalmente afetam a análise de risco, também são inerentes ao planejamento são trabalhadas e reduzidas ao longo do tempo e nos vários ciclos de planejamento.
As estratégias empresariais desenvolvidas no planejamento e descritas nos planos estão viceralmente conectadas com os riscos e incertezas; quanto maior o risco e a incerteza maior é a importância das estratégias.
Os processos de tomada de decisão e planejamento de decisões estão inter-relacionados, são lados da mesma moeda; o planejamento gera informações, confiança, reduz incertezas e riscos, que cooperam para a tomada de decisão. “É como cachorro mordendo o rabo”
O planejamento empresarial gera planos de ação para colocar o gerenciamento em movimento.
Após a definição de qualquer plano é necessário a comunicação do plano com informações “necessárias e suficientes”, para as pessoas certas e no momento certo, antes da etapa desenvolver.
Saiba mais. Modelo de Negócio, Planejamento, Objetivos e Metas, SWOT, Estratégias, Planos Empresariais, Processos de Negócios, Gerenciar Recursos, Estratégia Empresarial, Indicadores de controle, Pesquisa.
Do – Desempenhar
Na etapa Desempenhar do PDCA o foco é direcionado para realizar o plano previsto na etapa de planejamento …
Quais são as atividades mais importantes da etapa desempenhar?
- DESCRIÇÃO do PLANO – Antes da execução de qualquer plano, todos os envolvidos devem entender os objetivos, metas, desafios, riscos e como devem ser executadas as atividades, quais os métodos e ferramentas que deverão ser empregados.
- FOCO EM FATOS e DADOS – as informações geradas na etapa desempenhar atividades representam os fatos, experiências, situações, personagens, nível de relacionamento, estágios da venda, necessidade, problema, desejo, estratégias, abordagens (roteiros e scripts), objeções, dúvidas, compromissos que acontecem num ambiente de processos de negócio … devem ser coletados, registrados nos sistemas de informações pelos usuários … por você … é isso na grande maioria das vezes um gargalo.
- SUPERVISÃO – a supervisão é uma função educacional importante na execução e gerência de processos e gargalos, para: 1) garantir o feedback, alinhamento, corretismo, consistência e desempenho, 2) apoiar o engajamento dos indivíduos na reflexão crítica, 3) levantar questões, explorar problemas, descobrir novas formas de lidar com a situação.
- SISTEMA de INFORMAÇÃO – o sistema para suportar a gestão de informações precisa funcionar como ferramenta endereçada para gerar mais inteligência para quem usa (primeiro plano) e controle (em segundo plano) … precisa ser uma “ferramenta simples”, vantajosa, prática, “quase essencial”, com foco na execução das atividades … e tenha a quantidade necessária e suficiente de informações para a tomada de decisão, facilite o processamento de dados e informações e geração de conhecimento … acesso rápido a informação,
- COMPROMISSO e ENGAJAMENTO … a garantia de obter bons sistemas de informação depende do COMPROMISSO e VONTADE das PESSOAS que o usam … você conhece as pessoas pelas ferramentas que elas usam … é necessário ENGAJAMENTO, entender os aspectos de QUALIDADE e QUANTIDADE de INFORMAÇÕES para refletir de forma real e com TRANSPARÊNCIA o ambiente de trabalho … para poder evoluir continuamente … em CICLOS … de longo, médio e curto prazos … trabalhar com FATOS e DADOS e não com suposições … contribuir para a VERDADE das informações … PENSAR CRITICAMENTE … desenvolver a INTELIGÊNCIA COMPETITIVA
Saiba mais. Aprender a Aprender, Habilidades, Mapa de Habilidades Emocionais, Inteligência Emocional, Comportamentos e Atitudes, Comportamento Assertivo.
Check – Avaliar
Na Etapa Check do PDCA o foco é direcionado para monitorar processos e resultados. Medir a eficácia das ações tomadas na etapa Desempenhar.
É composta pela seguinte sequência de atividades:
- Avaliar CORRETISMO, RESULTADOS e CONSISTÊNCIA da etapa DESEMPENHAR.
- Avaliar DESVIOS nos indicadores de controle comparando RESULTADO x META
- Avaliar CAUSAS dos desvios.
- Fazer PREVISÕES considerando os desvios para avaliar o impacto na meta (NÍVEL de GRAVIDADE).
- Avaliar MÉTODOS para eliminar erros e aumentar a eficiência da etapa DESEMPENHAR.
- Comunicar resultados.
A análise de dados desta etapa indicará se o processo está de acordo com o planejado.
Saiba mais. Equação de Desempenho, Indicadores Operacionais, Indicadores Estratégicos, Análise de Dados, Análise de Tradeoffs, Solução de Problemas.
Act – Agir
Na etapa Agir do PDCA o foco é direcionado para tomar ações sobre as “diferenças significativas” entre o resultados real e o planejado, identificadas na etapa Check.
- Analisar as diferenças para determinar suas causas.
- Determinar onde aplicar as mudanças na melhoria no processo, produto e habilidades emocionais e técnicas, identificados na etapa AVALIAR.
- AGIR PROATIVAMENTE para prover melhoria contínua do desempenho do processo, padronização dos procedimentos implantados na fase DESEMPENHAR.
- Comprovar a a eficácia das ações tomadas e resultado satisfatório, transformar em procedimento padrão.
- AGIR CORRETIVAMENTE, sobre as causas que não permitiram que a meta fosse atingida.
Saiba mais. Assertividade, Proatividade, Consultividade, Balanceamento de Vendas.
Conclusão sobre PDCA
- A ferramenta PDCA é uma das mais básicas da administração de empresas e pode ser aplicada à qualquer processo de negócio.
- O ciclo PDCA foi criado na década de 20 por Walter Andrew Shewart, um físico norte-americano conhecido por ser pioneiro no controle estatístico de qualidade.
- PDCA é uma ferramenta baseada num conceito muito simples … PLANEJAR > DESEMPENHAR > CHECAR > AJUSTAR.
- Funciona como uma corrente circular de 4 elos … só funciona se todos os elos estiverem interconectados … nenhum elo deve ser quebrado … todos os elos são importantes.
- O PDCA tem como resultado desenvolver ferramentas, habilidades e comportamentos para gerenciar a qualidade dos processos, dados, informações, conhecimento e inteligência., para cada estágio.
- Na etapa Planejar do PDCA são avaliados modelo de negócio, processos de negócios, objetivos e metas, recursos, indicadores de controle, SLAs, riscos, estratégias, desafios, habilidades, estratégias, planos.
- Na etapa Desempenhar do PDCA o foco é direcionado para realizar o plano previsto na etapa de planejamento.
- Na etapa Check do PDCA o foco é direcionado para monitorar processos e resultados; medir a eficácia das ações tomadas na etapa Desempenhar.
- Na etapa Agir do PDCA o foco é direcionado para tomar ações sobre as “diferenças significativas” entre o resultados real e o planejado identificadas na etapa Check.
Teste seu Conhecimento sobre PDCA
- O que significa a sigla PDCA?
- Qual o propósito do método PDCA?
- Existe uma etapa do PDCA mais importante do que as outras etapas?
- Quais são as atividades principais da etapa planejar do PDCA? Liste palavras chave.
- Qual a importância da etapa de planejamento do PDCA?
- No método PDCA, qual a etapa imediatamente após a etapa de planejamento?
- Na etapa desempenhar o que deve ser feito antes da execução do plano? Liste palavras chave.
- Quais os treinamentos que devem ser feitos na “etapa desempenhar”?
- Quais os cuidados a serem tomados na etapa “etapas checar e ajustar”?
- Qual o foco da “etapa checar ou avaliar”?
- Qual a etapa destinada a tomar ações corretivas e proativas?
- Qual o propósito das ações corretivas, na “etapa agir”?
- Qual o propósito das ações proativas, na “etapa agir”?